ERPの導入は、業務プロセス向上やヒューマンエラー削減などの複数のメリットが期待できる、企業経営における改善策のひとつとして注目されています。
ただし、導入を成功させるためには守るべきプロセスや、押さえるべきポイントがあります。本記事では、ERPの意味やメリット・デメリットとあわせて、導入プロセスや導入効果を得るためのポイントを紹介します。
ERPとは
ERPとは、Enterprise Resources Planningの略称です。
日本語では「企業資源計画」を意味し、呼び名は統合基幹業務システム、ERPシステム、ERPパッケージ、業務統合パッケージなどがあります。経営におけるヒト・モノ・カネ・情報などを一元管理し、基幹業務を統合するための考え方、もしくはシステムを指します。
※ERPについて詳しくは、「ERPとは？選び方や導入に備え準備しておくべきことを紹介」をご覧ください。
ERPを用いて、各部門で管理していたデータを一元管理することで、業務の効率化を実現します。
競争が激化するビジネス環境において、企業が競争優位性を確立するためには、迅速な経営判断と正確な意思決定が不可欠です。
そのために、ERPによるデータ連携や一元管理が非常に役立つとして注目されています。
ERPを導入することの具体的なメリットについては、次章で紹介します。
ERP導入のメリット・デメリット
ERPを導入してデータを一元管理することによって得られるメリットおよびデメリットを紹介します。
メリット1：業務プロセスの改善
部署ごとに分散している基幹システムを連携させることで、業務プロセスの効率化が実現可能です。
基幹システムが各部署に分散している状態では、データの管理が各部門で独立して行われ、業務フローも異なります。
部門間で共有すべき数値がある場合は手入力で転記する必要があり、ミスを防ぐため入念な確認もしなくてはいけません。
統一したシステムを利用することによって、データの連携と業務フローの標準化が図れます。
部門間のデータ連携を自動化し、業務フローを標準化すれば、手入力や確認作業の工数削減も可能です。
メリット2：経営判断の迅速化
ERPを活用すると、現場の情報をリアルタイムで把握して、経営データの見える化が実現可能となります。
それによって、各部門のデータ収集や分析が容易となります。
新しいプロジェクトの立ち上げや施策の方向転換を稟議にかける際、見える化されたデータを根拠とすれば、承認のための確認作業もスムーズになります。
承認機能が搭載されたERPであれば、ビジネスの停滞を防止できます。円滑、かつ迅速な意思決定が可能となるでしょう。
企業データの一元管理により情報の監視がしやすく、セキュリティ体制も強固なものとなります。その結果、企業としてコンプライアンスを守りやすくなり、透明性のある経営が可能になります。
メリット3：ヒューマンエラーの削減
データが各部門で管理されていると、データ修正が発生した際にそれぞれ修正が必要です。
人力で各部門のさまざまなデータを集め、処理をしようとすると、膨大なデータ量を扱うことによる入力ミスや確認もれなどのヒューマンエラーを起こす可能性が生じます。
ERPは、自動処理によりヒューマンエラーを削減します。
また、データは一元管理されるため最小限の操作で全体に修正を反映することが可能です。
このため、処理や確認にかかる作業時間を削減でき、従業員はより経営に貢献するコア業務に費やす時間を増やせるようになります。
デメリット1：コストの高さ
ERPを導入するためには、新規でのソフトウェア購入、データ移行にかかる人件費などのさまざまな費用が発生します。
特にサーバー構築が必要なオンプレミス型ERPの場合は初期コストが大きくなります。
また、導入後も運用管理、カスタマイズ、バージョンアップなどの対応が必要となり、それらにかかる専門知識を持った人材の確保や人件費が必要です。
クラウド型ERPの場合は、バージョンアップ対応をベンダーに任せることも可能ですが、バージョンアップに伴い業務フローに変更が生じる場合は、社内に周知するためのコストが発生します。
コストの発生は避けられないからこそ、コストを抑える努力をし、コストに見合う成果が得られるかを見極めなければいけません。
自社に必要な機能を洗い出し、それらの機能を確実に備えたシステムを選ぶ、複数のシステムを比較検討して選ぶなどしてコストダウンを図りつつ、自社に適したERPを探す必要があります。
デメリット2：ビジネスプロセス変更の手間がかかる
ERPにデータを登録する準備や、従業員教育を実施するためのリソースが必要です。それぞれ詳しく見ていきます。
登録するデータの事前準備
従来の管理方法では、各部門が独自にデータを扱っていた場合、それまで各部門ごとに異なるルールでデータが管理されていた可能性があります。
その場合、ERPに登録する際には大きな手間が発生するため、ルールを統一した上で再整理しなければなりません。
システム・セキュリティ教育
システム概要や使い方を従業員に教育する必要があります。
また、ERPには企業情報が一元管理されることになるためサイバー攻撃の対象となる可能性があります。
そのため、従業員に情報セキュリティ教育も施して、サイバー攻撃に対する意識も持たせなくてはいけません。
ERP導入に向けたプロセスとポイント
ERP導入に向けて必要なプロセスを紹介します。各プロセスにおいて押さえるべきポイントもあわせて説明します。
導入目的の明確化
ERPは業務プロセスの改善に効果を発揮しますが、導入する際は具体的な目的を明確にしなくてはいけません。
ポイントは、自社経営の戦略上「解決すべき課題として何があるのか」「理想とする業務形態は何か」を考えることです。
そのうえで、自社が基幹系システムを統合する目的を考えるとよいでしょう。
例えば、以下のような目的が考えられます。
- 分野や地域で個別に管理されていたものを統合し、全社的な業務最適化を目指したい
- 統合されたデータベースを構築することで情報活用につなげたい
- 経営データを見える化し、スピード感のある経営を実現させたい
目的を明確にすることで、自社にとって理想的なERPがイメージしやすくなります。
求めるERPの明確化と適切な選定
明確にした目的に基づき、導入形態（クラウド型、オンプレミス型）や求める機能などを検討します。
ただし、理想ばかりではコストがかさんでしまう懸念があります。
コストを抑えるポイントは、求める仕様に限りなく近いシステムを選定することです。
なお、自社の課題や目的への理解を示すベンダーを選定することで、目的を実現しやすくなります。
システムの良し悪しとベンダーのサポート力の双方を評価しましょう。
事前準備と導入作業
導入にあたり、OSやサーバーの準備、入力するデータの整理、権限設定、コンプライアンスの再定義などが必要です。あいまいにせず厳格に定義することがポイントです。
また、事前テストを実施し正常に作動するか、不足する作業はないかなどを確認しましょう。
不足が生じたら修正対応、再テストと工程を繰り返していくため、一定の時間を要します。事前に工程を確認し、スケジュールに無理が生じないよう段階的に進めなければなりません。
運用開始前後のサポート
運用後に段階に応じたサポートができるよう、社内体制を整えておきます。
運用開始時は利用者へのIDとパスワードの発行、マニュアルの周知や従業員教育などが必要です。
導入前に教育を行っていても、操作に慣れないうちは初歩的な問い合わせやトラブル対応も頻発すると予想されます。導入後もシステムのバージョンアップや仕様変更などが発生するため、継続的なサポートが不可欠です。
円滑な運用ができるような体制をつくりましょう。
プロセスを理解することでERP導入は成功させられる
ERPを導入するには大きなコストと時間が必要です。
コストに見合った成果を得るためには、メリットとデメリットを理解したうえで、しかるべきプロセスを踏むことが重要です。
しっかりと準備することで、ERP導入の成功率を高めていきましょう。
ERPのメリットを享受するためには、システムが社内で浸透・定着し、その機能を従業員が使いこなしていくことが求められます。
ベンダーからのサポートを受けられたとしても、導入当初から全ての従業員がシステムを使いこなすのは難しいでしょう。
そこでおすすめなのが、WEBシステムを使いながらERPの定着化が図れる「テックタッチ」です。
「テックタッチ」は、WEBシステム上にナビゲーションやツールチップを表示することで、システム利用時にマニュアルを見なくてもシステムを使いこなすことを支援します。
また、操作ガイドにより誤入力を防ぎ、データ入力の品質向上も図れます。ERP導入時においてはシステム定着の大きな助けとなり、バージョンアップや仕様変更の際も現場の混乱を防止できます。
ERP導入の際は、その効果を最大化する「テックタッチ」導入もご検討ください。
