口頭説明や個人的メモによる教育手法だけでは、知識やノウハウが属人化してしまい、業務効率の低下にもつながります。そのため、効率的な新人教育や作業クオリティの均一化にはマニュアルの制作が欠かせません。
しかし、マニュアルの作り方のコツを押さえておかなければ、制作に挫折したり、利用されない資料になる可能性があるのも事実です。マニュアルを作るときは「目的の明確化」「わかりやすいテーマ」「読み手に配慮した作り」などに配慮する必要があります。
この記事では、「活用されるマニュアルの作り方」とは何か、作り方のコツや手順を徹底解説します。効率的にマニュアルを作成するコツやツールについても解説しますので、ワードやパワーポイント、エクセルでマニュアルを自作している方はぜひご覧ください。
マニュアル作成における目的と役割
マニュアルとは、業務の方針から作業手順、ノウハウなど全体的なフローをまとめた資料です。なかには、「口頭説明や手書きメモだけで十分」と考えてしまう人も少なくありません。
しかし、ただの手順書とは違って、マニュアル作成には以下のような目的と役割が存在します。ここでは、マニュアル作成における目的と役割について解説します。
| ・ 情報共有と脱属人化 ・ 品質の安定化 ・ 業務の効率化 |
情報共有と脱属人化
マニュアル作成の目的に、情報共有と脱属人化の実現があげられます。マニュアルを作成すれば、個人の知識や経験といった情報を組織全体で共有でき、能力が高い人のスキルを組織に浸透させられます。
「この業務は◯◯さんに任せて」など能力の高いベテランに作業を任せきりにしていると、ノウハウが継承されず、担当者不在のときに作業が滞る課題が発生するのも事実です。それらを言葉や手順としてマニュアルに落とし込めば、スキルを体系化でき、新人教育などにも活かせるメリットがあります。
情報共有フローの確立によって、業務の脱属人化を実現するのがマニュアル作成における目的と役割のひとつです。
品質の安定化
マニュアル作成の役割に、品質の安定化があげられます。マニュアルで作業手順を均一化すれば、業務手順が自己流に偏らないため、各スタッフの対応品質を安定化させられるメリットがあります。
また、マニュアル作りのコツを押さえれば、誰でも作業できる環境を構築できるのもポイントです。わかりやすいマニュアルで誰でも作業ができれば、人員の増減も容易になるため、繁忙期だけ人を増やすといったリソース配分も効率的に行えるようになります。
業務の効率化
マニュアルを作成する目的に、業務の効率化があげられます。誰が見てもわかりやすいマニュアルがあれば、「◯◯はどうするんだろう？」と作業途中で手が止まってしまうような状況も防げます。
考えなくてよい状況を作り出せば、作業手順に迷う時間のロスを抑制し、業務効率を大幅に引き上げられるのがメリットです。
マニュアル作成手順
わかりやすいマニュアルの作成に取り組むときは、いくつかの手順に沿って、ステップごとに対処するのをおすすめします。マニュアル作成の具体的な手順は以下の通りです。ここでは、マニュアルの作成手順を5つに分けて解説します。
| 1. 何のためのマニュアルなのか目的を明確にする 2. 記載情報の優先順位を立て整理する 3. 完成までの作成スケジュールを定める 4. 見出しなど大枠を先に作り上げる 5. 読み手が理解しやすいように完成させる |
何のためのマニュアルなのか目的を明確にする
はじめに、マニュアルを作成するときは「誰に」「何を」「どうやって」などの点を踏まえて目的を明確にする必要があります。目的とマニュアルがぶれていると、せっかくマニュアルを作成しても読まれずに放置され、効果を発揮しづらくなってしまうのも事実です。マニュアル作成には以下の内容が必要です。
| マニュアル作成に必要な内容 |
| ・誰のためのマニュアルか（ターゲットの選定） ・いつ、どこで、何をするのか（業務フローの解説） ・どのように業務を行うのか（作業手順の解説） |
ターゲットが誰かを明確にすれば、伝わりやすい表現でマニュアルを作りやすくなります。
例えば、新入社員や新規顧客がターゲットなら「専門用語を避ける（ツールチップなどで別途解説）」「基礎を踏まえたフロー」を取り入れたマニュアルづくりが重要です。その結果、読まれるマニュアルとして長く愛用されやすくなります。
記載情報の優先順位を立て整理する
マニュアルの目的を明確にしたら、どのような情報を順立てて説明すべきか、優先順位を整理します。その際は、自社の業務手順を詳細に把握したうえで、優先順位を整理することが大切です。
「どこまでのフローを行うのか」「どこが重要なのか」を把握すれば、重要なポイントを強調しやすくなり、分かりやすいマニュアルを作成しやすくなります。
その際は、判断分岐が起きるポイントで説明順序を整理するのも大切です。どのような対応をすべきか、優先順位を立てて整理すれば、流れるようなマニュアル対応を実現できます。
完成までの作成スケジュールを定める
マニュアルに記載する情報を整理したら、完成までの作成スケジュールを定めます。実際にマニュアルが必要なのはいつからかまとめましょう。その際は、「マニュアル内容を周知できる期間」も含めて完成スケジュールを考慮することが大切です。
例えば、既存業務の手順が変わる場合は、現場の混乱を防ぐために1ヶ月以上前から運用変更を周知する事例も多くなっています。
見出しなど大枠を先に作り上げる
マニュアルを作成するときは、各見出しなど骨組みを先に作り上げるのをおすすめします。全体構造が見えるようにマニュアルを作り上げれば、自然と書くべき内容が決まり、分かりやすいマニュアルを作りやすくなります。
マニュアルの目的・対象者・使用するツール・手順の流れなど大枠を設定して、それぞれの説明が混ざらないよう、各セクションごとにまとめて理解できる全体構造が理想的です。
読み手が理解しやすいように完成させる
マニュアルを作成するときは、読み手が理解しやすいように完成させることが重要です。読みにくいマニュアルは敬遠につながり、「せっかく作成したマニュアルが読まれない」といった事例も珍しくありません。
読み手が理解しやすいように完成させるには、以下のポイントに着目する必要があります。
| 読み手が理解しやすくなるポイント |
| ・読み手を意識する ・シンプルで短い説明文 ・図表など視覚的にわかりやすい取り組み ・初心者もわかりやすい表現 ・具体的過ぎる説明を避ける |
例えば、「工場などの機械操作では写真や動画を交えた分かりやすい解説」も重要です。テキストだけではカバーできない内容も、写真や動画で視覚的に分かりやすい説明を加えれば、冗長的な表現を避けて読みやすいマニュアル作成につながります。
≫≫ マニュアル作成のメリットと課題、運用時のポイントを解説
マニュアル作成で押さえるべき5つのコツ
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マニュアルを作るときは、どうすれば運用してもらえるかを深く掘り下げて制作する必要があります。「作成したマニュアルが活用されない」といった状況を生み出さないためにも、読み手に配慮した作り方が大切です。
ここでは、マニュアル作成で押さえるべき5つのコツについて解説します。
伝えたいことは明確に読み手の理解を最優先して書く
分かりやすいマニュアルを作るコツとして、「読み手の理解を最優先に書く」ことがもっとも重要です。読み手が理解できない内容では、マニュアルの存在意義がありません。
制作者の自己満足になってしまわないよう、客観的に理解してもらえる内容か、伝わりやすい内容かを考慮したうえでマニュアルを書く必要があります。
| 伝わりやすい内容のマニュアル作成 |
| ・誰のためのマニュアルか（ターゲットの選定） ・いつ、どこで、何をするのか（業務フローの解説） ・どのように業務を行うのか（作業手順の解説） |
上記を踏まえたうえで、誰が読んでも理解しやすいよう専門用語を避けるなど、読み手の理解を最優先する必要があります。
図や表を使ってわかりやすさにもこだわる
マニュアルを作る際は、図や表を使ってわかりやすさを高めるのも大切です。テキストだけではカバーしきれない面もあるため、実際の業務内容をイメージしやすいよう、図表を用いて説明をわかりやすくする必要があります。
例えば、作業の全体像が分かりやすいようにフローチャートを設けるのも、分かりやすいマニュアルを作るコツのひとつです。
内容が分かるようなテーマづくりを心がける
マニュアル作成で押さえるべきコツとして、テーマだけで内容が分かりやすい構成づくりも大切です。内容が一目で分かるようなタイトルや見出し、目次を設定すれば、読み手が求めている情報をすぐ見つけられます。
また、重要な部分を視覚的に強調すれば、目につきやすく、マニュアル内容を覚えてもらいやすいメリットもあります。
作って終わりにせず都度見直し更新する
わかりやすいマニュアルにするためには、作って終わりにせず、都度見直して更新する必要があります。情報共有を進めていくうちに、新たな「良いフロー」が出案となるケースも珍しくありません。良い案が出たらマニュアル対応に反映するなど、都度見直し更新します。
この際、注意すべきポイントが完成させたマニュアルの管理方法です。マニュアル内容を更新したとき、新旧のマニュアルが混同していると、読み手がどれを読めばよいのか混乱してしまいます。
古いものは破棄したり、更新した箇所を明確にしたりするなど、マニュアルの内容だけでなく運用も読み手に配慮することが大切です。
ファイルの管理が雑多になったり、クラウド管理ができずリアルタイムでマニュアル更新ができなかったりするときは、必要に応じてITツールを導入するのも選択肢に上がります。
ITツールを使用する
高品質なマニュアルの作り方を実現するコツとして、ITツールを利用するのもポイントです。マニュアル作成ツールを利用すれば、豊富なテンプレートをもとに効率的かつ視覚的にわかりやすいマニュアルを作成できます。
その際は、作成したマニュアルが社内で定着するよう、デジタルアダプションを推進できるツールがおすすめです。デジタルアダプションとは導入したシステムが企業内に定着している状態を指し、近年ではデジタルアダプションプラットフォーム（DAP）と呼ばれる製品も登場しています。
「マニュアルを効率的に作成できる」「マニュアルを別ファイルで作成するのではなく、システム画面上に操作方法などを直接表示する」「マニュアルをいつでも閲覧できるようにリンクを貼る」「作成したマニュアルが社内に定着しやすい」などのメリットを得られるため、必要に応じてITツールの使用をおすすめします。
国内利用者300万ユーザのテックタッチ
国内利用者300万ユーザのテックタッチは、システムのユーザビリティを大幅に向上して、操作ストレスの低減に役立つツールです。システムの操作画面上に、デジタルガイドやツールチップを表示できるため、システム操作に迷わず効率的な業務を実現します。
従来のマニュアル運用では、「読まれない」「分からないことを調べる手間がかかる」「ミスの差し戻しで管理者側にも手間がかかる」といった課題を抱えていたのも事実です。
システム上にツールチップを表示できるテックタッチなら「必要な情報が必要な人にだけ表示される」「分からないことも、マウスオーバーすれば1秒で情報にアクセスできる」「差し戻しの割合を減らして管理者の負担も軽減できる」など、さまざまなメリットを得られます。
マニュアルを調べる手間をかけず、システムの利活用を促進できます。また、ナビゲーション内容もスムーズに更新できるため、マニュアル管理の負担も掛からない点がメリットです。
テックタッチなら、通常のマニュアル作成だけでは成し得ない業務効率化を実現できるため、興味をお持ちいただけましたらぜひご利用をご検討ください。
マニュアル作成ツールのよりよい選び方
「マニュアル作成ツール」を利用すれば、効率的かつ効果的なマニュアルを作成しやすくなります。情報更新のしやすさや、高品質なマニュアルを作りやすいのが特徴です。
一方で、マニュアル作成ツールにはいくつかの種類があり、製品ごとに特色が異なるのも事実です。ここでは、マニュアル作成ツールのよりよい選び方を実現するために、マニュアル作成ツールとは何か、選び方を掘り下げて解説します。
マニュアル作成ツールとは？
マニュアル作成ツールとは、システムの操作手順や業務フロー、動画マニュアルなどを効率的に作成・共有できるツールです。テンプレートで効率的にマニュアルを作成したり、画像や動画を取り込んで高品質なマニュアルを作成したりできます。OJT動画や操作手順書など、マニュアル作成に関する幅広い業務を効率化できるのが特徴です。マニュアル作成ツールを導入すれば、以下のようなメリットを得られます。
スキルが不要
エクセルやパワポを使わず簡単にマニュアルを作成できるため、業務が属人化しにくい
読みやすいマニュアルを初心者でも作れる
テンプレートで統一されたフォーマットがあるほか、動画キャプチャや字幕挿入などクオリティを高められる
最新情報の共有がしやすい
システム上でマニュアルを共有・更新・管理できるため、古いマニュアルの参照を防げる
「マニュアル作成に時間が掛かる」「マニュアルの作り方におけるコツを知らず、読みにくい」などの課題を解消し、マニュアルの存在価値を高められるのがマニュアル作成ツールです。
マニュアル作成ツールの選び方
マニュアル作成ツールには業務手順書向け、操作手順書向けなどの種類があるため、自社の状況を踏まえたうえで適切なツールを選ぶ必要があります。マニュアル作成ツールの選び方としては、以下のポイントがあげられます。
機能性が充実しているか
豊富なテンプレートなどが用意されているか。工場なら手順が分かりやすい動画説明機能など。多言語向けなら字幕の自動生成や自動翻訳機能も選択肢のひとつ
運用の成功も実現できるか
マニュアルにアクセスしやすい機能が搭載されているか。データベース検索や更新の手軽さ、リアルタイムでナビゲーションできる機能など。OJTやナレッジ向けならマニュアルの参照状況を可視化できる機能も重要
操作しやすいか
画像のリサイズ機能などが用意されているか。操作しやすいUIや分かりやすい操作説明など。豊富な機能性と操作性は異なるため、実際に操作しやすいかどうか無料トライアルで試すことも大切
サポート体制は充実しているか
導入前後のサポートが用意されているか。マニュアル作成ツールを効率的に運用するための定着支援など。必要に応じて、専門コンサルタントにマニュアル作成をサポートしてもらうプランも評判
≫≫ デジタルアダプションプラットフォームとは？そのメリットと導入時の注意点
まとめ
安定した作業品質を保ち、企業の成長戦略を実現するためにも、マニュアルの作成は非常に大切です。さまざまなメリットが得られるため、多くの企業で高品質なマニュアルづくりに注力しています。
しかし、本記事で紹介したマニュアルの作り方におけるコツを押さえても、「従業員がしっかり読んでくれない」「OJT教育ができているか可視化されていない」などの課題に直面する方も少なくありません。
そのようなときは、デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）の導入もおすすめです。DAP製品を導入すれば、誰でも簡単にマニュアルを作成できるほか、なかにはシステムの操作中にリアルタイムでナビゲーションできる機能もあります。
それにより、マニュアルを作成する負担軽減だけでなく、「マニュアルが利用されない」といった課題も解消しやすいのが魅力です。
もし、マニュアルの作成業務や利用促進について頭を悩ませている場合は、「テックタッチ」のご利用をご検討ください。ツールチップ形式で利用者の疑問をリアルタイムに解消できるほか、マニュアルへの導線づくりもできるため、マニュアルが利用されない課題も解消できます。
マニュアル作成ツールとの併用でさらなる効率化を実現できますので、興味をお持ちいただけましたらぜひお気軽にテックタッチまでご相談ください。
