熊本市が庶務事務システムに「テックタッチ」を試験導入、年間7,375時間相当の削減効果を創出

複雑な庶務事務業務を、画面上の案内で職員が自己完結できる仕組みへ

導入前の課題

広範かつ複雑な庶務事務業務に所管課・一般職員双方が時間を要していた

熊本市では、職員の人事給与・庶務事務・勤怠管理を支える職員情報システムの保守業務委託の期間満了に伴い、新システムに切り替える必要がありました。調達を行った結果、旧システムのバージョンアップ版が選定され、2025年2月に稼働しています。

庶務事務・勤怠管理領域は業務範囲が広く、個々の業務規定も複雑です。そのため、システムの画面構成や入力処理も煩雑になりがちで、職員が迷いやすい状況が続いていました。また、多くの職員が利用するシステムであることから、労務厚生課など所管課への問い合わせが多く発生。職員側もマニュアルを確認したり周囲に聞いたりする必要があり、双方が時間を要していました。

こうした課題を解決するため、熊本市では2025年5月から「テックタッチ」の試験導入を開始しました。
システム画面上にリアルタイムで操作案内を表示できることで、マニュアルに頼らなくても直感的に操作ができる点が魅力でした。これにより職員の自己解決が進み、入力ミスや問い合わせ削減が期待されると感じました。
旧システムと同じパッケージを継続利用する形となったこともあり、操作面の改善を通じて職員の業務処理方法や働き方をアップデートしたいという思いも導入の後押しとなりました。

活用方法と効果

問い合わせを約25%削減、年間約7,375時間の業務削減を算出

アップデート後は機能や画面構成が変わっており、問い合わせも増加しました。操作の負担や問い合わせ増の課題を解消するため、「テックタッチ」の活用を進めました。

まず取り組んだのは、利用頻度が高い業務への導線整備です。システムの性質上、似た名称の業務メニューが大量に並び、階層も深いため、探すだけで一苦労という状況でした。職員が迷わず目的の申請画面にすぐにたどり着けるよう、1クリックで主要業務へ遷移できるポータルと、入力手順を示すステップ形式の操作ガイドを設置しました。

さらに、入力ミスや差し戻しが起きやすい通勤手当申請や年末調整などについて、吹き出し形式で補足説明を表示。「マニュアルを探したり問い合わせをせずに、その場で自己解決できる状態を作りたい」という思いで取り組みました。

導入後は、庶務事務・勤怠管理領域に操作ガイドを段階的に公開しました。児童手当現況届を皮切りに、通勤手当・扶養手当・年末調整など庶務事務の主要業務へ対象を拡大した結果、所管課への問い合わせ件数は昨対比で約25%減少しました。

特に年末調整では約33%減（754件→505件）と大きな効果が確認されています。法改正が多かった年度にもかかわらず問い合わせが減ったことは、職員の自己解決が進んだ成果といえます。業務削減効果としては、「問い合わせ削減」「申請ミス削減」「操作時間削減」といった項目で大きな改善が見られました。

2025年8月末から9月上旬にかけて行った職員アンケートでは、全職員約7,000名のうち443名が回答し、85.39%が「非常に役に立った」「役に立った」と回答し、「テックタッチ」の操作支援の有効性を実感する結果となりました。

各申請ごとに創出効果を算出した結果、全庁で年間約7,375時間の業務削減効果が確認されました。

「テックタッチ」の活用は、定型業務だけにとどまりません。熊本市では2025年8月に記録的大雨が発生し、復旧作業に従事した職員の超過勤務申請が必要となりました。この際、国からの助成対象となるため、申請内容に特定の作業区分を記載する運用が急遽求められました。

そこで、超勤申請画面に「作業区分を令和7年8月6日からの大雨対応と記載してください」と吹き出しで表示し、職員へ即時周知を実施しました。システム改修を伴わず、職員への案内を画面上で完結でき、かつ確実に伝えられる点は、自治体業務における大きな効果だと実感しました。

取り組みのまとめ

職員の自己解決を支える仕組みとしての成果

今回の取り組みを通じて、庶務事務領域における職員の自己解決を支える仕組みの有効性を確認しました。問い合わせ削減や申請ミス防止など、業務改善につながる成果が得られています。