自治体の業務運営において、職員の出退勤管理や休暇申請、物品管理、文書作成といった日常的な庶務事務は欠かせない業務のひとつです。しかし、こうした業務は手作業や紙ベースの運用が中心となっているケースも多く、職員の負担やミスの発生が課題となっています。
そこで注目されているのが、庶務事務を効率的かつ正確に進めるための庶務事務システムの導入です。本記事では、自治体における庶務事務の役割や抱えている課題を解説しながら、実際の導入事例や業務効率化に貢献するおすすめシステムについて詳しくご紹介します。
12の公共団体 で導入済！
公式HPへの導入
問合せ件数約40％減 FAQ閲覧数約2.3倍
電子申請共通システムへの導入
1人あたりの操作時間を約63％短縮 約85％が必須項目がわかりやすく なったと回答
自治体における庶務・事務とは？
自治体の業務運営を円滑に進めるうえで欠かせないのが、庶務・事務と呼ばれる日常的かつ定型的な業務群です。具体的には、職員の出退勤や休暇の管理、出張や会議の日程調整、備品や消耗品の管理、文書の作成・配布、会議資料の準備や来客・電話対応など、多岐にわたる業務が含まれます。これらは住民サービスの提供そのものではありませんが、職員が本来の業務に集中できる環境を整えるという意味で、自治体運営における重要な基盤です。
特に地方自治体の場合、部門や部署の数が多く、複数の関係者が日常的に連携して業務を進める必要があります。そのため、庶務・事務がスムーズに遂行されることが、組織内の情報共有や業務の効率化、さらには住民サービスの質の維持・向上に直結します。一方で、こうした業務の滞りが発生すれば、全体の業務進行に支障をきたし、住民への対応や手続きのスピード低下といった影響が及ぶことも否定できません。
このような背景から、近年では庶務・事務分野においても業務効率化と正確な処理を実現するためのデジタル化やシステム導入が進められています。従来、紙書類や手作業によって行われていた申請や集計といった作業は、システム化によって大幅な時間短縮と業務負担の軽減が図られています。庶務・事務は目立つことは少ないながらも、自治体全体の円滑な行政サービス提供を下支えする極めて重要な役割を果たしています。
自治体における庶務・事務の具体的な仕事内容
自治体の庶務・事務は多岐にわたり、各部署で日々発生するさまざまな業務を円滑に進めるための基盤となる役割を果たしています。これらは一見目立たないものの、組織全体の効率的な運営と行政サービスの質の向上に大きく寄与しています。ここでは、自治体における庶務・事務の代表的な業務内容について、具体的にご紹介します。
問い合わせ対応業務
自治体の庶務・事務における問い合わせ対応業務は、各部署や外部から寄せられる連絡や照会への対応を中心に行われます。具体的には、他部署からの連絡事項や通知内容を該当する職員や部門に正確に周知する役割を担います。
業務の進行にあたり上長の承認が必要な場合には、関係書類や意見をとりまとめたうえで決裁手続きのサポートを行います。また、部署内の意見や要望を集約し、調整役としての機能も果たすため、組織内外の情報が円滑に共有され、自治体全体の業務の正確かつスムーズな運営に貢献しています。
労働管理業務
自治体における庶務・事務の中でも労働管理業務は重要な役割を担っており、職員の適切な労務環境の維持と制度運用に直結しています。具体的には、通勤手当の申請や支給手続き、勤務時間の記録管理、休暇や時間外勤務の申請処理などが含まれます。また、給与や手当の計算・支給といった給与関連業務も庶務事務の一環として行われています。
職場の環境維持・管理
自治体の庶務・事務では、職場環境の維持と整備も重要な業務の一つです。具体的には、日常的に使用される文房具やコピー用紙などの消耗品の在庫管理や発注、備品や設備の適切な維持・管理を行います。職員が業務を円滑に進められる職場環境を整えることが目的です。また、採用事務も庶務業務に含まれており、新規職員の採用に関する事務手続きや書類作成、各種調整業務などを担当します。
自治体の庶務、事務業務が抱える課題
自治体では住民に対して常に質の高い行政サービスの提供が求められています。しかし現実には、少子高齢化の進行により労働人口の減少が進み、多くの自治体で人材不足が深刻な課題となっています。特に庶務や事務業務の分野では、業務量の多さと人的リソースの不足が組み合わさり、職員一人ひとりの負担が増大しています。
その一方で、住民サービスの品質を維持・向上させることも求められており、これらの課題に対応していくためには業務プロセスの見直しと効率化が不可欠です。具体的には、紙や手作業中心だった従来の業務をデジタル化・自動化することで、限られた人員でも的確かつ迅速な対応を実現し、持続可能な行政サービス体制の構築が求められています。
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自治体の庶務、事務の業務効率化をする方法
自治体における庶務・事務業務は範囲が広く、膨大な作業量が発生するため、職員の負担や作業時間の削減が大きな課題となっています。特に近年では人員不足や住民サービス向上の要求に応えるため、限られたリソースの中で効率的に業務を遂行する必要があります。ここでは、庶務・事務業務の効率化を図るために取り組むべき代表的な方法をご紹介します。
既存の業務の見直し
自治体の庶務・事務業務において業務効率化を進めるためには、まず既存の業務内容やフローを総点検することが重要です。日々行われている業務の中には、組織の変化や制度の改正により、現在では不要となっているものや重複している作業が含まれていることがあります。こうした業務を洗い出し、本当に必要な業務かどうかを判断することで、職員はより優先度の高い業務に注力できるようになります。
さらに、業務プロセス自体を見直すことで、無駄な手続きや不要な確認作業などを排除し、シンプルかつ効率的なフローに再構築することが可能です。このような取り組みは職員の負担軽減だけでなく、業務の正確性向上や住民サービスの迅速化にもつながります。継続的な業務の見直しと改善は、自治体運営の質を高めるために不可欠なプロセスといえます。
業務のデジタル化を図る
自治体の庶務・事務業務において、従来のアナログ的な作業をデジタル化することは業務効率化の大きな手段となります。手書きの申請書や紙の帳票による処理、手作業によるデータ入力などは、時間と労力を要し、ヒューマンエラーの原因にもなっていました。こうした業務をシステム化することで、作業時間の短縮や正確性の向上、さらには職員の負担軽減を実現することができます。
具体例として、窓口対応のデジタル化があります。従来、住民が各種証明書を発行する際には、紙の申請書を記入し、その内容を窓口職員が改めて入力する必要がありました。これを改善するために、住民がスマートフォンアプリ上で必要事項を事前入力し、窓口ではアプリに表示されたQRコードを読み取るだけで情報を自動転送する仕組みに変えることで、窓口滞在時間の短縮と混雑緩和につなげる事例もあります。
また、各種庶務事務においても専用システムやツールの導入によって、申請から承認までの流れを電子化することで、業務のスピードアップとペーパーレス化が実現しますが、一部の高齢職員やITリテラシーの低い職員から抵抗や不安の声が上がることもあります。
そのため、導入時には十分な研修やサポート体制を整え、誰もが安心して活用できる環境づくりが求められます。デジタル化は業務効率化の有効な手段であると同時に、組織全体の意識改革と連動して進めていくことが重要です。
システムの操作方法を操作画面上で解決させてシステム利用の不安を取り除苦なら「テックタッチ」
新たなシステムを導入する際、多くの自治体で課題となるのが、職員一人ひとりのITリテラシーの差に対応し、円滑に利用定着を図ることです。特に、マニュアルを読む時間が取れない、あるいは研修に参加してもすぐに操作を覚えられないといった不安は、導入後の定着率に大きく影響を与えます。
そのような課題に対応できるのが「テックタッチ」です。テックタッチは、操作方法を利用者が閲覧するマニュアルや外部の資料に頼ることなく、実際の操作画面上に直接ガイドを表示してナビゲートする仕組みです。利用者は、何をどのように操作すればよいかをその場で直感的に理解できるため、ITリテラシーに自信がない職員でも安心して活用することができます。
こうしたサポート機能により、システム利用時の不安を最小限に抑え、導入したシステムの定着を大きく促進できます。庶務・事務の業務効率化を目指す自治体にとって、「テックタッチ」は、スムーズなデジタル移行を支える有効なツールです。
自治体における庶務事務システムの導入事例
多くの自治体では長年にわたり紙や手作業による運用が続き、人的ミスや作業負担の増大が課題となっていました。この章では、そうした状況を背景に、業務効率化と職員の負担軽減を目指して庶務事務システムを導入した自治体の事例を取り上げます。各自治体が抱えていた具体的な課題と、それに対応するために選択したソリューション、そして導入後に得られた成果に焦点を当てながら、実際の改善プロセスをご紹介します。
山口県長門市の事例
山口県長門市では、正職員に加えて臨時・嘱託職員を含む約700人分の人事業務を、わずか3人の人事係が担っており、その負担の大きさが深刻な課題となっていました。こうした背景の中、業務の効率化と負担軽減を目的に、2015年1月に「ADWORLD 人事給与システム」と「ADWORLD 庶務事務システム」が導入されました。
従来、紙媒体で行っていた申請書類や届出書類の配布・回収、さらにはデータの手入力や集計といった煩雑な作業が電子化され、大幅に簡素化されました。さらに両システムの連携によって、複雑化していた事務処理の効率化とペーパーレス化が同時に実現。
結果として、総務部門における職員の業務負担が著しく軽減され、作業のスピードと正確性が向上したほか、運用管理コストの抑制にもつながるなど、多方面での効果が確認されています。
山梨県甲府市の事例
甲府市では、職員の勤務実態を正確に把握し、長時間労働の是正と業務負担の適正化を目指していました。従来は業務量の実態把握が困難で、効果的な対策が進みにくい状況でした。この課題に対し、同市は「NEC 働き方見える化サービス Plus」を導入。既存の庶務事務システムとの親和性も評価されました。
システムによりパソコン稼働時間と超過勤務申請時間の差異が可視化され、職員と管理職間での業務調整や働き方に対する意識改革が促進しました。21時30分のアラート表示により時間外勤務への自覚も高まり、管理職の部下への健康配慮や労務管理が進みました。導入当初の懸念も改善が進み、現在はチーム内での業務分担や進捗共有にも活用されています。
石川県の事例
石川県では紙や電話による庶務手続きが多く、業務効率化と担当者負担の軽減が課題となっていました。これに対し、一体型システム「intra-mart」を導入し、庶務事務支援とグループウェア機能の統合を図りました。
各部局に分散していた業務を総務事務管理室に集約し、申請業務の電子化と自動化を推進することで人材配置の最適化と業務負担の軽減、ペーパーレス化が実現しました。また、申請後の自動スケジュール反映や施設予約機能の強化により利便性が向上しました。現在は約2万3,000件の電子申請が毎月行われ、さらなる業務効率化への取り組みが進められています。
福島県喜多方市の事例
喜多方市では、勤怠管理や休暇申請、時間外勤務命令などが長らく紙ベースで運用されており、申請から集計、再入力までに多くの手間と時間がかかっていました。さらに手作業による転記ミスや計算間違いが発生することも課題となっていました。こうした状況を改善するため、2022年1月にIPKNOWLEDGE 庶務事務システムを導入しました。
その結果、時間外勤務や休暇申請がオンライン上で完結するようになり、確認作業や手計算の負担が大きく軽減されました。また、紙の申請書類が不要となり、ペーパーレス化も進みました。地元企業エフコムの支援によって地方自治体特有の制度や市独自の運用にも柔軟に対応できたこともスムーズな導入に貢献しています。
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自治体における庶務、事務システムのまとめ
少子高齢化の影響により、多くの自治体では庶務・事務を含む内部業務の現場で人手不足が深刻化しています。こうした状況下で住民サービスの質を維持しながら業務を継続するためには、作業工程の効率化が不可欠となります。
その対策として有効なのが庶務・事務システムの導入です。紙による申請や手作業の集計など、従来の負担の大きい業務をデジタル化することで、職員の作業負担の軽減と正確性の向上が期待できます。
ただし、導入するだけでは効果は限定的です。職員が迷うことなく日常業務の中で使いこなせる状態にするためには、早期の利用定着が求められます。その課題を解消する手段のひとつがテックタッチによるデジタルガイドです。
テックタッチは操作画面上に直接案内を表示し、利用者が都度マニュアルを確認したり研修に頼ることなく、直感的に操作方法を理解できるようサポートします。これにより、ITに不慣れな職員でも安心して活用できるようになり、自治体全体での業務効率化の実現を後押しします。
