問い合わせの削減と入力精度の向上によりシステム導入に起因する業務負荷を軽減。「POSITIVE」×「テックタッチ」で社内HRDXの推進に寄与。

DX実現のためのシステム利活用を期待し、「テックタッチ」を導入。ユーザーの申請ミス減少や入力削減をかなえる。

導入前の課題

新しい基幹人事システムへの移行に伴い、システムユーザーからの問い合わせや差し戻し件数が急増

1884年の創立以来、エネルギーや化学プラントなどの社会インフラをはじめ、高度な技術とエンジニアリングによる幅広い分野で事業を展開する三菱重工グループ様。人事部門における戦略機能や事業支援機能の強化、環境変化への適応を目指して、HRDXに取り組んできました。
今回、同グループのHRDXプロジェクトについて、三菱重工業株式会社（以下、三菱重工業）のHRマネジメント部の横塚さん、MHIパーソネル株式会社グループ支援第二部の長尾さんのお二人にお話を伺いました。

三菱重工業株式会社 HRマネジメント部 HRDX推進グループ 主任　横塚　達矢様

MHIパーソネル株式会社 グループ支援第二部 給与グループ 社会保険チーム 上席主任チーム統括   長尾　友春様

「POSITIVE」※は高度なグループ管理を実現する統合HCM（Human Capital Management）ソリューションで、当社の新たな国内グループ統一基幹人事システムとして導入されました。

しかし、既存のシステムからの大幅なUI・運用方法の変更により、ユーザーの間でなかなかシステムの定着が進まないことが課題でした。事前に人事部門からシステムリプレイスの案内や新システムのマニュアルなどを全社的に発信していたものの、システム運用開始後は問い合わせが急増していました。また、申請データの誤入力などにより差し戻し件数も増加し、ユーザー・人事担当者ともに業務負担が増加していることも課題となっていました。

当時、ユーザーが自ら疑問点を解決するには、別サイトにあるマニュアルやFAQから必要な情報を探す必要があったため、ユーザーが情報を即時に取得でき、疑問点を簡単に自己解決できる状態を用意することが必要であると考えました。

そして、それを実現できるデジタルツールの導入を検討する過程で「テックタッチ」の存在を知りました。

「テックタッチ」は「POSITIVE」の画面上において、ツールチップを用いたナビゲーションをつくることで、ユーザーにマニュアルへの容易なアクセスや各記入項目の詳細情報などを提示することができます。この機能を通じて、ユーザーのシステム利活用における疑問点の自己解決を促進でき、現在抱えている課題を解決できると考えました。
導入の決め手は、管理者にとってナビゲーションの作成が容易で操作性がよいこと、システムごとに段階的に導入できること、そしてテックタッチ社のカスタマーサクセスによる手厚いサポートがあることです。
導入当初は類似の製品を扱う数社を比較検討していましたが、「テックタッチ」はコーディングの知識がなくても扱える製品であるため、実装後も自分たちで管理・運用をしっかりと行うことができる点が魅力でした。また、トライアル期間に上層部・人事関係者・ユーザーなど様々な立場の人にシステムを利用してもらい、導入に対して前向きな声が多かったことも印象に残っています。

活用方法と効果

3ヶ月でのスピード導入を経て、問い合わせや差し戻しが減少。システム利用における業務負担の削減とシステム定着率の向上を実現。

実際に「テックタッチ」を導入してみると、その導入の容易性には驚かされました。ITの専門家ではない当社の担当者でも、容易にナビゲーションの作成を行うことができ、3ヶ月で導入を実現することができました。
また、基幹人事システム側には一切の設定変更を加える必要がなかった点や、「人事異動⇒人事考課⇒身上申請」と段階的にナビゲーションを公開できた点が導入のしやすさを感じた点でした。

このスピードでの導入実現は「テックタッチ」の操作の容易性に加え、テックタッチ社のカスタマーサクセスの支援により達成されたと考えます。短期間でUIの向上を図らなければならないという時間の制限がある中で、カスタマーサクセスがプロジェクトの目的やスコープを丁寧に整理して提案してくれたおかげで迅速なプロジェクト達成に繋がりました。
また、ナビゲーションの作成にあたって、私たちが作ったものを評価してもらい、そこから改善点の指摘・修正を経てリリースにつなげることができた点も、今後は当社担当者が管理・運営をしていくことを見据えたサポートであると感じ、感謝しています。
そして、他社様の事例を共有していただけたことで、自分たちだけでは思いつかないナビゲーションをユーザに提供できた点にも、カスタマーサクセスの心強さを実感しました。

「テックタッチ」の実装において、マニュアルとFAQの提示が大きなカギを握っていました。ユーザーが必要とする際にそれらをすぐに参照できるよう、画面上にポータルサイトへのリンクを常設しました。これにより、「POSITIVE」とポータルサイト間でのワン・ストップ・サービスを実現することができ、問い合わせの削減につながりました。

「テックタッチ」実装イメージ①
画面右上にマニュアルやFAQサイトへのリンクを常設。
メニュー内の？マークにカーソルを当てるとメニューの届出項目を表示。

「テックタッチ」実装イメージ②
各届出に対するマニュアルやFAQリンクへの案内をツールチップで表示。
また、具体的な説明を間違いが多い箇所にポップアップで表示。

一方で、「テックタッチ」の導入によって、新たな課題としてマニュアルやFAQの最新化が出てきました。「テックタッチ」を通じてマニュアルやFAQに最短でアクセスできるようになりましたが、それらの情報が古いこと・分かりづらいことがユーザーのストレスになっていることが判明しました。「テックタッチ」の導入効果を最大化するためにも、ユーザーへ提供する情報の最新化、可読性・判読性の向上が欠かせないと感じ、これらの改善に取り組んでいきたいと考えています。

「テックタッチ」実装イメージ③
項目名の補足説明が、ツールチップで画像も交え簡潔に述べられている。

「テックタッチ」を導入後、ユーザーが必要な情報を必要な時に届けることができるようになり、マニュアルを探す時間が削減され、問い合わせの減少や業務負荷の軽減につながるなど大きな効果があることを確認することができました。また、「テックタッチ」を通じて「POSITIVE」から別のシステムに移動し、そこから容易に「POSITIVE」に戻れる、という「テックタッチ」によるシステム間のバトンリレーも実現され、システム利用間で生じる操作ストレスの軽減も達成されました。

今後の展開

テックタッチの利用をさらに拡大し、人事業務の成熟度向上を図る

今後は「テックタッチ」の利用をさらに促進していきたいと考えています。現在、ユーザーアンケートを設置し、そこから満足度や利用状況を分析することによって、優先順位をつけながら「テックタッチ」のナビゲーション機能の活用強化を図っています。また、現在は「テックタッチ」のツールチップ機能のみを活用中ですが、ユーザーのさらなるシステム活用を目指し、ガイド機能の導入も検討しています。

そして、今後は今回の「POSITIVE」への「テックタッチ」適用を成功例とし、人事部門内での利用希望調査やヒアリングをもとに社内の他の人事システムへの適用拡大も検討しています。これは、現在、当社グループの人事関連システムのリプレイスが過渡期（拡大期）にあり、そうした中において、今後も効率的で高品質な人事サービスを提供し続けていく上で、システムの効率性・利便性向上が急務だと考えているためです。また、従業員向けの画面でなく人事部門が利用しているシステムへの「テックタッチ」導入も進めることによって人事業務の負荷を軽減し、成熟度向上に努めていきたいと考えています。

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