業務効率化やトラブル防止のために欠かせないマニュアル。
しかし、作成には時間と手間がかかり、「どこから手を付ければ良いのかわからない」と感じる場合もあるでしょう。
本記事では、初心者でも効率的に取り組めるマニュアル作成の5つのコツと具体的な手順をわかりやすく解説します。
また、記事内ではユーザーのセルフオンボーディングを促進できるDAPツールの「テックタッチ」についても紹介します。
また、本記事を読み進める前に、マニュアル作成ツールの種類や選び方について「マニュアル作成ツールとは？種類や機能、選び方のポイントを解説」の記事で全体像を押さえておくと、より理解が深まります。
あわせて、システムマニュアルを作成する際の基本的な手順やコツについては「システムのマニュアルとは？作り方のコツや作成手順を解説」で基礎を固め、具体的なツール選定については「【2025年】マニュアル作成おすすめツール比較16選！選び方も含めて解説」の記事で最新情報を確認しておきましょう。
マニュアル作成における目的と役割
マニュアルとは、業務の方針から作業手順、ノウハウなど全体的なフローをまとめた資料です。なかには、「口頭説明や手書きメモだけで十分」と考えてしまう人も少なくありません。
しかし、ただの手順書とは違って、マニュアル作成には以下のような目的と役割が存在します。ここでは、マニュアル作成における目的と役割について解説します。
情報共有と脱属人化
マニュアル作成の目的に、情報共有と脱属人化の実現があげられます。マニュアルを作成すれば、個人の知識や経験といった情報を組織全体で共有でき、能力が高い人のスキルを組織に浸透させられます。
「この業務は◯◯さんに任せて」など能力の高いベテランに作業を任せきりにしていると、ノウハウが継承されず、担当者不在のときに作業が滞る課題が発生するのも事実です。それらを言葉や手順としてマニュアルに落とし込めば、スキルを体系化でき、新人教育などにも活かせるメリットがあります。
情報共有フローの確立によって、業務の脱属人化を実現するのがマニュアル作成における目的と役割のひとつです。
品質の安定化
マニュアル作成の役割に、品質の安定化があげられます。マニュアルで作業手順を均一化すれば、業務手順が自己流に偏らないため、各スタッフの対応品質を安定化させられるメリットがあります。
また、マニュアル作りのコツを押さえれば、誰でも作業できる環境を構築できるのもポイントです。わかりやすいマニュアルで誰でも作業ができれば、人員の増減も容易になるため、繁忙期だけ人を増やすといったリソース配分も効率的に行えるようになります。
業務の効率化
マニュアルを作成する目的に、業務の効率化があげられます。誰が見てもわかりやすいマニュアルがあれば、「◯◯はどうするんだろう？」と作業途中で手が止まってしまうような状況も防げます。
考えなくてよい状況を作り出せば、作業手順に迷う時間のロスを抑制し、業務効率を大幅に引き上げられるのがメリットです。
マニュアルの作成は誰が行うべきか？
多くの場合、マニュアル作成の担当者には業務に慣れた先輩社員が選ばれます。先輩社員は、豊富な経験と知識を活かし、業務の流れや注意点を的確に記載できるため、実用性の高いマニュアルを作成できる利点があります。
しかし、マニュアルを利用するのが新人社員の場合、先輩社員だけの目線で作成されたマニュアルだと、新人にとっては理解しづらい部分が発生する可能性があるのがデメリットです。
新入社員にもわかりやすいマニュアル作成のために、一部の企業では新人社員がマニュアル作成を担当するケースも見られます。新人が担当すれば、初心者の視点から必要な情報を網羅できるほか、実際の利用者目線に立ったわかりやすいマニュアルが作成できるメリットが得られます。
企業の状況に応じて、マニュアル作成に最適な担当者を選ぶのが大切でしょう。
マニュアルと手順書の3つの違い
マニュアルと手順書の違いは、おもに「目的」「役割」「情報量」にあります。
| 項目 | マニュアル | 手順書 |
|---|---|---|
| 目的 | 業務やシステム全体の理解を促す | 具体的な作業の進め方を詳細に示す |
| 役割 | 全体像の把握や知識の習得をサポートする | 作業の実行時に参考として利用 |
| 情報量 | 幅広い情報を網羅し包括的に記載 | 必要最低限の情報に絞り簡潔に記載 |
ここでは、下記の違いについて解説します。
1. 目的の違い
マニュアルの目的は、業務やシステムの全体像を理解させる点にあり、新しい業務やシステムに触れる際、全体的な流れや仕組みを把握するための指針として役立ちます。一方で、手順書の目的は特定の作業を効率的かつ正確に進めるための手引きとなる点にあり、作業を行う際に具体的な進め方を詳細に記載します。
マニュアルは包括的な理解を促すために作られ、手順書は実践的な作業をサポートするのが目的です。
2. 役割の違い
マニュアルの役割は、業務全体やシステムの概要を理解させる点に重点を置いており、新しい業務やシステムを導入する際、利用者がその全体像や目的を把握できるように設計されます。
一方、手順書の役割は、特定の作業や操作を実行する際に、具体的な手順を詳細に示す点にあります。例えば、特定のシステムの設定方法や機器の操作手順が手順書で解説される内容です。
マニュアルは業務の全体像を伝える「教育的な役割」を果たし、手順書は実務を効率的に進める「実用的な役割」を担います。
3. 情報量の違い
マニュアルと手順書は、取り扱う情報量においても大きく異なるのが特徴的です。マニュアルは業務やシステム全体を包括的に解説するため、広範囲にわたる情報を網羅的に記載します。
利用者が業務やシステム全体の理解を深められるように設計されており、新人社員の研修時や全体的な知識を得る際に役立つドキュメントといえます。一方、手順書は実務での利用を想定しており、特定の作業や操作を実行する際に必要な手順やポイントだけを記載し、簡潔で分かりやすい内容となるのが特徴です。
マニュアルは利用者の理解を促す「総合的なドキュメント」であり、手順書は特定の作業をサポートする「実務向けの簡潔なガイド」として作成されるため、取り扱う情報量の違いが生まれます。
マニュアル作成の5つの手順
わかりやすいマニュアルの作成に取り組むときは、いくつかの手順に沿って、ステップごとに対処するのをおすすめします。マニュアル作成の具体的な手順は以下の通りです。ここでは、マニュアルの作成手順を5つに分けて解説します。
何のためのマニュアルなのか目的を明確にする
はじめに、マニュアルを作成するときは「誰に」「何を」「どうやって」などの点を踏まえて目的を明確にする必要があります。目的とマニュアルがぶれていると、せっかくマニュアルを作成しても読まれずに放置され、効果を発揮しづらくなってしまうのも事実です。マニュアル作成には以下の内容が必要です。
| マニュアル作成に必要な内容 |
|---|
| ・誰のためのマニュアルか（ターゲットの選定） ・いつ、どこで、何をするのか（業務フローの解説） ・どのように業務を行うのか（作業手順の解説） |
ターゲットが誰かを明確にすれば、伝わりやすい表現でマニュアルを作りやすくなります。
例えば、新入社員や新規顧客がターゲットなら「専門用語を避ける（ツールチップなどで別途解説）」「基礎を踏まえたフロー」を取り入れたマニュアルづくりが重要です。その結果、読まれるマニュアルとして長く愛用されやすくなります。
記載情報の優先順位を立て整理する
マニュアルの目的を明確にしたら、どのような情報を順立てて説明すべきか、優先順位を整理します。その際は、自社の業務手順を詳細に把握したうえで、優先順位を整理することが大切です。
「どこまでのフローを行うのか」「どこが重要なのか」を把握すれば、重要なポイントを強調しやすくなり、分かりやすいマニュアルを作成しやすくなります。
その際は、判断分岐が起きるポイントで説明順序を整理するのも大切です。どのような対応をすべきか、優先順位を立てて整理すれば、流れるようなマニュアル対応を実現できます。
完成までの作成スケジュールを定める
マニュアルに記載する情報を整理したら、完成までの作成スケジュールを定めます。実際にマニュアルが必要なのはいつからかまとめましょう。その際は、「マニュアル内容を周知できる期間」も含めて完成スケジュールを考慮することが大切です。
例えば、既存業務の手順が変わる場合は、現場の混乱を防ぐために1ヶ月以上前から運用変更を周知する事例も多くなっています。
見出しなど大枠を先に作り上げる
マニュアルを作成するときは、各見出しなど骨組みを先に作り上げるのをおすすめします。全体構造が見えるようにマニュアルを作り上げれば、自然と書くべき内容が決まり、分かりやすいマニュアルを作りやすくなります。
マニュアルの目的・対象者・使用するツール・手順の流れなど大枠を設定して、それぞれの説明が混ざらないよう、各セクションごとにまとめて理解できる全体構造が理想的です。
読み手が理解しやすいように完成させる
マニュアルを作成するときは、読み手が理解しやすいように完成させることが重要です。
読みにくいマニュアルは敬遠につながり、「せっかく作成したマニュアルが読まれない」といった事例も珍しくありません。
読み手が理解しやすいように完成させるには、以下のポイントに着目する必要があります。
| 読み手が理解しやすくなるポイント |
|---|
| ・読み手を意識する ・シンプルで短い説明文 ・図表など視覚的にわかりやすい取り組み ・初心者もわかりやすい表現 ・具体的過ぎる説明を避ける |
例えば、「工場などの機械操作では写真や動画を交えた分かりやすい解説」も重要です。テキストだけではカバーできない内容も、写真や動画で視覚的に分かりやすい説明を加えれば、冗長的な表現を避けて読みやすいマニュアル作成につながります。
≫≫ マニュアル作成のメリットと課題、運用時のポイントを解説
マニュアル作成の5つのコツ
マニュアルを作るときは、どうすれば運用してもらえるかを深く掘り下げて制作する必要があります。「作成したマニュアルが活用されない」といった状況を生み出さないためにも、読み手に配慮した作り方が大切です。
ここでは、マニュアル作成で押さえるべき5つのコツについて解説します。
伝えたいことは明確に読み手の理解を最優先して書く
分かりやすいマニュアルを作るコツとして、「読み手の理解を最優先に書く」ことがもっとも重要です。読み手が理解できない内容では、マニュアルの存在意義がありません。
制作者の自己満足になってしまわないよう、客観的に理解してもらえる内容か、伝わりやすい内容かを考慮したうえでマニュアルを書く必要があります。
| 伝わりやすい内容のマニュアル作成 |
|---|
| ・誰のためのマニュアルか（ターゲットの選定） ・いつ、どこで、何をするのか（業務フローの解説） ・どのように業務を行うのか（作業手順の解説） |
上記を踏まえたうえで、誰が読んでも理解しやすいよう専門用語を避けるなど、読み手の理解を最優先する必要があります。
図や表を使ってわかりやすさにもこだわる
マニュアルを作る際は、図や表を使ってわかりやすさを高めるのも大切です。テキストだけではカバーしきれない面もあるため、実際の業務内容をイメージしやすいよう、図表を用いて説明をわかりやすくする必要があります。
例えば、作業の全体像が分かりやすいようにフローチャートを設けるのも、分かりやすいマニュアルを作るコツのひとつです。
内容が分かるようなテーマづくりを心がける
マニュアル作成で押さえるべきコツとして、テーマだけで内容が分かりやすい構成づくりも大切です。内容が一目で分かるようなタイトルや見出し、目次を設定すれば、読み手が求めている情報をすぐ見つけられます。
また、重要な部分を視覚的に強調すれば、目につきやすく、マニュアル内容を覚えてもらいやすいメリットもあります。
作って終わりにせず都度見直し更新する
わかりやすいマニュアルにするためには、作って終わりにせず、都度見直して更新する必要があります。情報共有を進めていくうちに、新たな「良いフロー」が出案となるケースも珍しくありません。良い案が出たらマニュアル対応に反映するなど、都度見直し更新します。
この際、注意すべきポイントが完成させたマニュアルの管理方法です。マニュアル内容を更新したとき、新旧のマニュアルが混同していると、読み手がどれを読めばよいのか混乱してしまいます。
古いものは破棄したり、更新した箇所を明確にしたりするなど、マニュアルの内容だけでなく運用も読み手に配慮することが大切です。
ファイルの管理が雑多になったり、クラウド管理ができずリアルタイムでマニュアル更新ができなかったりするときは、必要に応じてITツールを導入するのも選択肢に上がります。
ITツールを使用する
高品質なマニュアルの作り方を実現するコツとして、ITツールを利用するのもポイントです。マニュアル作成ツールを利用すれば、豊富なテンプレートをもとに効率的かつ視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。
その際は、作成したマニュアルが社内で定着するよう、デジタルアダプションを推進できるツールがおすすめです。デジタルアダプションとは導入したシステムが企業内に定着している状態を指し、近年ではデジタルアダプションプラットフォーム（DAP）と呼ばれる製品も登場しています。
「マニュアルを効率的に作成できる」「マニュアルを別ファイルで作成するのではなく、システム画面上に操作方法などを直接表示する」「マニュアルをいつでも閲覧できるようにリンクを貼る」「作成したマニュアルが社内に定着しやすい」などのメリットを得られるため、必要に応じてITツールの使用をおすすめします。
≫≫ マニュアル作成ツールとは？種類や機能、選び方のポイントを解説
国内利用者600万ユーザーのテックタッチ
国内利用者600万ユーザーのテックタッチは、システムのユーザビリティを大幅に向上して、操作ストレスの低減に役立つツールです。システムの操作画面上に、デジタルガイドやツールチップを表示できるため、システム操作に迷わず効率的な業務を実現します。
従来のマニュアル運用では、「読まれない」「わからない箇所を調べる手間がかかる」「ミスの差し戻しで管理者側にも手間がかかる」などの課題を抱えていました。
その点、システム上にツールチップを表示できるテックタッチなら以下の特長により改善が可能です。
| 改善 |
|---|
| 必要な情報が必要な人にだけ表示される 分からないことも、マウスオーバーすれば1秒で情報にアクセスできる 差し戻しの割合を減らして管理者の負担も軽減できる |
テックタッチによるデジタルガイド・ツールチップの設置で、ユーザーにマニュアルを調べる手間をかけず、システムの利活用を促進できます。また、ナビゲーション内容もスムーズに更新できるため、マニュアル管理の負担も掛からない点もメリットです。
テックタッチなら、通常のマニュアル作成だけでは成し得ない業務効率化を実現できるため、興味をお持ちいただけましたらぜひ以下のリンクからお問い合わせください。
≫≫ テックタッチのサービス詳細はこちらから
マニュアル作成におすすめなツール
ここでは、以下のマニュアル作成におすすめのツールを紹介します。
1.Googleドキュメント・スプレッドシート
Googleドキュメントやスプレッドシートは、マニュアル作成に特化したツールではありませんが、その汎用性と利便性から多くの場面で活用されています。特に、リアルタイムでの更新や複数人での共有が容易である点が大きな魅力です。
また、クラウドベースのツールであるため、どこからでもアクセスでき、変更内容が即時反映されるため、チームでの作業が効率的に進みます。さらに、Googleドキュメントでは、テキストだけでなく画像や表、グラフ、リンクなどを組み込めるため、視覚的にわかりやすいマニュアルを作成可能です。
一方で、スプレッドシートを活用すれば、業務フローやデータの整理を図形式で表現でき、実務での理解がよりスムーズになります。
Googleドキュメント・スプレッドシートは、簡単に使えるうえに柔軟性が高く、更新や共有の手間が少ないため、幅広いニーズに対応できるツールとしておすすめです。
2.YouTube
YouTubeは、動画マニュアルを作成するための効果的なツールとしても活用可能です。特に、複雑な手順や視覚的な説明が必要な場合、動画形式のマニュアルは静止画やテキストよりも直感的でわかりやすく、多くのユーザーにとって理解しやすいものが提供できます。
また、コメント欄を活用して視聴者からのフィードバックを収集し、内容を改善したり補足したりするのも容易なのが特長の一つです。
YouTubeは視覚的で効果的な情報提供が可能であり、動画マニュアルのプラットフォームとして適しています。
3.Dropbox Paper
Dropbox Paperは、クラウド上でマニュアル作成を行うのに適したツールで、チームでの共同作業やリアルタイムの更新に優れています。また、Dropbox Paperは画像やグラフ、動画、リンクなど、さまざまな形式のコンテンツを簡単に組み込めるため、複雑な手順や概念をよりわかりやすく説明できるのも魅力です。
さらに、コメント機能を通じてチームメンバーからのフィードバックを受け取り、必要な修正や追加を即時に反映できる柔軟性もあります。
Dropbox Paperは効率的かつ使いやすいマニュアル作成ツールとして活用できるおすすめのツールです。
4.Microsoftワード・パワーポイント
Microsoftワードとパワーポイントは、マニュアル作成に役立つ機能を備えた便利なツールです。特に、無料で利用できる豊富なテンプレートが用意されており、効率的にプロフェッショナルな仕上がりのマニュアルを作成できます。
Microsoftワードでは、文章の作成や編集が簡単に行えるだけでなく、見出しや段落のスタイル設定、目次の自動生成などの機能を活用して、わかりやすく整理されたマニュアルを作成可能です。
また、画像や表、図形などを挿入し、テキストだけでは伝えづらい情報を視覚的に補完できます。Microsoftパワーポイントは、スライド形式で作成できるツールで、特に視覚的なマニュアルを作成する際に役立ちます。
図やグラフ、アイコンを多用できるため、操作手順や業務フローを視覚的に説明するのに適しているのが特長です。Microsoftワードとパワーポイントは、シンプルなテキスト中心のマニュアルから、視覚的に魅力的な資料まで幅広く対応できるため、多様なニーズに応えるツールといえます。
≫≫ 【2025年】マニュアル作成ツール比較10選！選び方も含めて解説
作成したマニュアルを活かす3つのコツ
作成したマニュアルを活かすための3つのコツは以下の通りです。
ここでは、下記のコツについて解説します。
率先して責任者が利用する
マニュアルを効果的に活用し職場全体に浸透させるためには、統一された基準で仕事を進められる体制の構築が必要です。統一された基準のもとで仕事を進める風土を醸成させるには、責任者や上長が率先してマニュアルを利用する姿勢を見せるのが効果的です。
責任者や上長がマニュアルを活用する姿勢を見せると、現場のメンバーにもその重要性が伝わり、自然とマニュアル利用が促進されます。特に、新しい業務フローやシステムを導入する場合、責任者・上長がマニュアルを基に作業を進めると、マニュアルへの信頼感を醸成する効果が期待できます。
責任者・上長が率先して利用する姿勢を示すと、マニュアルは単なる書類ではなく、全員の仕事を支える重要なツールとして認識されるため、率先した利用を促すようにしましょう。
紙でなくクラウドで管理をする
マニュアルを紙で管理すると、印刷にかかるコストや時間が負担となります。特に、業務内容やシステムの変更に伴いマニュアルを更新するたびに再印刷が必要になり、大量の印刷費用や時間的なロスが発生する可能性があります。
また、紙のマニュアルは物理的に保管スペースを取る上に、必要な情報をすぐに検索するのが難しいデメリットもあるため、非効率な面があるのも否めません。一方で、クラウド上での管理を採用すれば、マニュアルの更新内容を即座に反映させられるため、常に最新の情報を共有できます。
クラウド上で管理すれば、デバイスごとにマニュアルをインストールし直す手間も不要であり、ネット環境があればどこからでもアクセスできるため利便性が高まります。さらに、検索機能を活用すると必要な情報をすぐに見つけられる点も大きなメリットです。
コスト削減と作業効率の向上を両立するなら、紙ではなくクラウドでのマニュアル管理がおすすめです。
最新の情報に更新していく
マニュアルを効果的に活用するためには、常に最新の情報を反映させる必要があります。業務内容やシステムは時間とともに変化するため、マニュアルが古い情報のままだと、利用者が誤った手順で作業を進めてしまうリスクがあるため、定期的な更新が欠かせません。
また、実際に運用していくなかで、新たに必要な情報や改善すべきポイントが発見される場合もあり、その際にはマニュアルを修正し、利用者のニーズに合った形で情報を提供する対応が求められます。
マニュアルが常に最新の状態であれば、利用者の信頼性を高めるだけでなく、業務全体のスムーズな進行に役立つため、マニュアルをアップデートし続ける施策の検討・実施が大切です。
マニュアル作成ツールの3つの選定ポイント
マニュアル作成ツールを選定する際のポイントは以下の通りです。
ここでは、下記のポイントについて解説します。
更新がしやすいツールかどうか
マニュアルは、一度作成した後も定期的な修正や更新が必要になる場合が多いため、更新のしやすさを一つの選定ポイントとしてツールを選びましょう。更新がしやすいツールには、直感的な編集機能やリアルタイムでの反映が可能な仕組みが備わっているものが多く、クラウド型ツールでは特にこの点が優れています。
また、履歴管理機能があるツールでは、過去のバージョンとの比較や復元が可能なため、変更作業がよりスムーズに進められます。ツール選びの際には、実際の編集や更新作業がどの程度簡単に行えるかを確認して決定するようにしましょう。
モバイルでも確認しやすいかどうか
マニュアル作成ツールを選定する際には、モバイルでの閲覧性も重要なポイントです。近年では、外出先や現場でマニュアルを確認する場面も多くなっているため、モバイルデバイスでの閲覧がしやすいかは実用性を高める上で欠かせません。
モバイルでの閲覧性で確認すべきポイントは以下の通りです。
| ポイント |
|---|
| 画面サイズに応じた自動調整機能があるか タップやスクロールで簡単に操作できるインターフェースを備えているか 画像や表、動画などのコンテンツが見やすく表示できるか 検索機能がスムーズに使えるかなど |
上記の機能が整っているツールを選べば、マニュアルの利便性を向上させ、利用者の満足度や業務効率の向上につながります。
セキュリティー面で安心できるかどうか
マニュアルには、機密性の高い内容が記載されているものが多いため、ツールで作成する際にはセキュリティ面で安心できるものを選ぶ必要があります。
セキュリティ面に関する機能として採用されていると安全性が高いツールといえるものは以下の通りです。
| 機能 |
|---|
| データ暗号化 アクセス制限 二段階認証やシングルサインオンなどのログイン認証など |
また、クラウド型ツールの場合、データがネットを介してやり取りされるため、提供元のセキュリティポリシーや、データ保管場所の安全性についても確認が必要です。
セキュリティ対策が十分に取られているツールを選ぶと、企業の重要な情報を安全に保護しながら、安心してマニュアルを運用できます。
マニュアル作成のコツにおけるまとめ
安定した作業品質を保ち、企業の成長戦略を実現するためにも、マニュアルの作成は非常に大切です。さまざまなメリットが得られるため、多くの企業で高品質なマニュアルづくりに注力しています。
しかし、本記事で紹介したマニュアルの作り方におけるコツを押さえても、「従業員がしっかり読んでくれない」「OJT教育ができているか可視化されていない」などの課題に直面する方も少なくありません。
そのようなときは、デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）の導入もおすすめです。DAP製品を導入すれば、誰でも簡単にマニュアルを作成できるほか、なかにはシステムの操作中にリアルタイムでナビゲーションできる機能もあります。
それにより、マニュアルを作成する負担軽減だけでなく、「マニュアルが利用されない」といった課題も解消しやすいのが魅力です。
もし、マニュアルの作成業務や利用促進について頭を悩ませている場合は、「テックタッチ」のご利用をご検討ください。ツールチップ形式で利用者の疑問をリアルタイムに解消できるほか、マニュアルへの導線づくりもできるため、マニュアルが利用されない課題も解消できます。
マニュアル作成ツールとの併用でさらなる効率化を実現できますので、興味をお持ちいただけましたらぜひお気軽にテックタッチまでご相談ください。
また、本記事の解説に加え、マニュアル作成ツールの機能や選び方について網羅的に知りたい方は「マニュアル作成ツールとは？種類や機能、選び方のポイントを解説」を、効果的なシステムマニュアルの作り方については「システムのマニュアルとは？作り方のコツや作成手順を解説」を参考にしてください。
具体的なツール選定にお悩みの方は、「【2025年】マニュアル作成おすすめツール比較16選！選び方も含めて解説」の記事で最新の比較情報を確認することをおすすめします。
