自治体や官公庁の業務は今、デジタル化やガバナンス強化といった大きな変革期を迎えています。デジタル化の加速、公文書管理法への対応強化、そして突発的な災害リスクへの備え??こうした課題に対して、従来の紙中心の業務体制を見直し、文書管理の高度化が急務となっています。
こうした中、多くの自治体・官公庁が導入を進めているのが、文書のライフサイクル全体を管理できる「文書管理システム」です。
しかし、いくら優れたシステムを導入しても、職員が現場でスムーズに使いこなせなければ、その効果は十分に発揮されません。特に、公文書管理の厳格な運用が求められる中で、「職員によるシステム定着」は重要なテーマとなっています。
そこで注目されているのが、職員の迷いをなくし、システム活用を現場に根付かせるための支援ツール「テックタッチ」です。
本記事では、自治体・官公庁向け文書管理システムの特徴や導入メリットを整理するとともに、システム利用定着を実現する新たなアプローチについても詳しく解説します。
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12の公共団体 で導入済！
公式HPへの導入
問合せ件数約40％減 FAQ閲覧数約2.3倍
電子申請共通システムへの導入
1人あたりの操作時間を約63％短縮 約85％が必須項目がわかりやすく なったと回答
自治体や官公庁向けの文書管理システムとは
自治体や官公庁向けの文書管理システムとは、公共機関における公文書や行政文書を効率的かつ適正に管理するために開発された専用の情報管理システムです。膨大な紙文書や電子データを一元的に管理し、文書の作成から保存、検索、廃棄までのライフサイクル全体を支援します。
特に自治体や官公庁では、行政文書のサイクルである収受、起案、決裁、施行、保存、廃棄または公文書館への移管といった一連のプロセスを正確にマネジメントすることが不可欠であり、システム化することで、文書の紛失や重複作業を防ぎ、職員の負担軽減や業務の標準化を実現します。
加えて、文書管理システムは行政運営の効率性向上にも大きく貢献します。例えば、電子決裁や文書共有機能により承認手続きを迅速化し、職員間の情報共有をスムーズにします。その結果、住民からの問い合わせや手続きに対する対応速度が向上し、市民サービスの質の向上につながります。
さらに、紙から電子への移行が進むことで、災害時の事業継続計画（BCP）にも対応しやすくなり、情報公開や説明責任の強化といった現代の行政ニーズにも応えることができます。自治体や官公庁にとって、文書管理の適正化は組織運営の根幹を支える重要な取り組みとなっています。
一般的な文書管理システムとの3つの違い
自治体や官公庁で使用される文書管理システムは、民間企業向けの一般的な文書管理システムとは異なる特有の要件に対応しています。これらの機関では、法令遵守や厳格な文書保存基準、独自の業務プロセスが求められ、さらに他の行政システムとの連携も必要とされます。そのため、一般的なシステムではカバーしきれない機能や仕様があらかじめ組み込まれていることが特徴です。
ここでは、官公庁・自治体向け文書管理システムが一般的なシステムと異なる3つのポイントについて解説します。
1. 公文書関連の法令に対応している
自治体や官公庁で扱う文書は、公文書管理法や地方自治法などの法令に従って適正に運用されなければなりません。さらに、実務では「行政文書の管理に関するガイドライン」に準拠した運用が求められます。
自治体や官公庁向けの文書管理システムはこうした法令やガイドラインに基づき設計されており、文書の保存期間の設定や改ざん防止、廃棄や移管時の記録保持などの機能を標準で備えることで、行政文書の適正な運用と説明責任の確保が実現されます。
2. 行政文書ならではの決裁フローに対応
自治体や官公庁の行政文書は、職員や部署をまたぐ複雑な決裁フローを経て承認されるのが一般的です。官公庁向けの文書管理システムは、この行政特有の決裁手順に対応できるよう設計されています。具体的には、起案から上長承認、最終決裁までの流れをシステム上で再現し、承認経路や履歴の記録が自動的に行われます。
これにより、手続きの透明性が高まり、業務の効率化とミス防止にもつながります。また、電子決裁機能によりペーパーレス化が進み、時間や場所にとらわれずに決裁業務を行えるようになります。
3. 他行政システムと連携可能
自治体や官公庁の業務は、文書管理にとどまらず、人事、財務、住民情報、会計システム、情報公開システムなど多岐にわたるシステムとの連携が不可欠です。官公庁向けの文書管理システムは、これらの他行政システムとスムーズにデータ連携できるよう設計されています。連携によって二重入力の手間やデータの不整合が防止され、業務の効率化が図られます。
また、会計や人事情報の連携により文書作成や承認のプロセスも自動化され、全体の業務フローの最適化が実現します。結果として、住民サービスの迅速化や職員の負担軽減にもつながります。
≫≫文書管理とは？業務効率化のポイントとおすすめのシステムをご紹介
自治体や官公庁向けの文書管理システムの機能
自治体や官公庁向けの文書管理システムは、単に文書を保管するだけでなく、日々の行政業務を円滑に進めるためのさまざまな機能を備えています。公文書の作成・保存から決裁、検索、職員ごとのアクセス権管理まで、多様な業務ニーズに対応できる設計となっています。ここでは、代表的な機能について順にご紹介します。
文書管理機能
| 機能名 | 解説 |
|---|---|
| 文書ライフサイクル | 文書の収受、起案、決裁、施行、保存、廃棄・移管までの一連の工程を適切に管理。 |
| 文書の一元管理 | 庁内の文書、帳票、申請書などを統合して保管し、情報共有を促進。 |
| 文書の分類・整理 | フォルダや階層を活用して文書を分類・整理。階層構造は最大5段階まで対応する場合も。 |
| 文書の履歴管理 | 文書の作成者、日時、バージョン履歴などを記録し、変更履歴を追跡できる。 |
| 保存期間・自動廃棄管理 | あらかじめ設定した保管期限に基づき、ファイルを自動で廃棄または移管する。 |
| 行政文書管理簿の作成・更新 | 行政文書ファイル管理簿を効率的に作成・更新できる機能を提供。 |
電子決裁機能
| 機能名 | 解説 |
|---|---|
| 電子決裁の導入 | 起案から承認までの業務を電子化し、手続きを迅速化する。 |
| 決裁方法の多様化 | 電子と紙の両方の決裁手段に対応し、代理や複数同時決裁、差し戻しも可能。 |
| 決裁ルートの最適化 | 組織や役職ごとに柔軟かつ効率的な決裁経路を設計できる。 |
| 進行中決裁の状況確認 | 進行中や承認待ちの文書を一覧で把握し、遅延を防止する。 |
文書検索機能
| 機能名 | 解説 |
|---|---|
| 全文検索 | 文書本文や添付ファイルの中身まで対象にし、必要な情報を広範囲に探し出せる。システムによっては変更履歴にも対応。 |
| 属性検索 | 文書名、作成日、担当者などの項目で条件指定し、的確に目的の文書を特定できる。 |
| 絞り込み検索 | 複数の条件を組み合わせて検索範囲を狭め、無駄な情報を排除して効率的に文書を抽出。 |
| 過去文書の検索 | 過去の記録や担当者名、キーワードを用いて、過去作成された文書をすばやく検索できる。 |
職員管理・セキュリティ機能
| 機能名 | 解説 |
|---|---|
| 認証・職員情報管理 | 職員の身元確認と基本情報の管理を行い、安全で信頼性の高い業務環境を提供する。 |
| 所属情報の管理 | 部署や組織単位での所属情報を登録・更新でき、人事異動や組織変更にも柔軟に対応可能。 |
| アクセス権設定 | 部署や役職ごとに閲覧・編集権限を細かく設定し、不要な情報へのアクセスを制限することでセキュリティを強化。 |
自治体や官公庁で文書管理システムを活用するメリット
自治体や官公庁では、膨大な文書や情報を日常的に取り扱うため、適切な管理と迅速な活用が求められます。文書管理システムを導入することで、文書の検索性や業務効率が大きく向上するだけでなく、法令遵守や情報漏えい防止といったコンプライアンス面の強化にもつながります。さらに、災害や緊急時にも業務継続を可能にするBCP対策としても有効です。ここでは、文書管理システムがもたらす具体的なメリットについて紹介します。
検索性向上・業務効率化
膨大な行政文書の管理は、職員にとって大きな負担となります。文書管理システムを活用することで、目的の文書や資料を短時間で検索できるようになり、業務の無駄を削減できます。文書の検索条件を柔軟に設定できるため、過去の記録や関連情報にもすぐにアクセス可能であり、資料探しや手続きの時間短縮が実現し、担当者の変更や異動時の引き継ぎ作業も円滑に行えます。
さらに、文書の紛失や重複作成のリスクも抑えられ、全体として業務の正確性と効率が高まります。結果として、住民サービスの対応も迅速かつ適切に行える体制が整います。
コンプライアンスと法制度対応の強化
自治体や官公庁では、公文書管理法や地方自治法などの法令に基づいた文書管理が求められます。文書管理システムを導入することで、文書の保存期間や取扱いに関するルールをシステム上で徹底し、保存年限や廃棄ルールも自動で管理できるようになります。これにより、法的要件への対応が容易になり、人的ミスによる誤廃棄のリスクも軽減されます。
また、特定の職員や部門のみが文書にアクセスできるように権限設定を行うことで、情報漏えいや不正利用のリスクを最小限に抑えられます。さらに、文書の履歴や操作記録も自動的に残るため、万が一の際の監査や調査にも迅速に対応できます。これらにより、行政としての説明責任や信頼性の確保につながり、コンプライアンスの強化が実現します。
災害・BCP（事業継続）対策
自治体や官公庁では、災害や緊急事態に備えた事業継続計画（BCP）が不可欠です。紙文書のみに依存した管理では、地震や水害、火災などによる文書の消失や破損のリスクが高まります。文書管理システムを活用することで、データが安全にバックアップされ、万が一の災害時にも速やかに業務を再開できる体制が整います。特に、クラウドや分散管理を取り入れることで、地震や洪水などによる文書喪失リスクを大幅に低減できます。
さらに、庁舎外からでもシステムにアクセスできるため、拠点が被災した場合でも他の場所から業務を継続できます。このように、文書管理システムは行政機関のBCP対策を強化し、住民サービスの安定提供に貢献します。
自治体や官公庁向けの文書管理システムの2つのタイプ
自治体や官公庁が導入する文書管理システムには、運用目的や求める機能によって大きく2つのタイプがあります。1つは文書の作成から保管、情報公開までの一連の業務を一括で支援するタイプ、もう1つはセキュリティ性能を最重視し、機密性の高い文書の管理に特化したタイプです。それぞれの特徴を理解し、自組織のニーズに合ったシステムを選ぶことが重要です。以下、2つのタイプについて詳しく解説します。
文書管理方情報公開までワンストップで対応できる
このタイプの文書管理システムは、文書の作成から保管、決裁、管理、最終的な情報公開までの一連の流れを一元的にサポートします。行政文書のライフサイクル全体をシステム内で完結できるため、業務プロセスが効率化され、職員の負担軽減にもつながります。
また、住民からの情報公開請求や電子申請と連携できる機能を備えており、請求への対応もスムーズです。公開対象の文書は、公開システムを通じて即時に閲覧できるようになり、住民サービスの向上にも寄与します。
さらに、開示申請の受付から審査、公開までの進捗をシステム上で可視化できるため、職員は対応状況を容易に把握でき、開示完了までの対応を迅速かつ正確に行うことができます。
文書の整備と情報公開の双方をワンストップで実現できることが、このタイプの大きな特徴です。
高度なセキュリティで文書管理に特化
このタイプの文書管理システムは、機密性や安全性を最優先に設計されています。特に、公文書の作成、決裁、保存、廃棄といった一連の文書管理業務に特化しており、不要な機能を省くことで操作性と安全性の両立を実現しています。重要な行政文書や個人情報を保護するため、組織や職員ごとに厳格なアクセス権限を設定でき、外部からの不正アクセスや情報漏えいを防ぐための多層的なセキュリティ対策が施されています。
具体的な対策としては、システムへのログインには多要素認証（MFA）を導入し、IDやパスワードだけでなく追加の認証手段を求めることで安全性を高めています。通信経路ではSSL/TLSによる暗号化を行い、データの盗聴や改ざんを防止しています。
また、ファイアウォールや侵入検知システム（IDS）により、システムへの不正なアクセスを常時監視しています。利用者の操作履歴や文書の変更履歴も詳細に記録され、万が一のトラブル時には迅速に原因を特定することが可能です。これらの高度なセキュリティ対策により、重要文書の安全な管理と組織の信頼性向上を実現しています。
自治体や官公庁向けの文書管理システム導入の注意点
自治体や官公庁が文書管理システムを導入する際には、システムの選定や運用方法によって成果が大きく変わるため、事前に検討すべき重要なポイントがあります。導入効果を最大限に高めるには、業務内容や目的に応じた適切な設計と運用ルールの整備が欠かせません。ここでは、自治体や官公庁向けの文書管理システム導入時に押さえておくべき注意点について解説します。
システムで管理する範囲を明確にする
文書管理システムを効果的に活用するためには、事前にシステムで管理する文書や情報の範囲を明確に定めることが重要です。
すべての文書を対象とするのではなく、公文書や決裁文書、行政手続きに関わる資料など、管理対象とする文書の種類や基準を組織内で統一しておく必要があります。特に、公文書の保存期間や法的要件を踏まえた上で、どこまでをシステム内で管理するのかを事前に決定しておくことが不可欠です。これにより、システム運用の混乱や不必要なデータの蓄積を防ぎ、効率的かつ適切な情報管理が可能になります。
また、あらかじめ業務ごとの文書フローや管理ルールを整理しておくことで、導入後のトラブルや手戻りを最小限に抑えることができます。システム導入の成功には、この初期設計段階での整理と合意形成が極めて重要です。
効率的な業務プロセスを目指す
文書管理システムの導入は、単に紙文書を電子化するだけではなく、業務プロセス全体の見直しと最適化を図る絶好の機会です。既存の業務フローや文書の取扱いルールを事前に精査し、無駄や重複を排除したシンプルで効率的なプロセスに再設計することが重要です。紙ベースからの移行だけにとどまらず、より効率的な運用が可能となるよう業務全体の流れを見直す工夫が求められます。
例えば、決裁や承認の経路を明確にし、電子決裁機能を活用することで手続きの迅速化と事務負担の軽減が図れます。また、部署間の情報共有や文書の引き継ぎもスムーズになり、業務全体の生産性向上につながります。システム導入を成功させるためには、現場の実務に即した最適な業務設計と、業務フローに沿ったシステム運用の整備が欠かせません。
システムの定着化を行う
文書管理システムの導入効果を十分に発揮させるためには、システムの定着化が不可欠です。システムが現場で使いこなされなければ、業務効率化や情報管理の精度向上といった本来の目的は達成されません。
そのためには、職員が安心してシステムを活用できるよう、利用しやすい環境を整えることが重要です。導入初期から現場職員への十分な説明や研修を実施することで、システムの操作方法や運用ルールの理解を深め、活用を促進できます。また、実際の業務に即したマニュアルやFAQの整備、トラブル発生時のサポート体制も定着化を後押しします。
今後は、こういった環境の整備に加えて、職員の操作や学習をサポートする取り組みが有効です。利用者が迷うことなく操作を進められる環境を整えることで、現場での活用率向上と定着化が一層進みます。
≫≫自治体における文書管理とは？システム導入状況や課題について徹底解説
職員のシステム定着を促進させるDAPツール「テックタッチ」
自治体や官公庁でシステムの定着化を促進する上で効果的な手段として、デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）である「テックタッチ」があります。
「テックタッチ」は、Webシステムやアプリケーションの操作性を向上させるソリューションで、ノーコードで設定できるナビゲーションやガイド機能を提供します。職員は実際の操作画面上で業務を進めながら操作手順を習得できるため、マニュアルや集合研修に頼らずにシステムの活用方法を理解できます。
職員・住民・事業者を問わず、システム利用時の迷いや誤操作を防ぎ、操作方法の問い合わせや差し戻し対応の負担を軽減します。また、ユーザー行動データに基づき、必要に応じてガイドを即座に修正・更新できるため、継続的にUIやUXの改善が図れます。官公庁・自治体向けにも最適化されており、LGWAN対応で公共サービスの提供効率と品質向上にも貢献します。
「テックタッチ」を活用することで、システム導入時の負担を軽減しながら職員のシステム活用率を高め、スムーズな定着化が期待できます。
自治体や官公庁向けの文書管理システム導入事例2選
神奈川県
【導入システム】
富士電機「e-自治体 文書管理システム」
【課題】
旧システムは庁内全体での活用が難しく、紙文書の管理に手間やコストがかかっていました。東日本大震災で紙文書の毀損が発生したことを受け、本格的な電子化の必要性が高まりました。
【施策】
実績や業務との適合性を重視して、パッケージ型の文書管理システムを導入しました。操作研修や併用決裁の仕組みを取り入れ、段階的に利用を広げていきました。
【成果・効果】
初年度に紙文書が約1割削減され、電子決裁率は80％を超えました。利用者からは利便性に関する好意的な声が多く、現在も完全電子化に向けて運用の工夫やシステムの改善が続けられています。
北海道札幌市
【導入システム】
富士通「IPKNOWLEDGE 文書管理システム」
【課題】
旧システムは機能面・運用面の制約が多く、電子決裁率は10％程度と低水準でした。働き方改革やペーパーレス推進の観点から、文書管理の効率化と電子化の定着が求められていました。また、紙起案に伴う手間や紛失リスク、保管スペースの確保といった課題も顕在化していました。
【施策】
機能の使いやすさとシンプルな運用ルールの両立を図るため、市とベンダーが連携し入念な仕様検討を実施しました。職員の自主的な理解を促すため、庁内ポータルでの発信や段階的な自席研修も導入。文書分類の整理や文書規程の見直しにより、システム運用への移行をスムーズに進めました。
【成果・効果】
電子決裁率は90％を超え、起案件数は従来の20倍以上に増加。紙の削減効果は年間約270万枚と試算されており、業務時間と人件費の大幅な削減も実現しました。決裁進捗の可視化や検索性の向上により、現場の業務効率が大きく改善されています。今後はさらなる利用拡大と運用改善を進めていく方針です。
自治体や官公庁向けの文書管理システムのまとめ
自治体や官公庁における文書管理は、適正な情報管理、業務効率化、法制度への対応、BCP対策など、多くの観点から重要性が高まっています。特に、一般企業向けの文書管理システムとは異なり、官公庁・自治体では公文書管理法や情報公開制度への対応、住民サービス提供といった特有の要件が求められます。本記事では、官公庁・自治体向け文書管理システムの特徴や機能、導入時の注意点、活用メリットに加え、具体的な導入事例を通して効果的な活用方法をご紹介しました。
文書管理システムは単なるペーパーレス化の手段にとどまらず、業務全体の効率化と住民サービスの質向上を支える基盤となります。しかし、システムの真の導入効果を得るには、職員が新たなシステムに迷わず適応できる環境整備と継続的な利活用促進が不可欠です。そのため、導入時から現場の職員が安心して活用できるような定着支援策を講じることが極めて重要です。
そこで注目されているのが「テックタッチ」です。テックタッチは、国内シェアNo.1のデジタルアダプションプラットフォーム（DAP）として、官公庁や自治体のシステム活用を強力にサポートしています。
直感的な操作ガイドやナビゲーションにより、複雑なシステムでもマニュアルレスで誰でも簡単に操作を習得できます。特にLGWAN対応により、職員だけでなく住民や事業者も含めたすべてのユーザーに対して、誤操作やストレスを軽減し、問い合わせや差し戻し対応の削減に貢献しています。
さらに、ノーコードでナビゲーションの作成・修正が可能なため、職員の声や利用状況に合わせたUI/UXの即時改善が実現します。経済産業省やTOPPANホールディングスなどの導入実績もあり、業務効率化とコスト削減の両立を実現した事例が多数報告されています。
今後も、自治体や官公庁が持続的に効率的な行政運営と住民サービスの高度化を目指すためには、自組織の課題や目的に合った文書管理システムの導入とともに、「テックタッチ」のような定着化支援ツールの活用がより一層重要になるでしょう。適切なシステム運用と継続的な改善により、透明性と信頼性の高い行政サービスの提供が期待されます。
≫≫自治体DXの事例10選！先進事例から推進計画まで解説
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