テクノロジーが進化するなかで、業務のデジタル化も進んでいます。
それに対応して電子帳簿保存法が改正され、従来は紙で保存することとなっていた国税関係帳簿や書類の電子保存が認められるようになりました。
電子帳簿保存法は1998年に制定されて以降、数回の改正をへて、徐々に電子化が進められています。
本記事では、2022年1月改正の内容をもとに、対象となる企業や、電子帳簿保存法に適合するために企業がとるべき行動を紹介します。
電子帳簿保存法とは？
まずは、電子帳簿保存法について紹介します。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法は、企業が取り扱う国税関係帳簿や書類を電子データで保存することを認める法律です。
従来は紙保存が原則でしたが、IT機器の普及により電子データでの取引が増えてきたことから、電子データ保存も認められるようになりました。
経理のデジタル化を図ることによって、検索性の向上や情報の共有化が実現し、事務作業の効率化が進みます。
また、遠隔地での業務も可能となるため、テレワークも促進されます。
ペーパーレス化によって、保管場所の縮小や印刷代のコスト削減などの効果も見込めます。
電子帳簿保存法の2022年に行われた改正内容や、改正が経理業務に与える影響については、下記記事をご覧ください。
「電子帳簿保存法が2022年に改正！請求書業務の変化と対応を紹介」
「2022年の改正電子帳簿保存法の内容と電子化を進めていくポイントを解説」
電子帳簿保存法の対象企業
電子帳簿保存法上の保存義務者となるのは、個人事業主も含むすべての企業です。
企業規模や業種による選別はありません。
ただし、電子データで作成・授受を行った帳簿・書類が対象であり、紙書類は紙保存ができます。
つまり、電子データは使わず紙書類のみでやりとりをしている企業は例外といえます。
対象企業は、電子帳簿保存法の義務規定に注意しなければなりません。
以前はメールやFAXで受け取った電子取引データについては、印刷した紙で保存することが認められていました。
しかし、2022年1月からは紙保存が廃止され、これらの電子取引データは原則として、電子データとして保存することが義務化されています。
実は、この義務規定には例外があり、2023年12月末までは寛恕（ゆうじょ）措置が、それ以降は猶予措置がとられています
ただし、一定の条件を満たす必要があるため、企業は義務化に対応していくことを考えなくてはいけません。
※なお「宥恕（ゆうじょ）」とは「寛大な心で許すこと」などの意味を持ちます。
電子取引データにおける紙保存の廃止については、「電子取引での紙保存廃止に伴い企業が準備しておくべきことを解説」をご覧ください。
電子帳簿保存法の対象書類と保存方法
企業活動ではさまざまな書類がやりとりされますが、電子帳簿保存法の対象となるのは国税関係の帳簿・書類です。
保存方法は以下に説明する3区分で規定されています。
なお、各区分には保存要件が定められています。
詳しくは「電子帳簿保存法とは？電子化のために必要な対応を解説」をご覧ください。
電子帳簿保存
パソコンや会計システムなどで最初から電子データとして作成された国税関係の帳簿・書類の保存方法です。
具体的には次のような書類が該当します。
帳簿類
パソコンなどで作成した総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、固定資産台帳などの電子データです。
特定の帳簿のみを電子データとして保存することは可能です。
しかし、その帳簿内に電子データと手書きのデータが混同するような運用は、適用の対象外となるので注意が必要です。
決算関連書類
パソコンなどで作成した損益計算書、貸借対照表などの電子データです。
取引関連書類
パソコンなどで電子的に作成した見積書、契約書、領収書、請求書などの取引関係書類の電子データ（控え含む）です。
スキャナ保存
紙の取引関係書類が対象で、対象書類をスキャナで取り込み、電子データとして保存するのがスキャナ保存です。
具体的には、次のような書類がスキャナ保存の対象となります。
取引先などから受け取った紙の取引関係書類
見積書、契約書、注文書、納品書、領収書、請求書など
自社で作成した紙の取引関係書類
見積書、契約書、注文書、納品書、領収書、請求書などの控え
自社で作成した見積書や契約書等も対象となりますが、自社で紙の書類を作成したあとスキャナで取り込んで保存するのは二度手間です。
そのため、実務上では取引先から受け取った紙の書類をスキャンすることが多いと考えられます。
また、スマートフォンで撮影した写真データもスキャナ保存として認められています。
例えば、社員が実店舗で備品を購入後、レシートを撮影して経理部へ画像データを転送するようなケースが該当するでしょう。
電子帳簿保存法においては、スキャナで取り込み電子データの状態となったら保存義務が満たされます。
そのため、規定上はスキャン後すぐに原本を廃棄することが可能です。
電子取引
オンラインでやりとりした電子取引データのことで、具体的には次のようなものが該当します。
- 電子メールや、専用回線やインターネット回線を通してビジネス文書を電子的にやりとりを行うEDIによる取引関係書類
- 見積書、契約書、注文書、納品書、領収書など
PDFファイルやパソコン画面のスクリーンショットなどによる保存方法があります。
先に紹介したふたつの区分と異なるのは、データ保存が義務化されている点です。
紙に印刷しての保存は原則認められていません。
対象企業が電子帳簿保存法に対応するためのポイント
対象となる企業が電子帳簿保存法にスムーズに対応していくために、気をつけるべきポイントを紹介します。
内部管理体制や業務フローの整備
帳簿・書類のチェックや作業者の体制、作成フローなどを電子帳簿保存法の要件に合わせて見直す必要があります。
業務フローに関しては、現場の声やシステム担当者などさまざまな立場の関係者の意見を取り入れ、効率的な方法を探しましょう。
それによって業務効率化やコスト削減の効果も最大化できるはずです。
また、電子データはデータ改ざんが容易なので、自社の内部管理体制も同時に強化しなくてはいけません。
コンプライアンスの徹底、電子化の業務フローを規定して遵守しましょう。
適切なシステム・ツールの活用
要件を満たすためには、所定の会計・経理システムや、タイムスタンプを付与できるツールを導入するなどの方法があります。
また、既存の自社システムをシステム改修して電子帳簿保存法に対応する方法も可能です。
新規システムを導入する場合は、電子帳簿保存法の要件を満たすJIIMA認証を持つシステム・ツールを選びましょう。
自社システムを改修する場合は、適合要件などについて税務署・国税庁に相談することが可能です。
なお、JIIMA認証とは、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会(JIIMA)の認証制度です。
電子帳簿保存法の要件を満たすシステム・サービスに与えられる認証で、認証を受けることでJIIMA認証のロゴ（認証マーク）表示ができます。
電子取引データの対応方法を決定する
電子取引データの保存については、システムやタイムスタンプツールがなくても、下記のような方法でシステムを使わずに要件を満たすことが可能です。
- 改ざん防止のための措置として事務処理規定を定めて遵守する
- 規則的なファイル名を付けることで検索機能要件を満たす
なお、対応するシステムを活用しつつ、上記手法を整備することも可能です。
システムの導入や改修に時間がかかりそうな場合は、両方を備えておくとよいかもしれません。
企業として電子帳簿保存法に対応しよう
企業では多くの書類がパソコンやスマートフォンなどのIT機器で作成され、電子データとしてやりとりされています。
そのため、ほとんどの企業が電子帳簿保存法の対象となるでしょう。
正確に要件を満たすことは大変かもしれませんが、企業として方針を決定し、適切に対応する必要があります。
電子帳簿保存法に適合するためには、電子帳簿保存法対応のシステムの導入・改修を行う方法があります。
ただし、新たなシステムに慣れるまでには一定の時間がかかるかもしれません。
請求書業務や月次決算業務は毎月行われる業務であり、遅れが生じるのは好ましくありません。
そのような場合に役立つのが、システム定着を促進する「テックタッチ」です。
「テックタッチ」は、システム操作のガイドや入力ルールをリアルタイムでシステム上に表示することで、ITリテラシーを問わず、だれでも迷わずにシステム操作が可能になります。
また、テキスト入力のリアルタイムでの検証も可能で、規則から外れた誤入力の防止が可能です。
この機能により、申請者自身がミスに気づきやすくなります。これにより、申請内容の差し戻しを大幅に削減することができ、経理担当者の業務効率化にも寄与します。
電子帳簿保存法対応の新システムをご検討の場合は、ぜひご検討ください。
