ビジネスにおいては日々、取引先と請求書や領収書のやりとりが発生します。
それらの動きは帳簿に記録され、期末には決算書が作成されます。従来、帳簿書類や取引関係書類については紙での保存が原則でしたが、近年では電子データとしての保存が認められるようになりました。
その根拠となる法律が電子帳簿保存法です。
本記事では、電子帳簿保存法とはどのような法律か、求められる要件、電子帳簿保存法に適合するために必要な対応について解説します。
電子帳簿保存法とは
まずは、電子帳簿保存法の概要と、法令を順守しなかった場合の罰則について紹介します。
電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿・書類について、電子データでの保存を認めるための法律です。
従来、国税関係の帳簿や書類の保存は紙で行うのが原則でした。しかし、テクノロジーの進化やIT機器の普及に伴い、さまざまな書類が電子データで作成されやりとりされている現在、紙保存は社会の変化に対応できていないといわざるをえません。
また、紙保存では保管場所の確保、印刷代のコスト、事務作業の手間などが生じます。
そこで、国として要件を定めることで、国税関係の帳簿や書類について電子データでの保存を認めるようになりました。
注意すべき点は、電子データとして保存するためには満たすべき要件があることです。
事業者は保存要件にのっとり、帳簿・書類の改ざん防止や安全な保管管理を実現しなくてはいけません。
電子帳簿保存法の罰則
電子帳簿保存法の要件を満たさずに書類を保存していると、下記のような罰則が科される可能性があります。
- 会社法に基づく100万円以下の過料
- 追徴課税や推計課税の徴収
- 青色申告の承認取り消しによる特別控除取り消し
対象となる企業については、「電子帳簿保存法の対象企業や対象書類は？対応のポイントを紹介」をご覧ください。
電子帳簿保存法で求められる要件
電子帳簿保存法において対象となる書類には以下が挙げられます。
国税関係帳簿
総勘定元帳・売掛帳、買掛帳、現金出納帳など
国税関係書類
貸借対照表や損益計算書などの決済関係書類、請求書や見積書、領収書などの取引関係書類（取引先から受け取ったものと、自社で発行した書類の写し）
電子取引データ
電子メールやEDIなどによって授受した請求書や見積書、領収書など
各書類を電子化する際の対応としては、大きく分けて電子移行と保存管理があります。
電子移行
最初からパソコン上で帳簿をつけることや、電子データで請求書や領収書を作成してやりとりすること。
もしくは、紙の請求書などを電子データ化すること
保存管理
電子データを適切に保存管理すること
これらを踏まえたうえで、2022年1月改正の内容をもとに、電子保存の要件や必要な対応を見ていきましょう。
2022年1月より施行された改正電子帳簿保存法の詳細については、「2022年の改正電子帳簿保存法の内容と電子化を進めていくポイントを解説」をご覧ください。
また、請求書業務の具体的な対応については、「電子帳簿保存法が2022年に改正！請求書業務の変化と対応を紹介」をご覧ください。
国税関係帳簿の電子保存
事業者自身がパソコンやスマートフォンなどから電子データとして作成した帳簿書類は、電子データのまま保存することが容認されています。
電子化は義務ではなく、電子保存を行う際の国税庁への手続きも不要です。
電子化する際の対応として、電子帳簿保存法の保存要件を満たした会計・帳簿のシステム導入が求められます。
具体的には、主に次のような保存要件です。
- 情報の訂正・削除を行った場合には、履歴が確認できる
- 関連する別の帳簿がある場合、その関連性が確認できる
- 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の条件で検索できるなど、所定の検索要件を満たす
なお、必須ではありませんが、税務職員による質問検査権に基づき、電子データのダウンロード要請があった場合に対応できるようにしておくことも重要です。
それによって検索要件がやや緩和されるからです。
国税関係書類のスキャナ保存
実店舗で買い物をした際に受け取るレシート、電子化に未対応の取引先が発行する請求書などは紙の書類として受け取ることになります。
このような紙で受け取る書類については、スキャンして電子データとして保存する、スキャナ保存が認められています。
自社で電子データ化をすれば、要件を満たすことが可能です。
なお、自社が紙で発行した請求書などをスキャンして保存することも可能です。
本件についても電子化は義務ではなく、電子保存を行う際の国税庁への手続きは不要です。
スキャナ保存の主な要件は次のとおりです。
- 受領後または業務処理に必要となる期間（最長約2か月）経過後、おおむね7営業日以内にタイムスタンプを付与する
- 解像度200dpi相当以上、256階調（24ビットカラー）以上で読み取る
- 電子データと関連する国税帳簿などがある場合、その関連性が互いに確認できる
- 情報の訂正・削除を行った場合には、履歴が確認できるシステムを利用する
- 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の条件で検索できるなど、所定の検索要件を満たす
- ディスプレイ（14インチ以上）・カラープリンターと操作説明書を備え付ける
- 保存に使用しているシステムの概要書や操作説明書、保存手順書などを備え付ける
タイムスタンプについて詳しくは、「改正電子帳簿保存法によるタイムスタンプ要件の変更点、付与の注意点を解説」をご覧ください。
電子取引データの保存
請求書や見積書などの電子データをやりとりした場合、電子帳簿保存法の要件にのっとり保存することが2022年1月より義務化されています。
電子取引データの保存方法は、主に次のとおりです。
- 改ざん防止のための措置をとる
- 「取引年月日」「取引金額」「取引先」の条件で検索できる
- 保存場所にディスプレイ・プリンターなどを備え付ける
上述の改ざん防止の措置とは、「タイムスタンプの付与」「履歴が残るシステムでの授受・保存」「事務処理規定を定めて守ることで改ざん防止を図る」などの方法を指します。
電子取引の詳細については、「電子帳簿保存法における電子取引とは？概要や保存要件を解説」をご覧ください。
電子化対応義務については、2023年12月末までの宥恕措置が設けられています。
また、それ以降も新たな猶予措置が講じられる見込みです。詳細は「電子取引での紙保存廃止に伴い企業が準備しておくべきことを解説」をご覧ください。
電子帳簿保存法に適合するための対応プロセス
電子帳簿保存法に対応するための手順を紹介します。
1.電子帳簿保存法の内容を理解する
前半で紹介したように、対象の書類、電子保存が任意か義務化されているか、電子化する場合の要件は何かなどについて理解・整理します。
2.電子化する書類を決定
自社が電子化したい書類を決定します。
ただし、取引関係書類に関しては取引先の合意も必要なので、調整が必要です。
3.業務フローの設定
電子化の手順や方法を設定します。
スキャナ保存、電子取引データなど、区分により対応が異なるので、区分ごとにフローを構築しなくてはいけません。
4.システムの選定
システムの導入は必須ではありませんが、導入すると効率的に電子化を進められます。
さまざまなシステムのなかから、自社の業務フローに適したシステムを選定しましょう。
なお、既存のシステムを改修する方法もあります。
新たなシステムを導入する場合も、既存システムを改修して対応する場合も、システムが使いにくいと従業員へのシステムに関するオンボーディングの手間が生じてしまいます。
システムの使いやすさにこだわることが重要です。
電子取引データの電子化プロセスについて詳しくは、「電子帳簿保存法、2024年までの猶予期間にやっておくべきことを解説」をご覧ください。
システムを活用してスムーズに電子帳簿保存法に対応しよう
現代では、パソコンのようなIT機器で帳簿・書類を作成することがあたりまえになりつつあります。
電子データとして保存することを認める電子帳簿保存法は、時代の変化に応じて登場した法律といえるでしょう。
企業では国税関係の帳簿や取引書類などの多くの重要書類を扱うため、電子データ化を進めるためには、電子帳簿保存法対応のシステム導入が効果的です。
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