自治体の業務では、膨大な文書の作成・保管・管理が日常的に行われています。その適正な管理は業務の効率化や法令遵守、市民サービスの質の向上にも直結するため、近年では文書管理システムの導入が進められています。
しかし、実際の導入現場ではアナログ文化の根強さや操作の煩雑さから、システムの定着が課題となるケースも少なくありません。
こうした中で注目されているのが、システム操作を画面上で直感的にガイドできるデジタルガイドツールの活用です。特に「テックタッチ」は、マニュアルや研修に頼らずとも利用者が操作方法を学びながらシステムを使いこなせるよう支援するツールとして、多くの自治体や公共団体で導入が進んでいます。
本記事では、自治体における文書管理システムの導入状況や課題、実際の事例に加え、テックタッチのようなデジタルガイドツールによる定着支援の可能性についても詳しく解説します。
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12の公共団体 で導入済！
公式HPへの導入
問合せ件数約40％減 FAQ閲覧数約2.3倍
電子申請共通システムへの導入
1人あたりの操作時間を約63％短縮 約85％が必須項目がわかりやすく なったと回答
自治体における文章管理システムとは
自治体における文書管理システムとは、公文書や内部資料、契約書、議事録、申請書類など膨大な紙・電子文書を一元的に管理し、効率的な業務運営や情報共有を実現するためのITシステムを指します。特に電子化された文書については、その作成から保存、最終的な廃棄までを一貫して管理する機能が重要となります。これにより文書のライフサイクル全体を的確に把握・運用できる体制が整います。
従来は紙ベースでの文書管理が中心でしたが、業務の複雑化やデジタル化の加速により、多くの自治体で電子文書の活用と管理体制の強化が進められています。文書管理システムでは文書の登録・検索・保管・更新・廃棄までを効率的に行うほか、アクセス権限の設定や変更履歴の記録、電子決裁機能なども備えています。
こうした機能により、職員間の情報共有が促進され、業務の効率化や迅速な意思決定が可能になります。また災害時や緊急時の文書保全、コンプライアンス遵守、監査対応などにも有効です。さらに総務省のガイドラインや各自治体の条例に従った保存年限や廃棄ルールの設定・運用も支援します。
デジタル化が進む中で、文書管理システムは自治体の業務基盤として不可欠な存在となりつつあります。
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自治体における文書管理システムの機能
自治体の文書管理システムは、単に文書を保存するだけではなく、業務の効率化や情報の正確な保全、コンプライアンス対応まで幅広く支援するための多様な機能を備えています。ここでは、自治体の業務運営を支える文書管理システムの主な機能について解説します。
保管機能
保管機能は、自治体における文書管理システムの基本となる要素です。膨大な文書やデータを安全かつ効率的に蓄積し、必要に応じて適切に取り出せる状態にしておくことが求められます。電子化された文書はPDF、Word、Excel、PowerPointなどさまざまなファイル形式で保管が可能です。これにより、紙文書と電子データを区別することなく一元的に管理できます。
また、紙文書をスキャンしてデジタル化する際にはOCR（光学文字認識）技術が活用されます。OCRにより、画像として取り込んだ文書から文字情報を抽出し、検索可能なデータとして扱うことができます。これにより紙文書も電子データと同様にシステム内で管理され、業務効率が大きく向上します。
さらにシステムでは文書の分類やフォルダ構成の設定が可能であり、部署や業務ごとに体系的に文書を整理できます。災害やシステム障害に備えてバックアップや冗長化によるデータ保護も行われるため、文書の安全性が確保されます。
検索機能
検索機能は、保管されている膨大な文書やデータの中から必要な情報を検索することで迅速かつ正確に見つけ出すための機能です。自治体においては、業務の効率化や職員間での情報共有を進めるために不可欠な役割を担っています。
文書管理システムでは、ファイル名や作成日、作成者、部署、文書の種類などのメタデータをもとにした検索が可能です。さらに、OCRによって文字情報が抽出された紙文書の電子データについても全文検索が行えるため、紙とデジタルの垣根なく情報を探し出すことができます。
検索方法も多様で、キーワードの部分一致検索や完全一致検索といった条件指定が可能です。これにより、大量の文書から目的の情報を素早く絞り込むことができます。さらに検索結果に対してフィルターや並べ替え機能を活用することで、より効率的な情報取得が実現します。
アクセス管理・セキュリティ機能
自治体が取り扱う文書には、個人情報や機密情報を含む重要なデータが数多く存在します。そのため、アクセス管理・セキュリティ機能は文書管理システムにおける最も重要な要素の一つです。適切な管理を行うことで、不正アクセスや情報漏えいのリスクを低減することができます。
アクセス管理では、利用者ごとに閲覧・編集・削除などの権限を細かく設定できるため、必要最低限の情報のみが関係者に提供される仕組みが整います。部署や役職によってアクセスレベルを分けることで、内部統制の強化にもつながります。また、この機能は資料の改ざんや無断での持ち出しを防ぐためにも重要です。情報の流出や意図しない操作を未然に防ぐことができます。
さらに、システムへのログイン時にはIDとパスワードによる認証のほか、二要素認証などを取り入れることでセキュリティレベルをさらに高めることができます。加えて、文書の閲覧履歴や操作履歴のログが記録されるため、不正行為や誤操作が発生した際の追跡や証跡管理も可能です。
バージョン管理機能
バージョン管理機能は、文書の更新履歴を適切に記録・管理するための機能です。自治体では、多くの職員が同じ文書を作成・修正する場面が多く、どのタイミングで誰がどの内容を変更したのかを明確に把握することが求められます。この機能により、過去の編集履歴を追跡できるため、文書の整合性や信頼性が確保されます。
また、更新履歴を残すことにより、誤って内容を変更した場合やデータに不具合が生じた際でも過去のバージョンに迅速に戻すことができ、ミスやトラブル発生時の解決の鍵となります。これにより、業務の中断や情報の損失を防ぎ、自治体の業務継続性を高めることが可能です。
具体的には、文書の新旧バージョンを自動的に保存し、各バージョンごとに作成日や作成者、変更理由などの情報を記録します。これにより、内部統制の強化とともに、職員間でのスムーズな業務遂行が実現します。
文書のライフサイクル管理機能
文書のライフサイクル管理機能は、文書が作成されてから最終的に廃棄されるまでの各段階を適切に管理するための機能です。自治体では、公文書や契約書、申請書類などさまざまな文書が日々作成・利用されますが、それぞれに保存期間や保管方法が定められています。この機能により、文書の適切な運用とコンプライアンスの遵守が実現します。
具体的には、文書の作成、活用、保管、検索、改訂、廃棄という一連の流れをシステム化し、一元的に管理することが可能です。文書の作成段階では登録・分類が行われ、その後、利用や更新の過程を経て、保存期限が到来すると自動的に通知や廃棄処理が行われる設定ができます。これにより、不要な文書がシステム内に残り続けることを防ぎ、データの肥大化や情報漏えいリスクの低減につながります。
さらに、総務省や各自治体で定められている文書保存年限や廃棄ルールにも対応できるため、法令遵守と内部統制の強化にも役立ちます。文書のライフサイクルを一貫して管理することで、業務の効率化とガバナンスの向上を同時に実現します。
ワークフロー機能
ワークフロー機能は、文書の作成から承認、決裁、配布までの一連の業務プロセスをシステム上で可視化・自動化するための機能です。特に、文書の申請・承認・確認といった手続きをシステム化することで、手作業や紙による運用に比べて業務の効率化と正確性の向上が図れます。
自治体業務では、さまざまな書類や申請書が関係部署を経由して処理されるため、進捗管理や承認漏れのリスクが生じやすくなります。文書管理システムのワークフロー機能では、担当者や承認者、決裁者などの役割ごとにタスクを自動的に割り当てることが可能です。これにより、文書の提出から承認までの流れを効率的かつ確実に進めることができ、業務の遅延や確認漏れを防ぎます。
システム連携機能
システム連携機能は、文書管理と他の業務システムを結びつけ、作業の効率化や情報の一元化を図るための仕組みです。自治体では財務、人事、決裁など複数のシステムを運用しており、それぞれの情報が個別に管理されると手間やミスが発生しやすくなります。
多くの文書管理システムはこうした他機能との連携に対応しており、文書作成後のデータを別のシステムに引き継ぐなどの自動処理が可能です。これにより二重入力や確認作業の負担が減り、職員の業務効率が高まります。
連携にはAPIや専用ツールを活用する方法があり、異なるシステム間でもデータのやり取りがスムーズに行えます。ただし、実際に使用する製品によって対応範囲は異なるため、導入前に外部システムとの互換性や連携方法を事前に確認することが欠かせません。
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自治体における文書管理システムの導入状況
自治体における文書管理は、「公文書等の管理に関する法律」（平成二十一年法律第六十六号）により、その重要性が法的に位置づけられています。この法律では、公文書等が国民共有の知的資源であり、民主主義の基盤を支えるものとして適正な管理・保存・利用が求められています。自治体も第34条により、保有する文書の適正な管理に関して必要な施策を策定・実施する努力義務が課せられています。
文書管理の義務化に伴い、公文書の量は膨大となり、紙媒体による保管スペースの確保が深刻な課題となっています。これに対する改善策の一つとして、文書管理システムの導入が挙げられます。電子化されたデータにより、作成・整理・保存・廃棄・移管といった文書のライフサイクルを一元管理することが可能となり、保管場所の制約を大幅に緩和できます。
しかしながら、現状では文書管理システムの導入は必ずしも十分に浸透しているとは言えません。令和6年4月時点の調査によれば、都道府県では46団体が導入済みであり、市区町村では944団体、全体の54％にとどまっています。特に市区町村ではまだ導入が進んでいない自治体も多く、運用面でも決裁機能や保存・廃棄・移管まで含めたフルスコープのシステムを活用している割合は限定的です。
このように、法令上は文書管理の重要性が明確に定められているにもかかわらず、実際のシステム導入と運用にはまだ温度差があり、自治体ごとの対応に差が生じているのが現状です。
自治体の文書管理システム導入における課題とは
自治体における文書管理システムの導入は、業務効率の向上や情報管理の整備に寄与するとされています。しかし、現場では導入や運用の過程で思わぬ障壁に直面するケースも少なくありません。自治体ごとに事情は異なりますが、共通して指摘される課題もあります。ここでは、導入時に発生しやすい代表的な問題点をまとめます。
根強いアナログ文化がある
自治体における文書管理の現場では、長年にわたり紙ベースでの運用や手書きによる申請・承認が根付いてきました。このアナログ文化が強く残っていることにより、デジタル化やシステム導入といった改革が思うように進まない要因となっています。
さらに、システム導入に対しては、予算の確保が難しいことや、新しいシステムを本当に使いこなせるのかといった不安を感じる職員も少なくありません。特にITに不慣れな担当者や高齢の職員が多い自治体では、その傾向が顕著です。
紙媒体での管理をしている
自治体では長年にわたり紙で文書を保管・運用してきた背景があり、その蓄積量は膨大です。文書管理システムを導入する際には、これまで紙で保有してきた資料や記録を電子データとして反映させる必要があり、その作業が大きな負担となるケースが多く見られます。
特に過去の書類は整理状況が異なり、スキャンやデータ整理の工程に手間とコストがかかるため、職員の負担増や作業遅延の要因になります。こうした現状がデジタル移行への大きな障壁となっています。文書の優先順位付けや段階的な電子化計画を立て、計画的にデータ移行を進めることが重要です。
特定のPC出ないと利用ができない
自治体の文書管理システムでは、導入後も官庁内の限られた端末からしか利用できないケースが多く見られます。これは情報漏えいや不正アクセスを防ぐためのセキュリティ対策によるものですが、結果として在宅勤務や外出先からの業務利用が困難となり、柔軟な働き方を阻む要因となっています。
近年はテレワークの需要が高まっていますが、外部からのアクセスにはセキュリティ面での懸念が大きく、対応をためらう自治体も少なくありません。もしテレワークやモバイル端末からの利用を認める場合は、システム自体に高度なセキュリティ対策が講じられている製品を選定することが不可欠です。
システム連携ができていない
自治体では複数の業務システムが運用されていますが、それぞれが独立しており、文書管理システムとの連携が不十分なケースが多く見られます。連携ができていない場合、同じ情報を複数のシステムに手作業で入力する必要が生じ、職員の業務負担が大きくなります。また、入力ミスや情報の不一致といったリスクも高まります。
例えば、決裁や財務、人事などのシステムと自動的にデータが連携されていれば、二重入力の手間を省き、業務の効率化が期待できますが、現状ではその実現が難しい自治体も少なくありません。システム連携の不足は、情報の一元管理や業務の迅速化を妨げる要因となっています。
操作画面で学べる、システム定着支援ツール「テックタッチ」
自治体では長年の業務慣習や手続きの流れにより、アナログ文化が根強く残っています。このため、デジタル化の必要性は認識されつつも、実際の現場では操作方法の習得やシステム定着が難しいと感じる職員も多くいます。特に、新システム導入時にはマニュアル作成や研修の負担が大きく、導入のハードルとなってきました。
このような課題を解決できるのが、国内シェアNo.1のデジタルアダプションプラットフォーム（DAP）「テックタッチ」です。テックタッチは、Webシステムやアプリケーションの画面上で直感的な操作ガイドやナビゲーションを表示させることで、ユーザーがその場で操作方法を学びながら作業を進めることができます。これにより、事前の研修や分厚いマニュアルが不要となり、現場のシステム定着を強力にサポートします。
さらに、職員・住民・事業者を問わず誰でも迷わずにシステムを活用できるため、誤入力や誤操作のリスクが減少し、問い合わせや差し戻しの対応も大幅に削減されます。プログラミング不要でナビゲーションの作成や修正ができるため、現場の声を即座にシステムに反映できる点も大きな特長です。
テックタッチはLGWAN対応も備えており、官公庁・自治体でも安心して導入可能です。こうした特徴から、公共サービスの提供品質向上と業務効率化の両立に貢献しています。
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自治体における文書管理システムの導入事例
自治体では文書管理システムを導入することで、作業の効率化や文書整理の改善を図ってきました。導入によりペーパーレス化や業務の統一化が進んだ例もあります。ここでは、実際に取り組んだ自治体の事例を紹介します。
北海道札幌市
■導入背景
札幌市は旧システムのサポート終了と低い電子決裁率（約10％）を課題とし、2021年にIPKNOWLEDGE文書管理システムを導入。業務効率化とペーパーレス化を目指しました。
■導入後の効果
電子決裁率は90％以上に向上し、起案数は20倍超に増加。紙運用による作業時間とコストを削減し、人件費約3,800万円の効果も試算。職員の自席研修と画面上での決裁確認により、業務負担や文書紛失リスクが大幅に軽減されました。
宮崎県都城市
■導入背景
都城市では、情報公開や個人情報保護への対応が難しく、文書の所在や管理が担当者に依存していたこと、執務環境や情報管理体制の不備が課題となっていました。2009年の公文書管理法制定を契機に、2011年から全国初の自主導入・自主管理による文書ファイリングシステムの導入を進めました。
■導入後の効果
文書の検索性と情報管理の精度が向上し、市民サービスの効率化と職員の意識改革につながりました。執務室の整理や施錠キャビネットの活用により、執務環境とセキュリティも大きく改善。現在も行政文書管理士の育成とともに、紙と電子文書の一元管理体制の構築を進めています。
大阪広域水道企業団
■導入背景
大阪広域水道企業団では、紙と押印による決裁業務が職員の負担となり、文書検索や保管スペース確保にも課題がありました。業務効率化を目的に、文書の収受から保存・廃棄まで一元管理できる文書管理・電子決裁システムの導入を決定しました。
■導入後の効果
システム導入後わずか3か月で電子決裁率95％を達成。決裁の迅速化、文書検索性の向上、保管スペースの削減により業務効率化が進みました。さらに、各部署の実情に応じた柔軟な運用により、自発的なシステム活用が定着しています。
事例から見る自治体における文書管理システム導入の成功ポイント
文書管理システムの導入は、単にシステムを入れるだけではなく、自治体全体の業務改善や意識改革と密接に関わります。特に導入事例からは、成功するために押さえておくべき重要なポイントが浮き彫りになっています。ここでは、自治体における文書管理システム導入を円滑に進め、効果を最大化するための成功のポイントを整理します。
導入の目的を明確にする
文書管理システムの導入を成功させるためには、現状の課題を正確に把握し、そのうえで導入の目的を明確にすることが不可欠です。言い換えれば、システムにどのような機能や特性を最優先で求めるのかを定める作業ともいえます。例えば、紙文書のデジタル化と活用性の向上を重視する場合は、文書の電子化プロセスから慎重に検討する必要があります。
また、テレワークへの対応や職員間のスムーズな情報共有を目的とする場合は、クラウド型の柔軟なシステムや高いセキュリティ機能を備えた環境の選定が重要となります。こうした目的を事前に明確にしておくことで、関係部署間で共通認識が生まれ、民間ベンダーへの問い合わせや要件定義もスムーズに進めることが可能になります。
長期的な視点をもって計画をたてる
文書管理システムの導入は、一度整備して終わるものではなく、継続的な改善と長期的な活用を前提とした計画が求められます。多くの自治体では、今後の人口減少に伴い職員や財源の縮小が想定される中で、業務の効率化や低コスト化、書類のデジタル化の必要性は一層高まっています。システムが果たすべき役割や期待される機能を明確にし、法制度や業務内容の変化にも柔軟に対応できる設計が不可欠です。
ただ、すべての紙資料を一度に電子化するのも現実的ではありません。電子化への要望が高い部署から段階的に着手するスモールスタートの手法を採用することで、ノウハウを蓄積しながら導入コストも抑えられ、より効果的な展開につながります。こうした両面の視点で計画を進めることが、自治体における文書管理システムの成功に結びつきます。
システム利用の浸透させる環境を整える
文書管理システムの定着には、導入時から職員の不安や負担感を軽減するための工夫が欠かせません。まず、現行業務との違いや操作方法を早い段階で丁寧に周知し、職員が安心して新システムを受け入れられるよう配慮することが重要です。機能面では標準機能の活用を前提に、設定や運用ルールの工夫で特殊な要件にも柔軟に対応することが求められます。
システム利用を促すためには、分かりやすい文書分類やシンプルな運用ルールの設計が効果的です。さらに、職員への情報提供や意識付けも不可欠であり、庁内ポータルの活用や管理職からのメッセージ発信に加え、操作マニュアルや個人のペースで学べる研修教材の提供など、多様な学習機会を設けることで積極的な働きかけを行います。
自治体における文書管理システムの導入は進みつつありますが、その浸透と定着には依然として課題が残っています。特にアナログ文化や既存業務からの脱却には時間と工夫が必要であり、新システムの操作方法や運用ルールに対する職員の不安が導入の大きな障壁となっています。
こうした状況においては、システムの使い方を現場で即座に理解できる環境の整備が不可欠です。そこで注目されるのが、テックタッチのようなデジタルガイドの活用です。画面上で操作手順を直接案内するため、マニュアルや集合研修に頼らず職員が自ら学びながらスムーズにシステムを活用できるようになります。この仕組みにより、導入時の不安を軽減し、確実な定着と利活用の促進が期待されます。
自治体における文章管理システムのまとめ
自治体における文書管理システムの導入は進みつつありますが、その浸透と定着には依然として課題が残っています。特にアナログ文化や既存業務からの脱却には時間と工夫が必要であり、新システムの操作方法や運用ルールに対する職員の不安が導入の大きな障壁となっています。
こうした状況においては、システムの使い方を現場で即座に理解できる環境の整備が不可欠です。そこで注目されるのが、テックタッチのようなデジタルガイドの活用です。画面上で操作手順を直接案内するため、マニュアルや集合研修に頼らず職員が自ら学びながらスムーズにシステムを活用できるようになります。この仕組みにより、導入時の不安を軽減し、確実な定着と利活用の促進が期待されます。
≫≫自治体DXの事例10選！先進事例から推進計画まで解説
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