電子帳簿保存法の改正により、2022年1月からは電子取引データの紙保存が原則廃止となりました。
対応できない企業のための宥恕（ゆうじょ）措置は、2023年12月31日で終了します。
しかし、2022年12月23日に閣議決定された「令和5年度税制改正の大綱」により、所定の要件を満たせば電子取引での紙保存が認められる、新たな猶予措置が発表されました。
新たな猶予措置に関しては、猶予の期限が区切られていないことも注目を浴びました。
ただし、紙保存を継続するには一定の要件を満たす必要があります。
そのため、要件を満たさない場合は宥恕措置の終了に伴い、2024年1月1日からの紙保存廃止に対応しなければなりません。
そこで今回は、紙の保存から電子保存へ移行するメリットや電子保存の要件、紙保存廃止に対応する際の注意点などをお伝えします。
経理担当者や電子化推進担当者の方はぜひ、参考にしてください。
※「宥恕（ゆうじょ）」とは「寛大な心で許すこと」などの意味を持ちます。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法は、紙の国税関係帳簿や書類の保存や管理にかかっていた手間を軽減し、経理業務の効率化を果たすことを目的として1998年に制定された法律です。
電子帳簿保存法改正の歴史
制定当初は、紙の書類の電子化や電子保存の要件が厳しかったため、ほとんどの企業が紙保存のままで、電子化への移行が進みませんでした。
しかし、何度かの改正が行われて要件が緩和されるとともに、少しずつ電子化が進んでいるのが現状です。
最近では、2022年1月施行の改正で電子化の要件が大幅に緩和されました。
それにより、電子化の流れが一気に進もうとしています。主な改正点は次のとおりです。
- 税務署長の事前承認制度の廃止
- タイムスタンプ要件の緩和
- スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止
- 検索要件の緩和
- スキャナ保存による電子データ化に関連した不正があった場合の罰則強化
- 電子取引データの電子化義務化
2022年の改正電子帳簿保存法のポイントについて詳しくは、「2022年の改正電子帳簿保存法の内容と電子化を進めていくポイントを解説」をご覧ください。
電子取引の保存制度に関する2023年以後の動き
電子取引に関する保存制度については、2023年にも大きな変更がありました。順を追って解説します。
2022年1月施行の改正では、電子取引でやりとりしたデータの電子保存が義務化され、準備が間に合わない企業については紙保存を認める宥恕（ゆうじょ）措置が設けられました。
この宥恕措置は、2023年12月31日に終了します。
しかし、2022年12月に閣議決定された「令和5年度税制改正の大綱」では、電子帳簿保存制度にかかわる新たな見直しが行われました。
2023年12月31日で宥恕措置が終了するのは変わりませんが、2024年1月1日以降も一定の要件を満たせば紙保存を認める「猶予措置」が公表されたのです。
猶予措置の期限は明言されていないものの一定の要件を満たすことが必須のため、条件を満たすことができない企業は、2024年1月1日から紙保存を廃止し、電子保存に移行することが義務となります。
そのため、基本的には電子保存への移行を念頭に業務を進めることが重要といえるでしょう。
紙保存から電子保存に移行するメリット
宥恕措置期間が終了するまでに、紙保存から電子保存へ移行することで得られるメリットについて解説します。
コスト削減
コピー用紙代や、コピー機を使った印刷代が削減されます。
請求書を取引先へ郵送する必要がなくなるため、郵送コストの削減も可能です。
ほかにも紙で保存するためのファイルや棚を購入するコストも削減できるでしょう。
情報管理の効率化
紙の書類は複数のファイルに分けて整理されていることも多く、検索や管理が煩雑になりがちですが、保存ルールを決めて電子保存すれば検索や管理が効率よくできるようになります。
また、紙の書類は、保管されている場所に行かなければ閲覧できないことから、同時に複数の人と情報を共有することは難しいでしょう。
しかし、電子保存する場合は、クラウドストレージや共有可能なシステムを利用することで、必要な人が情報を簡単に閲覧することが可能です。
ほかにも、データのバックアップを取ることで、誤ってファイルが削除された場合もデータの復元が可能です。
多様な働き方の実現
書類を紙保存する場合は、閲覧するためにオフィスに出社する必要があります。
電子保存であれば、自宅や外出先などからでも閲覧が可能になるため、在宅勤務やモバイルワーク、サテライトオフィスでの勤務も実現しやすくなるでしょう。
スペースの節約
紙保存はオフィスの一角に保存場所を確保する必要が生じますが、電子文書ならすべてクラウドストレージやシステム上に保存されるため、オフィススペースの節約が可能です。
環境への配慮
紙の生産には多くの資源が必要であり、紙の大量消費は森林破壊や炭素排出拡大などの環境問題を引き起こします。
電子保存にすることで紙の使用を減らせるため、環境に配慮した業務が可能です。
電子保存をするための要件
電子取引でやりとりしたデータを電子保存するための要件としては、「真実性の確保」と「可視性の確保」が必要です。
保存期間は7年で、紙文書の保存期間と変わりません。
ただし、欠損金の繰越控除を受ける場合は最長10年間の保存が必要です。
「真実性の確保」と「可視性の確保」について詳しくは、「電子帳簿保存法における電子取引とは？概要や保存要件を解説」をご覧ください。
また、電子データの保存形式はPDF形式が一般的ですが、画像ファイル（JPG形式やPNG形式）でも問題ありません。
ECサイトでWeb上に表示された領収書などは、画像ファイルで保存したほうが効率的です。
WordやExcelといった簡単に編集ができる形式は、改変リスクがあるため避けたほうがよいでしょう。
紙保存廃止に対応するための注意点
紙保存廃止に伴い、電子保存に移行する際に注意すべき点について解説します。
電子保存要件の把握
電子保存の要件を把握し、遵守します。
適切なシステムの導入
電子保存を可能にする適切なシステムを導入する必要があります。
セキュリティ面やデータ保管の方法、データの管理などが自社に適していることが重要です。
新体制への周知を徹底
電子保存への移行手順について従業員に対して周知します。
情報の取り扱い方法だけでなく、セキュリティリスクやセキュリティ対策などについても周知し、電子保存を網羅的に正しく理解させます。
システム活用の教育
新しいシステムや法対応用に改修された既存システムを問題なく操作できるよう、オンボーディングやマニュアル整備を徹底します。
電子保存に移行するためのポイント
紙保存から電子保存へスムーズに移行するには、いくつかのポイントがあります。具体的には次のとおりです。
ペーパーレス化に合わせた業務への対応
経理業務が紙から電子データに移行することでペーパーレス化は必須となります。
それに合わせて業務内容もデジタル化やシステム化する必要があるため、迅速な対応が欠かせません。
例えば、電子データでの請求書のやりとり、社内での領収書管理などのフローはできるだけ早めに決めておくことが必要です。
保存場所や管理方法のルール化
電子データの分類方法や保管方法、閲覧制限などを明確にし、情報管理をスムーズに行うためのルールを策定します。
内部統制にもかかわる部分なので厳格なルールと徹底した運用が必須です。
紙保存廃止に対応するには電子保存対応システムの迅速な習得が必須
2022年12月に公表された「令和5年税制改正の大綱」により、電子取引でやりとりした電子データについては、期間の制限なく紙保存が認められるようになる見込みです。
ただし、一定の要件をすべて満たさなくてはならないため、基本的には2024年1月1日より電子保存ができる環境をつくっておくことが重要です。
電子保存への対応では、保存要件の把握や従業員教育の徹底も重要ですが、新たな電子帳簿保存制度に対応したシステムの導入または既存システムの改修も欠かせません。
新たなシステム、もしくは改修した既存システムに慣れるには相応の時間を要するため、できるだけ早めに導入や改修の検討に入ることをおすすめします。
新たなシステムの操作に慣れる手段としては、マニュアルの整備や社内研修などが挙げられます。
しかし、マニュアルの作成や社内研修の準備に時間がかかることが難点です。そのような場合に、Webシステム上に操作ガイドや入力ルールを表示できる「テックタッチ」なら、手間なくスムーズな操作の支援が可能です。
「テックタッチ」は、システム画面上の任意の場所にヒントや説明を設置することで、操作の悩みや迷いを低減する、誤った入力を未然に防止するといった使い方が可能で、スムーズな業務遂行に大きく貢献します。
操作方法の教育にかける時間と手間を大幅に削減して、法改正や新システム導入にも迅速に対応可能です。
また、システムへの入力作業が多い経理業務おける入力ミスを未然に防止、削減できるというメリットもあります。
紙保存の廃止に伴う電子保存への移行を検討中の場合は、「テックタッチ」の活用をぜひご検討ください。
