企業内にはさまざまな部署がありますが、会計や人事などのバックオフィス部門の業務は、それぞれ独立しており連携していないことがあります。
しかし、バックオフィス部門は「ヒト・モノ・カネ・情報」にかかわる重要業務を担っており、部門間の連携が必要なことも多いです。
そのため、各業務が独立していることは効率的ではありません。
そこで活躍するのが、情報を一元管理するERPです。本記事では、ERPの意味や特徴、選び方や導入における準備などを紹介します。
ERPの意味や特徴
まず、ERPの意味や特徴を説明します。
ERPの意味
ERPとはEnterprise Resource Planningの略称で、日本語では「企業資源計画」と訳され、統合基幹業務システム、ERPシステム、ERPパッケージ、業務統合パッケージなどと呼ばれています。
ERPは、経営の重要資源である「ヒト・モノ・カネ・情報」を一元的に管理し、有効活用する考え方を意味します。
具体的には、企業の基幹業務を統合することで、情報を一元管理し業務の効率化を図ります。
基幹業務には以下のようなものがあります。
- 会計業務
- 人事業務
- 生産業務
- 物流業務
- 販売業務
基幹システムとの違いや特徴
基幹システムとは基幹業務を支援するシステムのことで、以下のようなものがあります。個々のシステムはそれぞれ単独で管理されています。
- 会計管理システム
- 販売管理ステム
- 在庫購買管理システム
- 生産管理システム
- 人事給与管理システム
基幹システムとERPシステムは類似の領域をカバーするように見えますが、ERPはこれら基幹システムを統合したものを指しています。
基幹システムは業務ごとに独立していることが多く、データを他部署とやりとりする際にはシステム間の連携が必要です。
基幹システムを統合したERPであれば、一元管理が可能となり、データをやりとりする手間を省略することが可能です。
例えば、人事・販売・会計部門にまたがる業務を処理する際には、基幹システムの場合、人事給与管理システム、販売管理システム、会計管理システムのそれぞれのシステムにデータを入力する必要があります。
各部門間でのデータの受け渡しに手間が生じ、転記の際に入力ミスが起こる可能性もあります。
ERPであれば、各部門のシステムが連携しているため、業務効率化と入力ミス低減を図ることが可能です。
また、データ受け渡しの手間が省けることからリアルタイムでの経営状況把握ができます。
経営陣は迅速に最適な経営判断ができ、データに基づいた的確な経営分析や経営戦略の構築も可能となります。
ERPの種類
ERPを導入形態別で見ると、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。
それぞれの特徴を紹介します。
オンプレミス型
サーバーやネットワークなどのITインフラを一から設定する方法です。
システムの導入から運用までを自社で行うことで、自社業務に合わせたシステムを構築することが可能です。
強固なセキュリティ環境で使用できるほか、既存のシステムを有効活用できます。
しかし、クラウド型に比べ導入にかかる初期コストが大きくなり、導入から稼働までの期間もかかります。
また、設定をすべて自社で行うことから構築・運用に必要となるIT人員を確保しなくてはいけません。
クラウド型
ベンダーからオンラインで提供されているパッケージ型システムです。
自社でサーバーやネットワークなどのITインフラやソフトウェアを持たなくても、インターネットを介してシステムの利用が可能です。
通常、容量は必要な分量に限定でき、複数の選択肢から最適な利用プランを選択できます。
ITインフラが不要で、必要分だけ利用できるため低コストかつ迅速な導入が可能です。
また、システムの運用・管理はベンダーに任せることが可能です。
ただし、インターネット上でデータを管理するため、利用する側はセキュリティ意識を高く持たなければなりません。また、オンプレミス型に比べカスタマイズ性は低いです。
※システム導入のプロセスやポイントについて詳しくは、「システム導入を成功に導くプロセスとは？押さえておきたいポイントを紹介」をご覧ください。
ERPの選び方のポイント
さまざまな企業から、それぞれ特色を持ったERPが提供されています。
そのなかから自社で導入するERPを選ぶ際、どのようなポイントに注意すべきかを紹介しましょう。
自社業務と適合しているか
自社業務に適合しているか、必要としている機能を備えているかは重要な選定ポイントです。
また、自社の既存システムとの相性も重要です。既存システムとの連携は可能か、不可能な場合はデータ移行のしやすさを確認しましょう。
適合性を見る際には、カスタマイズ性の確認も必要です。
導入後に必要となる機能は増えていくと考えられるため、それに柔軟に対応できるシステムでなければいけません。
例えば、定期的な組織編成がある企業では、大規模な組織変更に対応できるカスタマイズ性が必須となるでしょう。
システムの使いやすさ、定着のしやすさ
現場社員がスムーズに対応できる、使いやすいシステムである必要があります。
ITスキルレベルは社員によって異なるので、ITスキルの高低にかかわらず扱いやすいシステムを選びます。
導入時や保守運用時などにおいてサポート体制が充実していると、トラブル時にも円滑な対応ができるでしょう。
導入実績や導入事例の確認も重要です。
導入実績の豊富さは選ばれるシステムであるかを測る目安になります。
また、同業他社や自社の企業規模に近い企業の導入実績を見ることで、自社で導入したときの状況をイメージしやすくなります。
コストが適切か
自社業務に適合し、使いやすいシステムであっても、コストが高すぎては導入は難しいでしょう。
求める機能をすべて備えているERPを選ぶのもよいですが、その場合高コストになる可能性があります。
おすすめは、コストを見ながら優先度の高い機能を精査することです。
必要に応じて、複数のERPを相見積もりすることも有効です。
コストを見極める際は、導入コストだけでなく、ランニングコストも考慮しましょう。
ERPにおける課題、導入のための準備や注意点
選び方のポイントを踏まえ、ERP導入に備えておくべき準備について紹介します。
ERPにおける課題
ERPは大変便利なものですが、国内外含め多くのシステムが提供されており、そのなかから自社に適したシステムを選ぶことは非常に困難です。
システムによって特徴は異なり、導入・保守にも大きなコストがかかるので、ERPの選定は、十分に注意を払って行わねばなりません。
また、適切な機能を備えたERPを導入したとしても、その後の運用体制が整っていなければ、定着させることが困難となります。
そのため、次に紹介する準備や注意点が重要になります。
導入のための準備や注意点
ERP導入において、準備しておくことや注意点を紹介します。
自社課題や求める機能の整理
「便利なものだから」という理由だけで導入を進めてしまうと、導入すること自体が目的となり、業務の改善へとつなげられません。
業務をよく知る現場社員の観点で、自社業務の課題特定や改善点の抽出をし、どのような目的でERP導入をするかを決めます。
それによってERPに求める機能が明確になり、「ERPの選び方のポイント」で紹介した自社業務との適合性を考えることにもつながります。
ERPの導入体制を整備する
導入後も円滑な運用をしていくためには、導入前からバージョンアップ、カスタマイズ、トラブル対応などに適宜対応できるよう準備しておく必要があります。
このとき、システム部門だけで対応しようとすると、現場社員の意見と乖離した使いにくい体制になる可能性があります。
現場の声もすくいあげるほか、さまざまな立場、部門の選抜メンバーで導入を推進するとよいでしょう。
導入後は柔軟な運用を前提とする
企業をとりまく社会環境は、税制や労務関連の法令改正から、新技術による生産・勤務形態のイノベーションまで、そのときどきで変化します。
どのような変化にも迅速に対応できるよう、ERPをカスタマイズできる運用方法を考えておく必要があります。
サポート体制の整備や社会情勢に応じたカスタマイズを施し、導入後も運用に支障をきたさないよう備えましょう。
環境変化の一例を挙げると、業務に大きな影響を与える税制改正として近年注目されているのが、電子帳簿保存法です。
詳しくは、「電子帳簿保存法が2022年に改正！請求書業務の変化と対応を紹介」をご覧ください。
なお、導入後に従業員がシステムを使いこなせるようサポートすることも重要です。丁寧なオンボーディングやマニュアル整備、もしくはシステムそのものにガイドを表示するなどの方法があります。
操作ガイドやツールチップなどをシステムに表示させることは、マニュアルを見なくても操作に迷うことなくシステムを使いこなすことができ、注目を集めています。
このようなシステムの定着化をサポートするサービスを「デジタルアダプションプラットフォーム」と呼びます。
デジタルアダプションプラットフォームについて詳しくは、「デジタルアダプションプラットフォームとは？そのメリットと導入時の注意点」をご覧ください。
有用なERPを導入し、業務の効率化を行おう
ERPは業務効率化を進め、迅速な経営判断を下すために役立つシステムです。
さまざまなERP製品が提供されており、そのなかから自社に適したシステムを見つけることは簡単ではないかもしれません。
しかし、選択時に注意すべきポイントを知り、導入後の運営体制について準備を万全にすることで、導入成功へ導くことが可能です。
業務効率化や迅速な経営判断につながるERP導入を検討しましょう。
ERPの重要なポイントとして「使いやすさ」「定着しやすさ」を紹介しました。
ERPの導入や運用の推進には、WEBシステムの定着をサポートする「テックタッチ」がおすすめです。
「テックタッチ」は、WEBシステム画面上にリアルタイムで動く操作ガイドや、説明・ヒントを表示するためのツールチップをノーコードで作成できます。
これらの機能により、従業員がERPを操作するときの誤入力や入力漏れを防止することができ、ERPの効果を発揮することに大きく寄与します。
また、システム管理者への問い合わせも減らすことができるため、業務効率化にも繋がります。
