デジタルアダプションプラットフォームとは?そのメリットと導入時の注意点

DX

ビジネスにおいて新たなシステムを導入する際、だれもが簡単にシステムを扱えるようにすることは、システム定着化のために欠かせない要素のひとつです。

これを実現させるためには「デジタルアダプション」という考え方を意識することが重要です。
そこで検討したいのが、DAP(デジタルアダプションプラットフォーム)の活用です。

今回はデジタルアダプションを効率的に実現できるDAPについて、その概要やメリット、活用のポイントをお伝えします。

デジタルアダプションプラットフォーム(DAP)とは?

デジタルアダプションプラットフォーム(以降、DAP)を知るには、デジタルアダプションについて理解しておかなくてはなりません。

ここではまず、デジタルアダプションへの理解を深めたうえで、DAPについて説明します。

デジタルアダプションとは?

デジタルアダプションとは、導入したシステムが企業内で定着している状態を示す言葉です。

デジタルアダプションが進めば、会計システムや在庫管理システム、購買管理システムなどの基幹システムを社内のだれもがスムーズに扱えるようになるため、システムを活用して業務効率化や生産性向上を実現できます。

デジタルアダプションについての詳細は、「DXの実現に欠かせないデジタルアダプションとは? 概要や導入の効果を解説」をご覧ください。

デジタルアダプションプラットフォームとは?

DAPとは、デジタルアダプションを推進するためのツールです。

例えば、基幹システムを操作する際に、画面上に操作方法を順に表示する「ガイド」や、入力箇所にカーソルを重ね合わせた際に入力ルールをポップアップ表示で簡単に説明する「ツールチップ」をリアルタイムで表示することが可能です。

デジタルアダプションはマニュアルを丹念に読み込むことや、失敗から学習するなどし、社員や企業の努力だけでも実現できるかもしれませんが、それは容易ではありません。
実際に社員間のITリテラシーに差があることや、システム操作方法の難易度などによって、システム活用が進まないと悩んでいる企業が多いのが現状です。

そうした企業の課題を解消するツールとして、 DAP は非常に注目されています。

デジタルアダプションプラットフォーム導入のメリット

デジタルアダプションを推進するDAPを導入することによって、次のようなメリットを得られます。

・生産性の向上などシステムを導入した本来の目的を果たせる

システムを導入したものの、「効果的な活用ができていない」「ごく一部の社員しか扱えない」などの理由で導入に失敗する、といった事態を回避できます。

これによりシステム利用が定着し、「マニュアルの確認」「システム操作で迷う」「操作を間違える」などの無駄を大幅に削減できるため、生産性の向上が実現します。

・新たなシステム導入時に、効率的に導入できる

システム導入時にDAPを活用すれば、マニュアル作成の必要性が低くなるだけではありません。
マニュアルを作成したり社員に合わせて内容を変えたりと、時間と手間をかけて行っていた従来のオンボーディングから脱却し、セルフオンボーディング(顧客自身でオンボーディングを完了すること)の実現にもつながります。

このような新しいシステム教育によって、導入プロセスや定着化が容易になります。

・定着化にかかるコストが削減できる

通常、新たにシステムを導入した場合、マニュアルを作成したり、外部から講師を招いて研修を行ったりする必要があるため相応のコストが発生します。
マニュアル作成や、社員のITリテラシーに合わせて研修を行うにはかなりの手間もかかるでしょう。
DAP導入により、研修やマニュアル作成の負担を最小限に抑えられるため、手間やコストの削減が可能です。

また、定着化によって現場で疑問が発生しにくくなることから、システム運用時に対する問い合わせも減少するでしょう。

・問い合わせ対応の効率化が進む

問い合わせ対応で使用するシステムにDAPを活用すると、オペレータがシステムを使いこなせるようになり業務効率化が図れます。
結果として問い合わせ対応で頻発する、担当者によって対応内容や品質が異なるといった属人化も防止できます。
問い合わせ対応全体の「質の向上」「品質の均一化」が実現し、効率的な対応が可能になります。

問い合わせ対応効率化についての詳細は、「問い合わせ対応の効率化が重要な理由と実現方法」をご覧ください。

デジタルアダプションプラットフォームの活用場面

DAPの活用場面としてわかりやすいのが、社内の基幹システムの刷新時です。

会計や販売、物流管理などの基幹システムは多くの社員が活用するため、刷新時に研修を行えば、かなりのリソースがかかるでしょう。また本社だけではなく、支社にまで研修を行うとなれば、日数もかかるためシステムの本格運用開始までさらに時間がかかってしまいます。

そうした際に大きな効果を発揮するのがDAPです。
「ガイド」や「ツールチップ」をリアルタイムで表示させて操作方法を説明できるツールならば、ITリテラシーが低い社員でも容易に操作できます。
特に「社員の入れ替わりが多い」「全国に拠点がある」企業で基幹システムを刷新する際には、大幅な時間短縮やリソースの削減が可能になるでしょう。

デジタルアダプションプラットフォーム導入時の注意点

DAP導入時は、どのような点に注意しなくてはならないのでしょうか。ここでは「導入前」と「ベンダー選定時」に分けて注意点を紹介します。

導入前の注意点

・導入前に対象範囲を明確化する
DAPを自社業務のどの部分に活用するかを事前に明確化します。そのDAPが自社の既存システムにおいて利用可能なツールかどうかの確認も必須です。例えば、「複数のシステムを網羅して適用できるツールかどうか」「Webシステムにツールを導入したいが、ブラウザの制限はあるか」などです。

ベンダー選定時の注意点

・柔軟なサポート体制があるかを見極める
DAPの導入時は、課題や疑問が必ず生じます。
そのような場合にすぐサポートを受けられなければ、業務効率化を支援するDAPのメリットが生かせません。
そのためツールの性能だけではなく、サポート体制も重要です。
チャット、メールなどの状況に応じたサポートを受けられるかを確認しましょう。

自社の意向を反映できるベンダーを選ぶ

連携を取り合い、自社に最適なシステムの実装ができるベンダーの選択が重要です。
まずは一部の業務に導入するスモールスタートではじめ、そこで得た課題点や要望をベンダーにフィードバックし、逐次対応を受ける方法がよいでしょう。

というのも、まずは実際の業務において運用を行うことで、使い勝手や課題を早い段階で見つけることができるからです。
実際に発生した問題にその都度対応していくため、現場の要望や不満に細やかに応えることができます。

システム活用の実現には、デジタルアダプションプラットフォームがおすすめ

新規事業やDXを成功させるために、欠かせない要素のひとつであるデジタルアダプション。

しかし、デジタルアダプション自体の推進が停滞してしまっては意味がありません。そこで重要となるのが、デジタルアダプションを実現するためのシステム(ツール)であるDAPです。
DAPは、DXを推進していくうえで、デジタルアダプションを全面的に支援するシステムです。

デジタルアダプションの効果をより高めたいとお考えの際は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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