こんにちは！
従業員のシステム定着を実現、システム価値を最大化する「テックタッチ」ライターチームです。
多くの企業で導入されているSalesforceとは、営業成績アップや顧客満足度の向上など、さまざまな効果を期待できる多機能なCRM（顧客管理）プラットフォームです。
しかし、あまりに多くの機能があることから、使いこなすことが大変なのでは、と危惧する企業も少なくありません。
そこで今回は、Salesforceの基本的な使い方、主な機能や便利な機能まであわせて解説します。
また、業務効率化のための活用法についても紹介します。
※お役立ち資料「SFA（営業支援システム）で、営業を効率化させるための活用定着方法とは？」もあわせてご覧ください。
Salesforceの使い方
Salesforceは主に営業活動効率化のために使われるCRMプラットフォームで、世界中の企業から信頼されています。Salesforceは営業活動効率化のために必要となるさまざまな情報を一元管理し、その情報を社内でスムーズに共有し連携できることが大きな特徴です。大まかな使い方は以下のとおりです。
情報入力
Salesforceの活用は、データの蓄積がなされていることが前提です。
そのためさまざまな情報を要素ごとに入力し、蓄積させる必要があります。
要素とは「取引先」「商談」「リード」「契約」などのことで、これらの要素（情報の塊）はオブジェクトと呼ばれます。
例えば「取引先」というオブジェクトであれば、オブジェクト内には取引先ごとに社名や住所、電話番号などの情報を入力します。
取引先ごとに1行ずつ情報が格納されるため、情報の確認や管理をスムーズに行えます。
なお、オブジェクトのなかの1行ごとの情報はレコードと呼ばれます。
データ活用
蓄積された情報によって、分析・売上予測などデータ分析が可能です。
レポートやダッシュボードを作成することでデータを可視化できるため、マーケティング・営業・カスタマーサポート・経営判断などに幅広く活用できます。
また、営業活動を効率化するシステムだけでなく、さまざまな機能を持った製品が提供されています。
「マーケティング部門でアプローチを最適化するために活用したい」、「カスタマーサポートでの顧客対応を迅速化したい」など、自社のニーズに応じたものを多くの製品のなかから選択することができます。
※どのような製品があるのかは「Salesforceを導入するなら！ステップとポイントをご紹介」をご覧ください。
※Salesforceのメリットについては「世界の企業で導入されている Salesforce（セールスフォース）！何がすごいのか？」をご覧ください。
Salesforceの主要な機能
幅広い機能があるなかで、営業活動に関する主要な機能を3つ挙げます。
1. 営業の進捗管理
営業目標に対する進捗度や、パイプラインの状況など、営業として確認するべき数字や現状を管理できます。
特定の商談に対して「いつ・誰が・何をするか」を登録することも可能です。
アラート機能によりタスクの予定日が近いことを表示できるため、やるべきことの抜け漏れを防止できます。
処理済みタスクは履歴として残すことができ、やるべきことをやったかどうかが明確です。
営業進捗がレポートとして出力できるので、管理職によるマネジメントもしやすくなります。
2. 営業課題の可視化
月別の商談件数、受注の数や金額、受注率など、営業活動で改善すべき指標の可視化が可能です。
Salesforceには売上予測が標準機能として用意されており、営業チームごと、または個人ごとに予測を立てることができます。
また、Salesforce上には指標や売上予測のようなデータだけでなく、受注や失注の理由も残すことができます。
受注や失注の変化を追うことができるほか、失注のような負の実績も蓄積することで今後に生かしていけるのです。
これらの情報によって目標達成におけるボトルネックが分かり、課題解決のために何に注力すべきかが明確になります。
さらに、条件を指定したデータの抽出や集計もでき、さまざまな角度から目標の達成度を見ることができます。
3. 営業戦略の立案
営業部門のマネジメント層は、顧客情報を活用することで来期営業戦略の作成に役立てることができます。
情報の活用方法としては、次のようなものがあります。
- イベント・キャンペーンなどの顧客ごとの情報や、顧客からの問い合わせ内容もすべて蓄積できるので、さまざまな情報を総合的に分析して営業に役立てることが可能
- 取引先の従業員数、地域、業種などの情報を登録することで、受注しやすい企業の特徴を見分け、成約率の高い企業へ優先的なアプローチを実現
- 顧客情報をマーケティング、カスタマーサポート、カスタマーサクセスなどの部門間で共有し、連携することでより効果のある戦略立案を実行
なお、Salesforceで得られるメリットについては「世界の企業で導入されている Salesforce（セールスフォース）！何がすごいのか？」をご覧ください。
デメリットについても記載があります。
Salesforceの便利な機能
Salesforceには効率良く使うための便利な機能が多数搭載されていますので、いくつか紹介します。
顧客データの一括登録
Salesforceの中核機能である顧客管理は、導入時の入力作業に大きな工数がかかりますが、ExcelやGmailアドレス帳で作成された既存の顧客リストがあれば、インポートによる一括登録が可能です。
名刺の管理
営業活動のなかで集めた名刺を一括管理し、共有することでビジネスチャンスにつなげることができます。
例えば、アプローチを検討している企業とすでに名刺交換を行っている自社社員を把握することや、営業先のバッティングを確認し一本化することなどが可能です。
また、過去に重大トラブルがあった顧客情報を引き継ぐことで、再発防止を図るといった使い方もできます。
アンケート機能
購入後「1カ月」や「半年」のような所定のタイミングで、顧客にアンケートを送付することが可能です。
決まった時期に送ることで商品・サービスの平均的な定着度合いや、個別アプローチのタイミングを計ることができます。
モバイルアプリケーションの活用
スマートフォンやタブレットにより、外出先からでも利用が可能です。
例えば、顧客の商談に向かいながら最新の顧客情報を閲覧すれば、営業担当は移動中の時間も有効活用できます。
そして、スケジューラーやファイルへのアクセス、ワークフローの申請、日報の作成と送信などのために帰社する必要がないため、移動先からの直帰が容易になります。
無駄な時間を省くことで、残業時間の削減に役立てることもできるのです。
Salesforceの活用法
Salesforceによって業務をどう効率化できるのか、活用法を紹介します。
社内共有による連携促進
営業担当者が対応した内容をSalesforceに登録し、社内の誰もが確認できるようにすることで、その顧客からカスタマーサポートに問い合わせがあったときに顧客に合った対応を可能にします。
顧客相談から課題解決まで、一貫した対応ができるようになり、サービスのクオリティが総合的に向上します。
また、マーケティング部門と連携し、その情報をもとに見込み客を分類するという活用方法もあります。
分類ごとにアプローチの方法を変えることで、それぞれに対してより訴求効果の高いメールや動画を配信することが可能となります。
営業部門の生産性を向上
定量化されたデータの分析により、リードが商談につながる確率や平均日数などを割り出すことが可能です。
「いつまでに、どれくらいの売り上げを立てる」といった計画を早い段階で出し、それを基準としながら営業活動を効果的に進めることができます。
顧客や製品の情報が変わったときでも、その変化を迅速に反映させることができるため、情報の遅延による営業活動の停滞を防止します。
もしも進捗が遅れている場合やスケジュールが厳しい場合でも、情報を共有して部内で助け合うことで、営業部門全体の生産性を向上させることができます。
属人化の防止
営業担当が顧客と話した内容や商談の情報を記録できるため、効率的に案件情報を共有できます。
また、対応済みのものに関してはステータスを「完了」とすることで、対応の有無がすぐ分かるようにできます。
これらの営業記録を残すことで、営業担当者が交代したときに起きがちな顧客との意思疎通の食い違いを防止することが可能となるでしょう。
本記事では活用法を紹介しましたが、「Salesforce導入の失敗例とは？原因を知って適切な対策を！」では導入の失敗例を紹介しています。あわせてご覧ください。
Salesforceを使いこなせば営業活動の効率化が可能
Salesforceには多くの機能があり、使いこなすことで自社の営業活動を効率化できます。
顧客情報を一元的に共有できるため、営業部門だけではなくマーケティングやカスタマーサポート・カスタマーサクセスなどの部門でもその情報を役立てることができます。全社的に活用を促すことで、より高い効果を得ていきましょう。
ただし、導入当初はその多機能性から、使いこなすことに苦労するかもしれません。
導入を検討していても、社員が活用できるのか不安を感じている企業もあるでしょう。
「テックタッチ」では、システムの画面内で操作方法を表示するリアルタイムナビゲーション（操作ガイド）を表示させることができ、ユーザーの習熟を強力にサポートします。
この方法なら、社内研修の手間を軽減してシステムの定着を図ることができます。
Salesforceの導入の際には、「テックタッチ」もあわせて検討してみてください。
