企業経営の基本となる、ヒト・モノ・カネにかかわる情報を一元管理し、効率化や生産性向上を目指すための業務システムとして、ERPを導入する企業が増加しています。
また、テレワークの導入やBCP対策、運用コストの軽減などを目的として、ERPのクラウド化を進める企業も少なくありません。
今回は、クラウドERPの概要や種類、特徴や導入のメリット・デメリットを見たうえで、選択のポイントをお伝えします。
クラウドERPとは？
ERPとは、Enterprise Resources Planningの略称で、「営業販売管理」「財務・経理・会計」「生産管理」「倉庫・物流管理」といった企業の基幹業務を総合的にサポートする業務システムを指します。
このうち、クラウド環境で利用が可能な業務システムをクラウドERPといいます。
※ERPの概要については「ERPとは？選び方や導入に備え準備しておくべきことを紹介」をご覧ください。
オンプレミスERPとの違い
クラウドERPとオンプレミスERPの最大の違いは、システムをどこに設置するかにあります。
自社内のサーバーにシステムを設置して利用するのがオンプレミスERPで、クラウド環境にあるシステムに外部からアクセスして利用するのがクラウドERPです。
オンプレミスERPは、自社内にシステムを設置するため、カスタマイズの自由度が高いのが特徴です。
その半面、運用やメンテナンスを自社で行う手間がかかります。クラウド環境にあるクラウドERPは、バージョンアップやメンテナンスなどをベンダーに任せられるケースが多いです。
テレワークを導入する企業が増加したことで、インターネット環境があればどこでも利用できるクラウドERPが注目されています。
クラウドERPの種類と特徴
クラウドERPには大きく分けて3つの種類があり、それぞれ特徴が異なります。それぞれの概要と特徴について見ていきましょう。
パブリックタイプ
パブリックタイプとは、ベンダーが提供するERPをインターネット経由で利用するタイプです。
カスタマイズの自由度は低くなりますが、契約後はすぐに運用を開始でき、サーバー保守や運用管理をベンダーに任せられるのが大きな特徴といえます。料金形態は、定額もしくは利用量に応じて支払うサブスクリプションサービスが一般的です。
プライベートタイプ
プライベートタイプとは、自社が使用していたシステムもしくは新たに導入したERPをデータセンターに設置し、専用の開発環境・インフラを利用して利用するタイプです。
既存システムをそのまま使え、カスタマイズの自由度も高いものの、システムの運用やメンテナンスは基本的に自社で行う必要があります。料金形態はパブリックタイプ同様、定額もしくは利用量に応じて支払うサブスクリプションサービスが一般的です。
ハイブリッドタイプ
ハイブリッドタイプとは、パブリックタイプとプライベートタイプを組み合わせて利用する、もしくはオンプレミスとクラウドの両方を組み合わせて利用するタイプです。
機密性の高い情報管理やカスタマイズが必要なシステムについてはプライベートタイプもしくはオンプレミスを利用し、それ以外はパブリックタイプもしくはクラウドを利用するといった使い分けをします。それぞれのタイプのメリットを生かした利用ができる半面、機能の一部は外部から使えない、管理の手間が増えるといったデメリットもあります。
クラウドERP導入のメリット・デメリット
クラウドERPを導入することで、これまでのオンプレミスERPに比べどのような変化が期待できるのでしょう。ここでは、クラウドERPの主なメリット・デメリットを解説します。
クラウドERP導入のメリット
業務効率化につながる
オフィス以外の場所から業務システムにリアルタイムでアクセスできるため、業務のスピードが上がります。
支社・支店数の多い企業でも即時にで情報共有ができるようになることから、伝達ミスの軽減や業務効率化が実現します。
コスト削減につながる
パブリックタイプの場合、システム導入にかかる初期コストや、自社でサーバーを用意するコストがかかりません。
サーバー保守や運用管理もベンダーに任せられるため、IT人材の雇用や育成にかかるコストの削減が可能です。
プライベートタイプの場合も、自社でサーバー運用をするコストは削減できます。
多様な働き方に対応できる
クラウドERPであれば、オフィス以外の場所から業務システムにアクセス可能です。
柔軟性や拡張性が高まる
必要に応じてシステムの拡張・縮小が柔軟に行えます。
企業規模の拡大といった場合、社内でのサーバーや設備拡充のための手間やコストを抑えられます。
BCP対策につながる
企業の主なデータをオフィス以外の場所から管理できるようになることで、万が一の際、業務の早期復旧やデータ消失リスクの低減につながります。
クラウドERP導入のデメリット
セキュリティ意識の向上が求められる
社外から業務データにアクセスできることは、業務効率上ではメリットになりますが、その反面、セキュリティ上のリスクが高まります。
移動中の電車内やカフェなどで仕事をする際には、むやみに機密情報を閲覧しない、デバイスの紛失に備える、OSのアップデートを怠らないなど、従業員一人ひとりのセキュリティ意識を高く持たなければいけません。
インターネット環境がなければ利用できない
インターネット環境が整備されていない場所ではクラウドERPの利用ができないため、仕事先でインターネットに接続できない場合は業務が滞ってしまうリスクがあります。
ベンダーの選択が導入の成否にかかわる
例えば、システム障害が発生した際に「連絡手段がメールのみ」「サポートが24時間体制ではない」といったベンダーを選択してしまうと、システム障害が発生した場合にすぐに対応してもらえず、復旧までに時間がかかる場合もあります。
また、ベンダーによってサービスの内容が異なるため、自社に適切なベンダーを選択しなかった場合にトラブルが増加する可能性もあります。
クラウドERP選択時のポイント
クラウドERPを導入する際、何を基準に導入システムを選択すればよいか、また導入前に準備しておくべきことを解説します。
クラウドERP選択時のポイント
自社の業務に必要な機能が搭載されているか
まず、自社の業務プロセスを可視化して課題点を見つけ出し、クラウドERPがその解決策になるかどうかを検討します。
そのうえで、自社に必要な機能を搭載しているクラウドERPを選択しましょう。
どこまでカスタマイズが可能か
自社が求める最適なクラウドERPがない場合は、カスタマイズによって近づけることができるかを検討します。
候補のクラウドERPについて、カスタマイズが可能かどうかの事前確認が重要です。
システムのカスタマイズ性を判断する際は、自社の業務フローをシステムに合わせて変更する姿勢も持つと選択の幅が広がります。
サポート体制や無料トライアルの有無を確認する
機能上は自社に最適なクラウドERPが見つかっても、サポート体制が整備されていなければ、万が一の際にトラブルにつながるリスクが高まります。
そのため、サポート体制の確認は重要です。また、実際に使ってみて操作性や機能性を確認するために、無料トライアル期間を設けているベンダーを選択するのもよいでしょう。
クラウドERP導入前に準備しておくべきこと
デジタル化の推進
業務の多くが紙ベースで行われていると、クラウドERPのメリットを生かせません。
そのため、ペーパーレス化やデジタル化を進めておく必要があります。
社員のトレーニングを実施
導入後に社員がスムーズに利用できるよう、勉強会を実施して操作方法に関するトレーニングを進めます。
操作方法だけでなく、スムーズにシステムを使いこなす方法を伝え、システムが現場で定着する状態を目指しましょう。
システムが定着していることを「デジタルアダプション」といいます。
DX促進が必要とされるなか、デジタルアダプションが重視されています。
クラウドERPの導入と同時に、デジタルアダプションを推進する「デジタルアダプションプラットフォーム」の導入も検討することをおすすめします。
※デジタルアダプションプラットフォームについて詳しくは、「デジタルアダプションプラットフォームとは？ そのメリットと導入時の注意点」をご覧ください。
プロジェクト全体の管理を徹底する
導入当初はさまざまなトラブルや不具合が起きる可能性があることも想定し、事前にプロジェクトチームを結成して問題に対処できる体制を整備します。
責任の所在を明確にしておくことで、万が一の際にもすぐに対応ができるでしょう。
クラウドERPのスムーズな導入にはDAPの活用がおすすめ
インターネット環境さえあれば、どこからでもアクセス可能なクラウドERP。
業務効率化や生産性向上はもちろん、ERP導入・運用の手間やコスト削減にも大きな効果を発揮します。
しかし、新たなシステムを導入するときは、社員へのトレーニング実施が大きな課題です。
業務効率化やコスト削減につなげられるクラウドERPであっても、速やかに利用でき、定着した状態にしなければメリットを生かせません。
そこでおすすめなのが、デジタルアダプションプラットフォームです。
テックタッチ社の提供する「テックタッチ」は、システムの画面上で、リアルタイムで動く操作ガイドやヒントとなるツールチップを表示が可能です。
従業員はシステムを操作しながら正しい操作手順や入力ルールに則ってシステムを活用できます。
それにより、従業員からの問い合わせを削減することができ、コスト削減や生産性向上・業務効率化につながります。
また、「テックタッチ」のガイドやツールチップはノーコードで作成可能なため、システムのマニュアル作成やオンボーディングの負担を軽減する効果もあり、企業側の導入・管理負担を大幅に軽減できるでしょう。
クラウドERP導入を検討の際は、あわせて「テックタッチ」の導入もおすすめします。
