システム移行の混乱を回避、改修コストと問い合わせを抑制しながら社内へのスムーズな導入を実現

株式会社ヨコオ

株式会社ヨコオは、独自の先進技術力と、グローバルに展開する生産拠点の生産技術力、サービス拠点網を駆使し、進化が加速する世界の電子・電機・自動車メーカーに対して、革新的な先端製品を提供してきました。また、ITSに代表される社会インフラ用システムから医療デバイスに至るまで事業領域を拡大し、人々の安全で快適な生活に貢献しています。

https://www.yokowo.co.jp/

リプレイスの混乱を最小限に、経理部担当者の業務負荷軽減にも寄与

導入前の課題

・過去のシステム移行で操作に関する混乱が発生し、問い合わせと差し戻しが多発
・追加改修や人件費増を防ぐため、問い合わせ削減が必須だった
・UI変更に伴う不安や戸惑いを軽減し、スムーズな移行を実現する必要があった

活用方法

・ログイン後の操作ガイドで主要機能を案内し、初期操作の迷いを解消
・旧システムの操作感を再現した目的別ガイドで、申請導線を補完
・不備入力時には、マスク機能で提出を抑制し、差し戻しを未然に防止

効果

・基本操作に関する問い合わせを全体の約10%に抑制することに成功
・「操作しやすい」「マニュアル不要」といった従業員からの好評価を獲得
・追加改修要件を「テックタッチ」で代替し、改修コストを削減

導入前の課題

過去のリプレイスでの失敗体験から、「問い合わせの最小化」が至上命題に

株式会社ヨコオはグループで約9,000名、単体で約1,000名の従業員を擁する先端デバイスメーカーです。

株式会社ヨコオ管理本部経理部藤津様

当社では2024年4月に、申請プロセス・承認プロセスの効率化とペーパーレス化を目指し、経費精算システムを「SAP Concur※」へ移行することを決定。しかし、保守期限の問題から1年での稼働開始が必須であり、プロジェクトの遅延は許されない状況でした。

また、過去のシステム移行では、マニュアルが活用されず、社内で混乱が発生。経理部への問い合わせが殺到し、決算業務への影響や、追加改修・差し戻し対応によるコスト増大を招いた経緯がありました。この反省から、今回は「問い合わせと差し戻しの発生をいかに抑えるか」が最重要テーマとなりました。こうした課題を解決する手段として、従業員の迷いを減らし操作を誘導できるデジタルアダプションプラットフォーム（DAP）「テックタッチ」の導入を決めました。

活用方法と効果

従業員に周知する案内や自動操作で混乱を防止

「テックタッチ」は操作ガイドのテンプレートやサポート体制が充実しており、経理部門でも内製可能な点が評価されました。
機能名称や操作方法がわかりやすく、経理部門の担当者でも実装可能だと感じました。また、テックタッチ社の多くの支援経験に基づくテンプレートが用意されており、操作ガイド作成の手間を削減できる点や、定例会など充実したサポート体制も安心材料でした。

「テックタッチ」を活用し、ログイン直後の画面上に主要機能を順に案内する操作ガイドを実装。旧システムとのUIの違いによる迷いを未然に防ぎ、従業員の機能活用を促しました。

ログイン時に主要機能を順番に案内し、機能の理解と利用を促進

続いて、自動操作による各種レポート作成画面への誘導を実装。旧システムでは「国内出張」「海外出張」など目的別の申請ボタンがありましたが、「SAP Concur」にはありません。このギャップを埋めるため、「SAP Concur」のホーム画面上に旧システムと同じ目的別アイコンを設置しました。ユーザーがアイコンをクリックすると、操作ガイドが起動し、申請の作成画面まで誘導します。

さらに、「テックタッチ」のマスク機能を活用し不備のある申請の提出を抑制しています。当社では申請内容が不正確な場合、経理部門が差し戻していましたが、差し戻しの要件に合致する申請内容が入力されている場合は、「テックタッチ」で提出ボタンにマスクを被せ提出ができないようにしました。