こんにちは！
従業員のシステム定着を実現、システム価値を最大化する「テックタッチ」ライターチームです。
テキストや画像だけでは伝わりにくい業務や、システム、ツールの操作方法を説明するのに高い効果を発揮する動画マニュアル。
スマートフォンの普及でいつでもどこでも動画視聴が可能になり、ビジネスの現場においても活用されるようになっています。
ただし、動画マニュアルには動画作成の知識やスキルが求められるため、活用しにくいケースも多いのではないでしょうか。
今回は、動画マニュアル活用のメリット・デメリットや作り方、注意点などをお伝えします。
動画マニュアルとは？
動画マニュアルとは、商品の使い方や業務上の作業手順、システムの操作手順などを動画に加えてテロップ、音声等を使って伝えるマニュアルのことです。動作を視覚的に伝えることができるため、テキストや画像だけのマニュアルよりも理解しやすいとされています。
動画マニュアルの種類は、大きく社内向けと顧客向けの2つに分けられます。
社内向けとしては、主に業務マニュアル、操作マニュアル、新人研修マニュアルなど。顧客向けとしては、商品やサービスの使い方マニュアルがあります。
※業務マニュアルについて詳しくは、「業務マニュアルとは？目的や分かりやすい作成手順について解説」、操作マニュアルについて詳しくは、「操作マニュアルとは？システム活用で成果を上げる作成・運用ポイントを解説」をご覧ください。
動画マニュアルのメリット・デメリット
動画マニュアルを作成することで得られる主なメリット、生じてしまうデメリットには次のようなものが挙げられます。
動画マニュアルのメリット
テキストのマニュアルよりも記憶に残りやすい
動画にナレーションやテロップを入れれば、視覚、聴覚に対して情報を一度に伝えられます。
動画で視覚に訴え、ナレーションで聴覚に訴え、より重要なポイントはテロップでさらに視覚に訴えれば、テキスト主体のマニュアルに比べ記憶に残りやすくなるでしょう。
繰り返し学習に向いている
動画はテキストのマニュアルに比べ、短時間で多くの情報を伝えることが可能です。
そのため、電車の待ち時間や移動時間などのスキマ時間を使って、繰り返し学習するのにも適しています。
何度も視聴することで、結果的に内容の理解が深まり、学習開始後の早い段階から成果を上げやすくなるでしょう。
言語だけに頼らない情報伝達が可能
例えば、システムの操作マニュアルを動画にすれば、ナレーションやテロップがなくても操作の仕方は伝わります。
そのため、日本語をよく理解できない外国人社員であっても、簡単な操作であれば動画マニュアルだけで習得可能になるでしょう。
均一な教育が可能となる
テキストのマニュアルには、読み間違いや誤認識が起こるリスクがあります。
また、研修等で利用する場合は指導者が解説する手間が必要であるため、その技量によって分かりやすさに差が生じてしまう懸念があります。
動画マニュアルであれば解説者は不要で、単独で研修の役目を果たします。また視覚的・直感的に伝えることができるため、理解の相違も起こりにくいです。
※マニュアル作成のメリットや運用時のポイントについては、「マニュアル作成のメリットと課題、運用時のポイントを解説」をご覧ください。
動画マニュアルのデメリット
初期コストがかかる
動画の内容にもよりますが、テキストのマニュアルに比べ作成にコストがかかります。
特に動画作成用の機材や動画編集ソフトなどは、質を求めればかなり高額になるため、全体的にコスト高になってしまうのがデメリットと言えるでしょう。
動画作成の知識が必要
以前に比べれば簡単に動画を作成できるツールが増えましたが、それでもある程度の知識がないと、見やすく伝わりやすい動画マニュアルの作成は難しいでしょう。
知識を習得したうえで作成するという方法もありますが、その分完成までの時間が長くなってしまいます。
修正や更新が難しい
テキストのマニュアルであれば追記や修正が簡単にできますが、動画は一部分だけを修正するのが難しく、それなりの手間がかかります。
テキストのマニュアルは毎回印刷コストがかかるといわれますが、動画の撮影をやり直す場合のコストとは比べものになりません。
動画マニュアルの作り方
動画マニュアルを効率的に作成するための、一般的な手順を紹介します。
動画マニュアルを作成する内容・メンバーの決定・スケジュールの策定
まず、「業務マニュアル」、「操作マニュアル」、「研修マニュアル」などのなかから、どのマニュアルを動画にするか決め、その内容に合ったメンバーを決めます。
そして、いつまでに作成するか、おおまかなスケジュールの策定を行いましょう。
情報・資料の収集
動画撮影に必要な情報、資料を収集します。
この段階では集められるだけ集め、次の絵コンテ作成の段階で、動画に使えるものと使えないものとに分けていくとよいでしょう。
たたき台となる台本・絵コンテの作成
収集した情報や資料をもとに、たたき台となる台本、絵コンテの作成をします。
台本だけでは動画のイメージが湧きにくいため、簡単なものでも構わないので絵コンテを用意しましょう。
台本の内容は、編集段階でナレーションやテロップとしても使えます。
そのため、手書きではなくパソコンで作成しておくと、のちに手間なく活用できて便利です。
撮影・編集作業
撮影はできるだけさまざまな角度、さまざまなシチュエーションで撮っておくようにします。
編集段階になって別のカットが欲しい、別の方向からの絵が欲しいとなると、あらためて撮影しなくてはなりません。
できるだけ手間をかけずに編集作業をするためにも、事前に多くのカットを用意しておきましょう。
最後に編集した動画にナレーションとテロップを入れれば、動画マニュアルの完成です。
動画マニュアル作成時の注意点
マニュアル作成時に注意すべき点について簡単に解説します。
動画の特徴を理解する
動画を活用すればさまざまなマニュアルを作成できますが、向き不向きもあるため、動画が適しているのはどのようなマニュアルなのかを知る必要があります。
動画が得意とするのは、システムやツールの操作方法のように、動きのある作業を解説するものです。
仕事への取り組み方やルールなどを解説するものは、一回見れば理解できるものが多いため、テキストのマニュアルで十分でしょう。
一度見るだけでは理解しにくい作業に対して動画マニュアルを作成し、繰り返し視聴させると効果的です。
ひとつの動画ではひとつの内容だけを伝える
テキストのマニュアルよりも多くの情報を伝えられるのが動画のメリットではありますが、情報を詰め込みすぎると何も記憶に残らなくなってしまうかもしれません。
基本的にひとつの動画で伝えることはひとつにします。
また、長くても5分以内に収めた方が繰り返し見られやすいため、記憶にも残りやすくなるでしょう。
ナレーション、テロップを効果的に活用する
動画にナレーションは重要ですが、ナレーションが多すぎると動画に集中しにくくなり、記憶しにくくなります。
テロップも、多用しすぎると何が重要ポイントなのかが伝わりません。
ナレーションはあくまでも動画だけでは伝わりにくい部分の補足程度に抑え、テロップもここが重要という部分だけにして、視聴者側の注意を引きつけましょう。
そうすることで全体としてすっきりとまとまり、見た人が覚えやすい動画マニュアルになります。
※マニュアル作成を効率化するには、作成ツールの活用もおすすめです。詳しくは、「マニュアル作成ツールとは？種類や機能、選び方のポイントを解説」をご覧ください。
動画マニュアル作成のポイントは動画の特徴を理解すること
最近では簡単に動画を作成できるツールも増えているため、企業のマニュアルを動画にしているケースもよく見られます。
短時間で多くの情報を伝えられ、いつでもどこでも気軽に視聴できる動画マニュアルはメリットも多く、業務効率化や生産性向上にも高い効果が期待できます。
おすすめしたいのは、システムやツールなどの操作マニュアルの動画化です。
操作方法や手順はテキストや画像よりも視覚的に伝える方が分かりやすいため、動画マニュアルが適しています。
しかし、情報を詰め込みすぎたり、むやみにテロップを入れすぎたりすると、何が重要な情報かが分からずうまく伝わらないため、注意が必要です。
また、動画マニュアルを作成したいが、動画作成の知識やテクニックを持った人材がいないというケースもあるでしょう。
そのような場合に効果を発揮するのが、システム上に操作ガイドを直接表示させる方法です。
WEBシステムにナビゲーションを作成できる「テックタッチ」では「吹き出し」「ポップアップ」「選択分岐」など多様なガイドをリアルタイムで表示させることが可能です。
リアルタイムで表示されるナビゲーションによって、正しくミスのないシステム活用が可能になり、業務効率化や生産性向上につながります。
さらに、ノーコードでシステム上にガイドを設置できるため、特別な技術や知識は不要で、誰でもかんたんに運用ができます。
お困りの際はぜひご相談ください。
