電子帳簿保存法、2024年までの猶予期間にやっておくべきことを解説

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2022年1月から施行されている改正電子帳簿保存法。施行から半年以上が過ぎているため、本来であればすでに多くの企業が対応しているはずです。
しかし施行直前に、宥恕(ゆうじょ)措置としての猶予期間が2年間設けられたため、未対応の企業もあるかもしれません。

では、まだ対応できていない企業は猶予期間が終わるまでに、何をすべきなのでしょう。
今回は猶予期間に対応すべきことについてお伝えします。

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電子帳簿保存法の概要

インターネットの普及やIT技術の進化により、それまでは紙でのやり取りが当たり前だった帳簿や書類の電子化が進みました。
しかし、従来の法律では、帳簿や書類は紙での保存が義務付けられていたため、電子データを印刷する手間がかかります。

電子化が進んだ現実と法律の乖離を解消するため、1998年に施行されたのが電子帳簿保存法です。
それによって帳簿や書類を電子データとして保存できるようになりました。

しかし、施行された当初は紙を電子化し、保存するための要件が厳しくなかなか普及が進みませんでした。
電子化が進むよう、都度要件緩和の改正が行われてきました。

2022年1月における改正の主なポイントは、「電子帳簿保存法承認制度の廃止」「タイムスタンプ要件の緩和」「適正事務処理要件の廃止」「検索要件の緩和」「電子取引データの電子化対応の義務化」の5つです。
本記事では、ポイントのひとつである「電子取引データの電子化対応の義務化」が2年間猶予された点について紹介します。
※電子帳簿保存法や今回の改正内容について詳しくは、「2022年の改正電子帳簿保存法の内容と電子化を進めていくポイントを解説」をご覧ください。

電子保存義務化の猶予期間とは?

2022年1月の電子帳簿保存法により「電子取引における電子保存」が義務化されましたが、実際には宥恕(ゆうじょ)措置としての猶予期間が2年間設けられました。
猶予期間は2023年12月31日までの2年間です。
なお「宥恕(ゆうじょ)」とは「寛大な心で許すこと」などの意味を持ちます。

電子保存義務化に2年間の猶予期間が設けられた理由

電子取引における電子保存の義務化とは、電子取引を行った際に授受した請求書や領収書は、電子データのままで保存しなければならないというものです。
従来どおり印刷して紙で保存すること自体は問題ありませんが、それだけですと法律上の保存義務は満たせないことになります。

2022年1月に施行された電子保存の義務化に、なぜ猶予期間が与えられたのでしょう。主な理由として次の2点が挙げられます。

  • 大企業であっても改正電子帳簿保存法の施行までの間に対応未完了の事業者が多数いたこと
  • 中小企業においては制度の認知さえも十分に進んでいなかったこと

税制改正大綱のポイント

上記の理由により、税制改正大綱で2年間の猶予期間が設けられましたが、そのポイントを紹介します。

電子取引で授受した取引情報の出力保存
2022年1月1日から2023年12月31日までに行われた電子取引で授受した取引情報(請求書や領収書等の電子データ)をやむを得ない事情で電子保存できなかった場合、紙に出力して保存することが可能です。
ただし、やむを得ない事情が何であるかは明確でなく、単に「準備が間に合わなかった」というのはやむを得ない事情に該当しないと判断されるかもしれません。

税務署長への手続き不要
電子保存の準備が間に合わず出力保存することになったとしても、税務署長に届出をする必要はありません。
税務調査があった場合は、電子保存の準備が間に合わなかったが、現在は準備中である旨を口頭で回答します。
参考:電子帳簿保存法一問一答|国税庁(PDF)

猶予期間に進めておくべき電子化のプロセスとは?

2年間の猶予期間とは、あくまでも宥恕措置であり、電子保存義務化の延長ではありません。
猶予期間中であっても、電子保存の準備が整えばすぐに電子保存を開始するのが望ましいといえるでしょう。

さらに、電子化を迅速に進めなくてはならない積極的な理由として挙げられるのが、2023年10月から導入されるインボイス制度です。
インボイス制度では、従来の区分記載請求書から適格請求書への切り替えが必要になります。

インボイスに対応すべき時にまだ電子化が完了していないと、インボイス制度と電子化の双方に対応しなければならず、経理担当者の負担は大幅に増加します。
経理担当者の負担を増やさないためにも迅速に電子化を進めていかなくてはなりません。

電子化をスムーズに進めていくためのプロセス

迅速に電子化を進めていく必要があるとはいえ、いきなりすべてを切り替るのは困難です。
そこで、段階的かつスムーズに電子化を進めていくためのプロセスを紹介します。

適用対象の確認
電子保存義務化の対象となる書類は、電子取引での取引情報を指します。
具体的には、注文書、契約書、送り状、領収書、見積書、請求書、その他これらに準ずる書類です。

まずは、自社内で電子取引をどの部署がどの程度行っているのかを確認しましょう。
この際、注意する点としては、「部署によってファイル名のルールが異なっていないか」「保存している場所はどこか」「どのような基準で保存しているか」です。
これらに注意して、まずは現状把握を進めていきます。

電子データの保存方法を決める
電子取引で授受する取引情報の書式はPDFやjpgが一般的です。
自社の取引状況を確認し、もっとも多い書式で保存するのがよいでしょう。

システムが保存要件を満たしているのか確認する
電子取引の保存要件である、「真実性の確保」「可視性の確保」の2つを満たさなければなりません。
ここで重要となるのが、自社で利用しているシステム(会計システムや経費精算システム)です。

例えば、電子データの場合訂正・削除履歴を残すことができるシステムで保存することや、タイムスタンプの付与、もしくは社内で改ざん防止のための事後処理規定を定めて遵守する、といった方法で真実性の確保を満たしていきます。

また、可視性の確保においても、「取引年月日」「取引金額」「取引先」のいずれかで検索できるシステムが求められます。
もし、自社のシステムが改正電子帳簿保存法に対応していない場合は、社内でファイル名を統一し、「取引先」「取引月」などでフォルダを作成して保存しなければなりません。

またExcel等を使って索引簿を作成し、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できるようにしておく必要があります。
ここまでのプロセスを2023年内の決算期までに終わらせるのが理想です。

決算期が3月末の企業であれば、2023年3月までに電子化の準備を完了させることで、10月のインボイス制度への対応に余裕が生じます。
電子保存義務化の猶予期間終了は2023年12月31日ですが、同年10月のインボイス制度への対応も含めてスケジュールを組みましょう。

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電子化へのスムーズな移行はシステムの効果的な活用がポイント

2022年1月から施行されている改正電子帳簿保存法ですが、準備不足であったり、そもそも改正内容への理解が不十分であったりして、施行日までに間に合わなかった企業は多く存在するようです。

2年間の猶予期間が設けられましたが、あくまでも宥恕措置であり、できる限り早い段階で電子保存を行えるようにすることが重要です。
特に2023年は10月からインボイス制度も導入されるため、経理担当者の負担を軽減するために2023年の決算期までに対応を終えたいです。

電子化を迅速に進めていく手段のひとつが、改正電子帳簿保存法に対応したシステムの導入です。
タイムスタンプの付与が不要となりますし、インボイス制度にも対応したシステムを選択すれば、電子帳簿保存法とインボイス制度の双方において手間が軽減します。

ただし、新しいシステムを導入すれば、社内でそれを使いこなせるようになるための準備期間も必要です。
システムの扱いに手間取って対応が遅れては意味がありません。

新たなシステムに慣れるまでの工数を減らす方法としては、入力ルールや操作手順等の操作ガイドを画面上に表示させる方法が挙げられます。
紙のマニュアルを見ながらの操作は効率的ではありません。

また、付属しているマニュアルと自社の使い方が合わなければ、新たに作成しなければならず、その工数も増えてしまいます。
操作ガイドを操作画面上に表示させれば、操作を止めて紙のマニュアルを見る必要がなく、スムーズかつ、誰もが同じ手順での操作が可能です。
新たに人員が増えた際に教育をする手間も最小限に抑えられるでしょう。

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