業務のデジタル化が進む中で、文書管理の重要性はますます高まっています。契約書や社内資料、マニュアルなど、日々発生する膨大な情報を正しく整理・共有・保管することは、業務効率の向上やリスク対策、コンプライアンス強化に直結します。本記事では、文書管理の基本から導入のメリット、具体的な運用ポイントまでをわかりやすく解説し、導入後の「使われない」を防ぐシステム選定のヒントもご紹介します。
12の公共団体 で導入済！
公式HPへの導入
問合せ件数約40％減 FAQ閲覧数約2.3倍
電子申請共通システムへの導入
1人あたりの操作時間を約63％短縮 約85％が必須項目がわかりやすく なったと回答
文書管理とは
文書管理は、社内で扱う契約書や顧客情報、業務資料といった重要文書を一元的に管理し、必要なときに即座にアクセスできる環境を整える業務の中核です。単に文書を保管するだけでなく、作成や編集の履歴、関係者の操作履歴を記録・追跡できる仕組みが求められます。
とりわけ重要なのが、文書のライフサイクルを意識した運用です。作成から共有、保管、最終的な廃棄に至るまでの一連の流れを可視化・最適化することで、情報の整合性やセキュリティを確保しながら、業務全体の効率化を実現できます。
また、文書の作成から共有、保存、廃棄に至るまでのライフサイクルを管理することで、情報資産の保護や業務の効率化、法令遵守にも貢献します。
文書管理の目的と必要性
文書管理の主な目的は、情報の有効活用とリスクの最小化にあります。業務の中で発生する膨大な文書を整理・分類し、必要な情報を迅速に検索・共有できる体制を整えることで、作業効率が飛躍的に向上します。
また、機密性の高いデータや個人情報を安全に取り扱うことは、情報漏洩リスクの回避につながり、企業の信頼性を守る上でも重要です。さらに、法令で保存が義務づけられている文書を適切に管理することは、監査対応や訴訟リスクへの備えとしても欠かせません。
これらの取り組みを通じて、結果的に顧客へのサービス品質が向上し、企業全体の価値を高めることにも直結します。
文書管理が抱える課題
文書管理には、紙と電子それぞれに異なる課題が存在し、放置すれば業務効率や情報セキュリティに大きな影響を及ぼします。ここでは、文書管理における代表的な課題について、紙の場合と電子の場合に分けて解説します。
紙の場合
紙での文書管理には、いくつもの課題が伴います。まず、文書が増えるにつれて保管スペースの確保が必要となり、倉庫代や管理費などのコストも無視できません。必要な書類を探す作業も手間がかかり、ファイリングミスや紛失による非効率も発生しやすくなります。
さらに、鍵付きキャビネットでの管理には物理的な限界があり、情報漏れや災害による破損・消失のリスクも高い上に保存環境によって劣化しやすく、長期間の保管にはカビや虫害なども懸念されます。また文書のバージョン管理も困難であり、最新版と旧版が混在しやすい点も大きな問題です。
電子の場合
電子文書管理においても、多くの課題が存在します。まず、社内で命名規則や保存場所のルールが徹底されていないと、ファイルやフォルダが無秩序に増え、必要な文書の所在が不明確になりがちです。アクセス権限に関しても、適切に設定していないと情報漏れや内部不正のリスクが高まる上に、バックアップ体制が不十分であれば、システム障害やサイバー攻撃により、重要なデータを喪失する可能性もあります。
加えて、文書の編集履歴やバージョンの管理が煩雑になりやすく、誤ったファイルの使用に繋がる恐れもあります。こうした問題は、導入後の運用ルールの整備や、利用者への教育が不十分な場合に特に顕著です。システムを導入するだけではなく、適切な運用体制とサポートの継続が不可欠です。
文書管理システム導入の2つのメリット
文書管理システムは、実際に活用する現場の従業員だけでなく、導入を検討する担当者にとっても多くの利点があります。ここでは、文書管理システムの導入によって得られる主なメリットについて、それぞれの立場ごとに解説します。
文書管理システム利用者のメリット
文書管理システムの導入は、現場の業務に多くの具体的な利点をもたらします。文書の検索性が向上することで必要な情報に素早くアクセスでき、作業時間の短縮と業務の標準化・自動化が進みます。アクセス権限の設定や操作ログの記録、データの暗号化といった機能により機密情報の保護が強化され、情報漏洩リスクの低減にもつながります。
さらに、保存期限や改ざんの管理、証跡の記録に対応しているため、監査や法令遵守の観点からも安心です。紙の使用が不要になることで、印刷・保管コストを削減でき、限られたオフィススペースを有効に使える点も見逃せません。インターネット環境があれば社外からでも安全に文書へアクセスできるため、テレワークやリモートワークの定着を後押しする環境も整います。
文書管理システム導入検討者のメリット
文書管理システムの導入は、検討段階にある企業にとっても多くのメリットがあります。まず、煩雑になりがちな文書の整理や検索にかかる手間が軽減され、現場の作業負担が大幅に削減されます。これにより、従業員は本来の業務に集中できる環境が整います。さらに、必要な情報に即時アクセスできるため、経営判断や業務上の意思決定のスピードも向上します。
組織全体での情報共有が円滑になることで、部門をまたぐ連携も強まり、生産性の底上げにも寄与します。また、災害やシステム障害といった非常時に備えたバックアップや自動復旧機能も備わっており、事業継続計画（BCP）の観点からも有効な対策となります。
文書管理システム導入後の課題
文書管理システムは、導入するだけで効果を発揮するものではありません。現場での運用が定着しなければ形骸化し、かえって混乱を招く恐れがあります。また、適切な管理体制が整っていなければ、文書の改ざんや誤配布といったリスクも発生します。さらに、特定の担当者に業務が集中すると、属人化によってシステムの活用が途絶える可能性もあります。ここでは、文書管理システム導入後に陥りやすい代表的な課題について解説します。
1. 形骸化してしまう
文書管理システムを採用した企業の中には、初期段階で一定の改善効果を感じたにもかかわらず、運用が次第に形骸化してしまうケースが少なくありません。その主な原因は、導入後の運用設計や定着支援が不十分なことにあります。システムを導入することが本来の手段ではなく、いつの間にかゴールになってしまい、実際の現場で「どう活用するか」が曖昧なまま進んでしまうと、日々の業務の中で使われなくなっていきます。
特に、文書の登録作業に手間がかかる設計になっていると、現場の担当者が敬遠するようになり、やがて更新されないまま放置されてしまうこともあります。その結果、本来なら集中管理されるべき文書が、紙の書類や個人のPC内に分散して保存され、システムが現場の運用とかけ離れた状態になります。こうした状態では、文書の最新版がどれか分からなくなり、二重管理による混乱や情報漏洩リスクも高まります。
形骸化を防ぐためには、システム導入後も現場での活用方法を継続的に見直し、実際の業務に即した運用ルールの整備や、利用者への定期的な教育・サポートが不可欠です。目的は情報管理の最適化と業務効率の向上であることを常に意識する必要があります。
2. 文書の改ざんリスク
新たなシステムを取り入れても、明確な運用ルールが定まっていない状態では、文書の改ざんリスクが高まります。特に、アクセス権限や編集制限が適切に設定されていない場合、誰でも文書を自由に変更できる状態になりがちです。その結果、承認フローが機能せず、意図せず修正された内容のまま文書が社内外に共有されるなど、思わぬ混乱を引き起こす原因となります。
こうしたリスクは、就業規程や社内マニュアル、契約書類など、正確性が求められる文書で特に深刻です。万が一、誤った内容のまま契約書や規程が運用された場合、社内トラブルや法的リスクにもつながりかねません。改ざんの意図がなかったとしても、誰が・いつ・どのように編集したのかが追跡できなければ、責任の所在が不明確になり、組織としての信頼性を損なう可能性もあります。
このようなトラブルを防止するために、編集・承認・公開の各ステップにおける明確なルール整備が不可欠です。あわせて、文書ごとにアクセス権限を設定し、操作履歴が記録されるシステムを選定・活用することで、改ざんのリスクを最小限に抑えることができます。正確で信頼性の高い情報管理を実現するには、システム面と運用面の両軸からの対策が求められます。
3. 属人化してしまう
文書管理システムの運用が属人化してしまうと、安定した運用が続かなくなります。特に、システムの設定方法や運用ルールを一部の担当者だけが把握している場合、その人が異動や退職で現場を離れた際に、十分な引き継ぎが行われず、運用が滞るリスクが高まります。
その結果、誰も正しく使えない状態のままシステムが放置され、再び紙や個人管理に逆戻りしてしまうケースも少なくありません。本来は全社的な情報管理を効率化するための仕組みが、担当者任せになることで、むしろ非効率な状態を招く結果になります。
運用が特定の人物に依存しないようにするには、マニュアルの整備、複数人での運用体制の確立、定期的な研修・引き継ぎの仕組みづくりが必須です。担当者が変わっても支障なく運用を続けられる状態にしておくことが、長期に及ぶ安定運用のポイントとなります。
文書管理システム導入後の運用方法とポイント
文書管理システムを導入した後、実際の業務に定着させ、継続的に活用していくためには、運用面での工夫と仕組みづくりが欠かせません。ここでは、文書管理システムを効果的に運用するためのポイントについて解説します。
1. 運用ルールを明確化する
文書管理システムを効果的に運用するには、まず明確なルールの整備が欠かせません。文書の登録方法や更新手順、承認フローなど、実務に沿ったプロセスを細かく定義しておくことで、操作のばらつきを防ぎ、業務の標準化が図れます。
また、誰がどの文書にアクセスできるのか、どの操作を許可するのかといったアクセス権限の管理も重要です。権限設定が曖昧なままだと、情報漏洩や誤操作のリスクが高まります。
こうした運用ルールは、ドキュメントとして明文化し、全社員に共有することが必要です。ルールが形だけのものにならないよう、定期的な周知や見直しも含めて運用体制を整えることが、システムを形骸化させず、継続的に活用していくための基本となります。
2. 利用促進・定着支援を行う
文書管理システムを導入しても、現場で実際に活用されなければ意味がありません。そのためには、利用を促進し、運用を社内に定着させる取り組みが必要です。まず、操作に不慣れな社員でもスムーズに使えるように、使い方マニュアルやFAQを整備し、日常的に参照できる環境を整えることが基本です。
また、導入初期だけでなく、定期的に教育や説明会を実施し、システムの目的や運用ルールの重要性を継続的に伝えることで、利用意識を高めることができます。さらに、社内ポータルや業務アプリに文書管理システムへの導線を分かりやすく配置することで、アクセスのしやすさを確保し、日常業務に自然に組み込めるようにすることも重要です。
こうした工夫を重ねることで、システムが単なる仕組みにとどまらず、実務に根づいた運用へと定着していきます。
≫≫ システムのマニュアルとは？作り方のコツや作成手順を解説
ツール導入後の「使われない…」を防ぐDAPツール
文書管理システムを導入しても、実際に現場で活用されなければ意味がありません。特に多いのが「操作がわかりづらい」「使い方が浸透しない」といった理由から、システムが“使われないまま”になってしまうケースです。このような事態を防ぐには、「誰でも簡単に使える環境づくり」が不可欠です。
そこで注目されているのが、システムのナビゲーションや操作ガイドを支援するDAP（Digital Adoption Platform）ツールの活用です。ユーザーが迷わず使えるよう、画面上にガイドを表示したり、操作手順を誘導する仕組みを提供することで、利用定着を後押しします。
中でも「テックタッチ」のようなDAPツールは、実際のシステム画面上に直感的な案内を重ねて表示できるため、マニュアルを読まなくても操作に迷わず対応できます。導入後の活用度を高め、システムを社内にしっかり根付かせるための強力なサポートツールとして有効です。
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3. 定期的な運用見直し・改善を行う
文書管理システムの効果を持続させるためには、導入後も運用状況を定期的に見直し、必要に応じて改善していく姿勢が重要です。たとえば、「誰がどれくらいシステムを使っているか」といった利用状況を定期的にモニタリングすることで、活用が進んでいない部門やユーザーの傾向が見えてきます。
こうした状況を把握した上で、運用ルールやアクセス権限、画面構成などを柔軟に見直すことで、現場に即した使いやすいシステムへと最適化できます。特に、実際に利用する現場の声（使いづらさや操作の手間といったリアルな課題）を継続的に吸い上げ、改善に反映させることが、システムを“活きた仕組み”として定着させる鍵となります。
形だけの仕組みで終わらせず、業務にフィットさせる改善サイクルを回し続けることが、文書管理の運用を成功に導く要素です。
まとめ：文書管理システムの運用改善方法
文書管理システムを導入するだけでは、その効果は最大限に発揮できません。システム導入後の運用を改善することこそが、成功へのカギです。以下のポイントを押さえ運用改善を行うことで、システムの効果を最大化し、業務の効率化やセキュリティ強化を実現できます。
システムを効果的に使うためには、明確な運用ルールを定め、全社員に浸透させることが不可欠です。特にアクセス権限の管理や文書分類のルールを徹底することで、ミスやトラブルを防げます。
システム導入後は定期的に運用状態をレビューし、実際の業務にどれほど効果的に機能しているかを確認することが重要です。ユーザーからのフィードバックをもとに改善点を見つけ、システムをさらに最適化していく取り組みも欠かせません。システムの操作に不安を感じる社員もでてくるため、サポートするための教育・研修を充実させることも、運用定着のために欠かせませんし、トラブルシューティングや質問に対応するサポート体制の整備も重要です。
また、テックタッチのような運用サポートツールを導入することで、システムの使い方をより簡単に学べ、運用上の課題もリアルタイムで解決できます。操作ガイドやアラートにより、ユーザーの負担を軽減し、効果的にシステムを定着させることができます。
このように、文書管理システムを導入することで得られるメリットは大きいですが、その後の運用をしっかりと管理し、改善を行うことでさらに効果が高まります。システムの運用方法に工夫を加え、全社員が効率よく活用できるよう支援することが、最終的に組織全体の生産性向上につながります。
