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従業員のシステム定着を実現、システム価値を最大化する「テックタッチ」ライターチームです。
2022年1月より施行された改正電子帳簿保存法。
電子化によって経理業務の効率化を進めるためだけでなく、電子化にかかる法整備に対応する観点からも電子帳簿保存法の改正内容は把握しておく必要があります。
電子帳簿保存法は、1998年に制定されて以来、インターネットの普及やIT技術の進化の影響もあり何度かの改正がされてきました。
しかし、今回の改正は企業の電子化を進めるうえでこれまで以上に大きな改正です。
改めて2022年1月の改正内容を見つつ、改正内容に基づいた電子化のポイントをお伝えします。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、それまで紙保存が義務付けられていた仕訳帳や総勘定元帳などの税務関係の帳簿を電子データとして保存できるようにする法律です。
最初に施行されたのは1998年で、正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といいます。
電子帳簿保存法は、1998年に施行されて以来、何度も改正が行われていますが、改正が重ねられてきた最大の要因は、思ったように企業のペーパーレス化が進んでいなかったためです。
例えば、2022年1月の改正前までは、自社が電子帳簿保存法に対応するには開始予定日の3ヵ月前までに所轄の税務署へ申請する必要がありました。
電子化を進めるための準備が煩雑なため、多くの企業で電子化は二の次になってしまうのです。
実際、国税庁が令和元年（2019年）に発表した財務統計を見ると、電子帳簿の承認件数は272,449件で、これは全法人のわずか約9.8%に過ぎません。
この結果からも、電子化を進めるには、さらなる法律の緩和が必要ということが、今回の改正につながっています。
参照：財務統計（令和元年度）｜国税庁
参照：法人税｜国税庁
2022年1月より施行された改正電子帳簿保存法の内容
電子帳簿保存法の保存区分は、「電子帳簿保存（電子的に作成した帳簿や書類）」「スキャナ保存（紙で受領・作成した書類）」「電子取引（電子的に授受した取引データ）」の3つに分けられます。
今回、2022年1月より施行された改正電子帳簿保存法では、3区分の保存要件で廃止・緩和・義務化等の改正がなされました。
それぞれの概要について解説します。
電子帳簿保存法承認制度の廃止
前項でも触れたように、これまで電子帳簿保存法の適用要件に則って電子データを作成するには、所轄の税務署に承認申請書の提出が必要でした。
しかも提出は、「承認を受けようとする国税関係帳簿等の備付けを開始する日の3ヵ月前」です。
今回の改正では、この承認制度が廃止され、2022年1月1日以降開始する事業年度分（帳簿）、2022年1月1日以降に保存を開始する書類（電子データ保存、スキャナ保存）は税務署に承認申請書を提出しなくても電子データの作成ができるようになりました。
タイムスタンプ要件の緩和
タイムスタンプとは、書類内容の改ざんや削除防止のため、電子データに付与が義務付けられているものです。
これまでは、受領者が署名したうえで3営業日内に付与する必要がありました。
しかし、改正により、最長約2ヵ月以内と概ね7営業日以内まで延長され、受領者の署名も廃止されています。
また、経理担当者がスキャンする際、最長約2ヵ月以内にタイムスタンプの付与が必要でした。
しかし、訂正・削除履歴の残るクラウドシステムを利用する場合、タイムスタンプの付与は不要となります。
※タイムスタンプについて、より詳しくは「改正電子帳簿保存法によるタイムスタンプ要件の変更点、付与の注意点を解説」をご覧ください。
スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止
多くの企業で電子保存が進まなかった理由のひとつとして、適正事務処理要件がありました。
これは、紙の原本書類とスキャナ保存したデータとの同一性をチェックするための仕組みです。
具体的には、2人以上による原本とスキャナ保存したデータの「相互牽制」、定期的に原本照合等を行う「定期検査」などにつき社内規定を整備するものでした。
会計部門の人手や手間をかけなくてはならないため、人員が少ない企業では電子化が見送られていました。
しかし、今回の改正で適正事務処理要件が廃止され、今後は同一性のチェックも1人で行えるようになります。
検索要件の緩和
改正前は電子データで保存された書類の検索を行う場合、次の3つの要件が定められていました。
- 取引年月日やその他の日付、取引金額やその他の主要な記録項目で検索できる
- 日付または金額の範囲を指定して検索できる
- ふたつ以上の任意の項目を組み合わせて検索できる
しかし、「1」について、改正後の検索項目は、「日付」「金額」「取引先」の3つに限定されました。
これにより、担当者の手間が軽減されるだけではなく、システム構築や運用にかかるコスト軽減も実現します。
ただし、保存義務者が税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じることができるようにしている場合には検索機能の確保は不要です。
電子取引データの電子化対応の義務化
今回の改正電子帳簿保存法により、2024年1月以降、電子取引でのやり取りに関しては、紙では申告書類として受領されなくなります。
つまり請求書や領収書をPDF化してメールで送付するような場合、それらを紙に出力するのではなく、電子データのままで保存することが必須となります。
なお、改正電子帳簿保存法は2022年1月1日より施行されていますが、多くの企業がいまだ紙での経費処理を行っているため、保存要件の適用は2年間の宥恕期間が設けられました。
※詳しくは、「電子帳簿保存法、2024年までの猶予期間にやっておくべきことを解説」をご覧ください。
改正内容に基づいた電子化対応のポイント
電子化対応するにあたり、電子帳簿保存法で保存が認められている帳簿・書類の種類を把握しておきましょう。
また電子帳簿保存法の罰則規定にも注意すべきです。それぞれについて簡単に解説します。
電子帳簿保存法で保存が認められている帳簿・書類の種類
従来は帳簿や書類は紙で保存することが求められていました。その前提が変わった電子帳簿保存法の対象となるのは、どのような帳簿や書類なのでしょうか。
次のように、電子データで保存する場合とスキャナで保存する場合で対象が異なります。
電子データ保存が認められている帳簿・書類
帳簿（仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など）、決算関係書類（貸借対照表、損益計算書など）、自分たちが作成する書類の写し（見積書、契約書、請求書、領収書など）。
そのほか、インターネット取引や電子メール取引、クラウド取引など電子取引を行った際に作成もしくは受領したものも該当します。
スキャナ保存が認められている書類
紙で受領・作成した書類が対象となり、帳簿や決算書類は該当しません。
資金や物の流れ対して直結・連動する重要書類と、直結しない一般書類に大別されます。
代表的な重要書類は契約書と領収書で、この2点は特に重要度が高いです。
これ以外の重要書類には請求書・納品書・預り証・借用証書・預金通帳・小切手・約束手形などがあります。
一般書類には見積書や注文書のほか検収書や入庫報告書があります。
電子帳簿保存法の罰則規定
これまでと比較して電子データ保存の要件が緩和されました。
しかしその反面、不正行為があった際の罰則規定が強化されています。
例えば、データの改ざん、不正計算などを行った際の罰則はこれまでは35%の重加算税でした。
しかし、改正後は10％加重され、45％が課されるようになるため注意が必要です。
また、電子帳簿保存法の保存要件がこれまでより細かく設定されています。
要件を満たしていない帳簿や書類は正式なものと認められず、申告に使えなくなる場合もあるので、必ず保存要件は把握するようにしましょう。
保存要件は「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の区分により要件が異なります。
詳しくは国税庁のサイトをご覧ください。
電子帳簿保存法一問一答（Q&A）～令和４年１月１日以後に保存等を開始する方～｜国税庁
インボイス制度導入への対応も必要
2022年1月に改正された電子帳簿保存法に気をとられすぎていると、2023年10月より始まるインボイス制度への対応が遅れてしまう可能性があります。
インボイス制度とは「適格請求書保存方式」のことで、請求書への記載事項がこれまでと変わります。
インボイス制度に対応した請求書を受領しないと、仕入側は原則として、消費税の仕入税額控除を受けられなくなります。
インボイス制度に対応しないと、納める消費税額が大きくなってしまう可能性があるため、経理担当者は改正電子帳簿保存法同様、しっかり内容を把握しておかなければなりません。
制度導入まではまだ間があるかもかもしれませんが、早い段階で既存システムが電子帳簿保存法やインボイス制度に対応しているか確認します。
もしも対応していない場合は新たなシステムの導入も視野に入れ準備を進めていく必要があるでしょう。
※請求書の電子化については「8月同時納品（電子帳簿保存法 請求書）」をご覧ください。
電子化による効率化をさらに進めるにはテックタッチの活用がおすすめ
改正電子帳簿保存法が施行されてすでに数ヵ月が過ぎていますが、スムーズに電子化を進めていくには、改正要件をしっかりと把握し、それに合わせたシステムの準備、構築が欠かせません。
特に、2023年10月からはインボイス制度も開始されるため、2022年時点で中途半端な改修を行ってしまうと、来年また改修が必要となる可能性があります。
今回の改正は、会計担当者の負担軽減が目的のひとつですが、準備不足であったり、システムの改修が不十分であったりすればかえって手間が増える可能性も少なくありません。
改修されたシステムの運用をスムーズに行うには、勉強会やマニュアルの作成が必要になりますが、それもまた大きな手間となってしまいます。
これらの手間を省き経理担当者の手間を軽減しながら新しいシステムを定着させるのに、操作方法やマニュアルを直接、操作画面に表示させる方法がおすすめです。
勉強会の回数を減らせるうえ、紙のマニュアルを見ながらの操作が不要になり、初めてでもスムーズな操作が可能になります。
「テックタッチ」は、システムの画面上に操作方法をリアルタイムでガイドしてくれるナビゲーションを表示できることに加え、定型操作の自動化も行えるため、誰でも簡単にシステムの操作・運用が可能です。
改正電子帳簿保存法への対応は改正内容の把握と同時に、「テックタッチ」の導入でシステムのスムーズな運用を行うことをおすすめします。
