業務の効率化やトラブル防止のために、システムの操作方法を明確に伝える「システムマニュアル」は欠かせません。しかし、わかりにくいマニュアルでは、かえって混乱を招き業務の停滞を引き起こすおそれがあります。適切なマニュアルを作成するには、ユーザーの視点を考慮し、わかりやすい構成や表現の工夫が大切です。
本記事では、システムマニュアルの基本的な役割や作成のポイント、具体的な手順について解説します。
また、記事の後半ではシステムマニュアルに代わるガイドとしておすすめな「テックタッチ」についても紹介します。
システムマニュアルとは？
システムマニュアルとは、特定のシステムの操作方法や設定手順を記載した文書であり、ユーザーが適切にシステムを利用できるようにするためのガイドラインです。
一般的に、画面の説明や操作手順、エラー発生時の対応策などが含まれており、業務効率を向上させる役割を果たします。
近年、企業や組織におけるIT化が加速するなかで、さまざまなシステムの導入が進んでおり、それに併せてシステムマニュアルの重要性が一層高まっています。特に、クラウドサービスや業務システムの活用が増える中、ITに不慣れなユーザーでも迷わず操作できるような分かりやすいマニュアルの需要が高い状況です。
また、システムマニュアルは新入社員や異動者の教育ツールとしても活用されるため、業務の標準化や属人化の防止にも貢献します。適切なマニュアルを整備すれば、システムの導入効果を最大限に引き出し、業務のスムーズな運用を実現できます。
システムマニュアルの作り方
システムマニュアルの作り方はおもに以下の手順となるのが一般的です。
ここでは、下記の手順について解説します。
step1:読み手を明確にする
システムマニュアルを作成する際、最初に行うべきなのは「読み手を明確にする」作業です。読み手を明確にする作業は、マニュアルの表現レベルを統一し、ユーザーにとって理解しやすい内容にするために欠かせません。
システムを利用する人の知識レベルや業務経験はさまざまであり、誰がマニュアルを読むのかを把握し、それに合わせた表現を選ぶ心がけが大切です。
読み手に合わせたマニュアル作成の方針の例は以下の通りです。
| 対象 | 方針 |
|---|---|
| システムに精通した従業員 | 専門用語を用いた詳細な技術解説 |
| 部署外の社員・新入社員 | 専門用語の説明を加えたり、図解やスクリーンショットを多用したりしてわかりやすさを追求する |
上記のように、誰がマニュアルを利用するのかを明確にし、それに合わせた方針を策定すると、よりわかりやすいマニュアルが作成できます。
step2:マニュアル全体の構成を決定する
実際にマニュアル作成に取り掛かる際には、まず全体の構成を決定するようにしましょう。
わかりやすいマニュアルには一定の流れがあり、一般的には 以下のような「概要 → 目次 → 内容」 という順序で整理されます。
| 【システムマニュアルの基本的な構成例】 |
|---|
| 1.概要 ・マニュアルの目的や対象者を説明 ・システムの基本情報（名称、用途、特徴）を記載2.目次 ・各章のタイトルを一覧化する3.内容 ・基本操作 ・用語説明 ・トラブルシューティング ・FAQ など |
上記のように全体の流れを決めてから執筆を進めると、ユーザーが必要な情報をすぐに見つけられるわかりやすいマニュアルを作成できます。
step3:概要や各見出しの説明を記載する
システムマニュアルを作成する際には、概要や各見出しの説明を適切な記載が大切で、そのためには使用するキーワードやフレーズを洗い出しておく必要があります。また、システムマニュアルは 操作中にも参照される場合が多いため、長すぎる説明や複雑な文章は避けて簡潔な表現を心がけるようにしましょう。
さらに、見出しは操作の順番通りに記載し、数値を使える部分は数値で表すのも有効な手法です。キーワードを整理し、簡潔な表現を心がけ手順に沿った説明を行えば、実用性の高いシステムマニュアルを作成できます。
step4:Q&Aを追加する
システムマニュアルに Q&A（よくある質問と回答） を追加すると、ユーザーが疑問を素早く解決できる環境を整えられます。
システムを使用する際、ユーザーはさまざまな疑問や問題に直面する場合があるため、あらかじめ想定される疑問やトラブルをQ&A形式で記載しておくと、すぐに解決策を見つけられるでしょう。
また、サポート窓口への負担も軽減できるため、企業全体の生産性向上にもつながります。システムマニュアルを作成する際には、Q&Aを充実させるのを意識し、ユーザーにとって実用的な情報を提供しましょう。
step5:緊急連絡先を記載する
システムマニュアルには、想定外のトラブルが発生したときに備えて緊急連絡先を明記しておく必要があります。システムの障害や不具合、重大なエラーが発生した場合、自力で解決するのが難しいケースもあるため、システム管理者やサポート窓口の連絡先を明記し、迅速に対応できる体制を整えておくと安心です。
想定外のトラブルに備えるためにも、マニュアルには必ず緊急連絡先を記載し、ユーザーが困ったときにすぐに頼れる環境を整えましょう。
システムマニュアルを作成するためのコツ
システムマニュアルを作成するためのコツは以下の通りです。
ここでは、下記のコツについて解説します。
検索のしやすさを意識する
システムマニュアルを作成する際には、マニュアル内の検索のしやすさを意識するようにしましょう。検索性を高めると、ユーザーが知りたい情報に素早くたどり着けるようになり、業務の効率向上やストレスの軽減につながります。
マニュアル内の検索性を高めるのに効果的な施策は以下の通りです。
| 効果的な施策 |
|---|
| ・目次を明確にする ・見出しや項目ごとに一貫性を持たせる ・索引や検索機能を活用する ・シンプルなレイアウトを意識する など |
上記の施策を実施すれば、短時間で必要な情報を見つけられ、業務の円滑な進行が可能になるでしょう。
使用方法は網羅的に段階的に解説する
システムマニュアルを作成する際には、操作方法を網羅的かつ段階的に解説するようにしましょう。
ユーザーがスムーズに操作を進められるようにするためには、「操作前」「操作中」「操作後」の3段階に分けて説明すると、よりわかりやすいマニュアルになります。
| 段階 | 例 |
|---|---|
| 操作前 | ・システムにログインする
・必要な権限を確認する ・アカウント作成に必要な情報を用意する |
| 操作中 | ・「アカウント作成」メニューを開く
・必要な情報を入力する ・「登録」ボタンをクリックする |
| 操作後 | ・作成したアカウントが正しく登録されているか確認する
・ログインテストを行う ・登録完了の通知が送信されているか確認する |
上記のように操作前の準備から完了後の確認までを明確にすれば、ユーザーが迷わず作業を進められるようになります。また、マニュアルの説明が抜け落ちるのを防ぐために、4W1H（What, When, Where, How） の視点を取り入れるのも効果的です。
4W1Hを意識して記載すれば、操作手順が抜け漏れなく整理され、ユーザーがスムーズに作業を進められるようになります。マニュアルは、操作の流れを意識しながら網羅的に解説すれば、ユーザーが適切にシステムを利用し、業務の円滑な進行を実現できます。
起こりうる課題は事前にメモ書きする
日常の業務中からシステム利用時に起きる可能性の高い事象についてメモを取っておくと、マニュアル作成に役立ちます。事前に考えられる課題をリストアップし、それをマニュアルの内容に反映させるように作成すれば、より使い勝手のよいマニュアルとなります。
マニュアルは単なる手順書ではなく、ユーザーが円滑にシステムを活用できるようサポートするツールであるため、適切に解決策を提供できるマニュアルにする心がけが大切です。
イラストを利用して視覚的にわかりやすくする
マニュアルは、テキストだけでなくイラストや図を活用した内容にすると視覚的にもわかりやすいものとなります。特に、操作手順を説明する際には、文章だけでは伝わりにくい場合があり、適切な画像や図解を取り入れると、ユーザーの理解を促進できます。
効果的なイラストの活用方法の例は以下の通りです。
| 効果的なイラストの活用方法の例 |
|---|
| スクリーンショットを適切に挿入する アイコンや色も活用する 操作の流れを図式化したフローチャートや手順図を取り入れる など |
テキストだけでは伝わりにくい情報をイラストや視覚的要素を活用して補うと、よりわかりやすく、実用的なマニュアルを作成できます。
操作の目的を明記する
システムマニュアルを作成する際には、各操作の目的を明記する必要があります。目的が明確であれば、ユーザーは「なぜこの操作が必要なのか」を理解しながら作業を進められるため、単に指示通りに動くだけでなく、適切な判断をしながら操作できるようになります。
例えば、データのバックアップを行う際に、「システム障害時に復元できるようにするため」と明記されていれば、操作の重要性を理解しやすくなるでしょう。また、重要な目的は、文章の冒頭で伝えたり、太字で強調したりすると視認性が高まります。
さらに、「この設定を間違えると、データが正しく保存されない可能性があります」といった注意喚起も、目的を明確にしたうえで記載すれば、ユーザーの理解を深められます。
システムマニュアルは、操作の目的を明記すると、全体の流れを把握しやすくなり、業務の効率化やトラブル対応の向上にもつながるため、マニュアル内に記載するようにしましょう。
≫≫ マニュアルの作り方で押さえるべき5つのコツと手順を公開！ツールの選び方も解説
ツール利用でマニュアル作成を効率化
システムマニュアルの作成には多くの手間がかかるため、ツールを活用して効率よく作成するのがおすすめです。マニュアル作成ツールを利用すると、テンプレートを使ったフォーマットの統一や作業説明の自動入力などの機能を活用でき、短時間で分かりやすいマニュアルを作成できます。
ツールを利用するおもなメリットは以下の通りです。
| ツールを利用するおもなメリット |
|---|
| マニュアル全体のレイアウトを統一した一貫性のある構成で作成しやすくなる 見出しや項目ごとにあらかじめフォーマットが決まっているため、入力の手間が省け、作業時間を短縮できる 修正や更新が発生した際も、簡単に画像や動画を追加・編集できるため、最新の情報を迅速に反映できる など |
また、作成したマニュアルをクラウド上で管理できるツールを活用すると、社内での共有もスムーズに行えます。リンクを共有するだけで最新のマニュアルを確認でき、紙の資料を配布したり、都度ファイルを更新して送信したりする手間が省けます。
ツールを活用すれば、マニュアルの作成だけでなく、更新・共有までを効率化できるため、適切なツールの導入を検討するとよいでしょう。
≫≫ マニュアルをWeb化するメリットとは？成功に導く３つのポイントも解説
≫≫ マニュアル作成ツールとは？種類や機能、選び方のポイントを解説
システムマニュアルを効率的に作成できるツール
システムマニュアルを効率的に作成できるツールでおすすめなのが以下のツールです。
ここでは、下記のツールについて解説します。
Microsoft Officeソフト
システムマニュアルを作成する際に、Microsoft Officeソフトを活用する方法は、コストをかけずにすぐに始められる点でメリットがあります。特に、多くの企業で導入されている Word、Excel、PowerPoint などは、既存の環境で利用できるため、すぐにマニュアル作成に取りかかれます。
また、操作に慣れているユーザーが多いため、学習コストがほとんどかからず、作成・編集がスムーズに行えるのも利点です。一方で、Microsoft Officeソフトを使ったマニュアル作成の場合、個別のファイルとして保存されるため最新版がどれなのか分かりにくくなり、一元管理しにくいデメリットもあります。
さらに、Microsoft Officeソフトはファイルを手動で更新する必要があり、古いバージョンとの違いを把握しづらくなるため、バージョン管理の手間がかかるのもデメリットの一つです。
Microsoft Officeソフトは、手軽に利用できる一方で、長期的な運用を考えると管理の手間が増える可能性があるため、規模や運用体制に応じた適切な運用方法の検討が大切です。
マニュアル作成ツール
システムマニュアルを効率的に作成する方法の一つとして、マニュアル作成ツールを活用する方法があります。
マニュアル作成ツールを利用するメリットは以下の通りです。
| メリット | 概要 |
|---|---|
| 一元管理ができ、バージョンの更新も容易 | 常に最新の情報がクラウド上に保存され、変更履歴も自動で記録されるため、誤ったバージョンのマニュアルを使用してしまうリスクを軽減できる |
| データ量が大きくなっても管理しやすい | マニュアル作成ツールの多くはクラウドベースで運用されるため、ストレージ容量を気にせずに大量のコンテンツを保存できる |
| 多言語マニュアル対応や閲覧権限の管理が可能 | ・翻訳機能や多言語対応のテンプレートを活用して、簡単に複数の言語でマニュアルを作成できる
・閲覧権限を細かく設定できるため、不要な情報へのアクセス制限も可能 |
一方で、専用のツールを導入するためのコストがかかるという点は、デメリットとして考慮する必要があります。特に、小規模な企業や個人事業主にとっては、導入コストや月額料金が負担になる場合もあるため、無料プランやトライアル期間を活用して導入の可否を検討するようにしましょう。
マニュアル作成ツールは、効率的な管理と運用を実現し、マニュアルの質を向上させる点で非常に優れた選択肢ですが、コスト面とのバランスを考えながら適切なツールを選ぶ必要があります。
Googleのテンプレートを使う
システムマニュアルを作成する際に、Googleのテンプレートを活用する方法は、簡単に作成でき、初期コストがかからない点で大きなメリットがあります。Google ドキュメントやスプレッドシート、スライドには、あらかじめ用意されたテンプレートがあり、マニュアルの構成を一から考える手間を省けます。
また、Googleのクラウド環境で管理できるため、リアルタイムでの共同編集や、リンク共有による社内配布がスムーズに行えるのも利点です。一方で、利用の際にはテンプレートの形式に合わせる必要があるため、内容によってはカスタマイズに手間がかかる場合があります。
また、データ量が増えるとストレージの制限によりコストが発生する可能性がある点も考慮しなければなりません。Googleのテンプレートは、初期コストがかからない点では魅力的ですが、テンプレートの制約やストレージコストの増加といった課題もあるため、作成するマニュアルの規模や運用方法を考慮しながらの活用が大切です。
≫≫ 【2025年】マニュアル作成ツール比較10選！選び方も含めて解説
マニュアル作成時に注意しておくべきこと
マニュアル作成時に注意すべきポイントは以下の通りです。
ここでは、下記のポイントについて解説します。
長文での解説はNG
システムマニュアルを作成する際には、長文での解説を避けるようにしましょう。
文章が長すぎると、ユーザーが必要な情報を素早く見つけられず、結果としてマニュアル自体を活用してもらえなくなる可能性があります。特に、業務の合間にマニュアルを確認するケースでは、短時間で必要な情報にアクセスできるかが重要なポイントになります。
マニュアルは、できるだけ短く簡潔に説明するのを意識し、視認性を高める工夫を取り入れるようにするのが作成時のポイントとなります。
作成や運用に時間やコストをかけずぎない
マニュアル作成は業務の一環として必要ですが、作成や運用に過度な時間やコストをかけすぎると、本来の業務に支障をきたす可能性があります。
ただ、システムマニュアルの作成や運用には、どうしても時間やコストがかかるものであるのも事実です。特に、システムの仕様変更や新機能の追加が頻繁に行われる場合、マニュアルの更新作業も増え、負担が大きくなります。
少しでも人的・経済的なコストカットを実現するためには、マニュアル作成ツールを利用するのがおすすめです。適切なツールを導入し、必要な部分だけを効率よく管理すれば、運用の負担を軽減しながら、実用的なマニュアルを維持できるでしょう。
そもそもマニュアルが読まれない可能性がある
システムマニュアルは、作成したとしてもユーザーが実際に読まない（利用しない）ケースがある点を考慮する必要があります。
マニュアルが適切に利用されない原因としては以下のようなものが挙げられます。
| マニュアルが適切に利用されない原因 |
|---|
| ・内容がわかりづらい ・わかる人に聞いたほうが早い ・探している情報が見つけにくい |
上記の原因を解消するために、簡潔な文章と視覚的な説明を組み合わせる・検索しやすい構成にする・Q&Aを充実させるなどの工夫を取り入れると、マニュアルが読まれずに放置される事態を防止できます。
また、マニュアル以外のガイドを作成するのも一つの解決策であり、その際に役立つのがユーザーのセルフオンボーディングを実現できる「テックタッチ」です。
テックタッチについては次項にて詳しく解説します。
画面上で課題解決できてマニュアルレスを促進するテックタッチ
マニュアルの弱点として挙げられるのが、操作方法を確認するために参照する際、画面から目を離して手を止める必要があり、その結果作業効率が低下する点です。また、マニュアルの作成には時間とコストがかかり、さらに作成したマニュアルが実際に利用されない可能性も少なくありません。
マニュアルが抱える課題を解決するのにおすすめなのが「テックタッチ」です。テックタッチは、システム上にナビゲーションやガイドを表示可能な支援ツールで、ユーザーが操作画面内で問題を解決できる環境を構築できます。
システム上のナビゲーション・ガイドにより、ユーザーはマニュアルを参照するために画面を切り替える必要がなくなり、作業の中断を最小限に抑えられます。また、ノーコードで改修・開発が可能なため、開発部門のリソースを割かずにビジネスサイドで完結できる点も魅力の一つです。
現在、テックタッチでは機能のさらなる詳しい解説や導入事例を掲載した資料を無料で提供しておりますので、ご興味のある方はぜひ以下のリンクからダウンロードしてみてください。
システムマニュアルの作り方のまとめ
システムマニュアルは、システムの操作手順を明確にし、ユーザーが迷わず業務を進められるようにするために欠かせないものです。特に、新しいシステムを導入した際や、社内での統一した業務フローを確立する上で、マニュアルは大きな役割を果たします。
一方で、作成や運用には多くの時間とコストがかかる課題もあり、それを解決するのにおすすめなのがノーコードで開発・改修が可能な「テックタッチ」です。
テックタッチなら、システム上にデジタルガイド・ツールチップを設置でき、ユーザーが必要なときに必要な情報をリアルタイムに参照してスムーズにシステムを操作可能です。
マニュアルが抱える課題を解決し、ユーザーの円滑なシステム利用を支援できます。
