こんにちは！
従業員のシステム定着を実現、システム価値を最大化する「テックタッチ」ライターチームです。
ビジネスで活用するシステム、ツールの操作方法を解説する操作マニュアルは、業務効率化、生産性向上を実現するうえで欠かせないものとなっています。
IT技術の進化により、システムやツールの性能は日々進化していますが、利用する側の理解が追いつかなければ性能を最大限発揮させられず、成果も挙げられないでしょう。
そこで今回は、システムやツールの性能を最大限に活用し、高い成果を上げるために欠かせない操作マニュアルについて、作成手順や作成・運用ポイントを解説します。
操作マニュアルとは？
操作マニュアルとは、自社で活用するシステムやツール、機器などの操作方法、手順、トラブル時の対応などを記載したものです。
通常、マニュアルはシステムやツールを購入した際に付属しているため、あらためて作成する必要はないと思われるかもしれません。
しかし、自社向けにカスタマイズする、もしくはオリジナルの使い方をする場合は、付属のマニュアルでは対応できません。
自社の社員が最大限の成果を出すためには、自社に合わせた使い方が記載された、オリジナルの操作マニュアルが必要です。
ビジネスで活用するマニュアルには、操作マニュアルのほかに業務マニュアルがあります。
操作マニュアルが特定のシステムやツールの操作方法に特化しているのに対し、業務マニュアルは業務全体の標準化、商品・サービスの品質保持を目的にしている点が異なります。
業務マニュアルについて詳しくは、「業務マニュアルとは？目的や分かりやすい作成手順について解説」をご覧ください。
また、マニュアルを作成するメリットや運用ポイントについては、「マニュアル作成のメリットと課題、運用時のポイントを解説」をご覧ください。
操作マニュアルの作成手順
操作マニュアルを効率的に作成するためには、一定の手順を踏んで進めていく必要があります。
一般的な作成手順は次のとおりです。
操作マニュアルを利用する対象の明確化
これから作成する操作マニュアルを最も活用する対象を明確にします。
例えば、初めてシステムに触れる新入社員向けなのか、それとも基本操作が分かっている社員向けなのか、といったようにです。
後者の社員であれば、カスタマイズ方法や新しい機能の解説が中心でも問題ありません。
基本的な操作方法の洗い出し
対象を明確にしたら、次は基本的な操作方法の洗い出しを行います。
フローチャートを使って書き出していくとよいでしょう。操作方法を可視化することで、システムやツールの機能を俯瞰で見られるようになり、理解が深まります。
また、基本的な操作方法に関しては、メーカーのマニュアルを参考にするのがおすすめです。
メーカーのマニュアルだけでは分かりにくい部分に補足を入れる形で進めていくとスムーズに作成できます。
自社独自の操作方法の洗い出し
基本的な操作方法と自社独自のカスタマイズや機能の使い方を一緒にしてしまうと、分かりにくいマニュアルになってしまいますので、自社独自の操作方法を洗い出し、基本操作方法とは分けて記載するようにします。
一方を主にしてもう一方を補足的に記載するのか、別のマニュアルとして作成するのかも、この段階で決めましょう。
操作マニュアルのたたき台作成
操作マニュアルのたたき台を作成します。
ここまでで洗い出した操作方法のなかで、マニュアルに記載するものと外すものを決め、手順に沿って目次を作成します。
テスト運用・最終調整
たたき台をもとに実際にシステムやツールの操作を行い、分かりにくい点、不足部分などを抽出し、追記や修正を行います。
実際に作業を行う担当者の協力を得て行うとよいでしょう。
運用開始・効果検証
テスト運用と最終調整を終えたら本番運用を開始します。
操作マニュアルは作成したら終わりではありません。
どの程度の効果が生まれているか、定期的に検証をすることも重要です。「使い方を理解するまでの時間」、「実際に操作に費やした時間」など、数字で測れる効果を検証し、マニュアル内容の見直しをして、精度を高めていきましょう。
操作マニュアル作成・運用のポイント
分かりやすい操作マニュアルを作成し、スムーズな運用を実現するための主なポイントを紹介します。
すべての操作方法を洗い出す
操作方法を洗い出す際、最初の段階では実際のマニュアルに掲載するかどうかは考えず、とにかくすべての操作方法を洗い出しましょう。
途中からあれもこれもと追加していくと整理ができなくなり、完成が遅れてしまいます。
最初の時点でじっくりと時間をかけてすべて洗い出してしまった方が、あとから追加するよりも手間がかかりません。
操作方法と操作結果を記載する
操作方法と操作結果は、分かりやすくセットで記載するようにしましょう。
その操作をすることによってどのような結果になるのかが明確になっていれば、利用する側が不安を抱えることなく作業を行えます。
キャプチャー画像や動画を活用する
システムやツールの操作方法をテキストだけで伝えると、分かりにくくなるかもしれません。
「実際に操作をしながらキャプチャーを取り、キャプチャー画像に説明を記載する」「操作を動画で撮影し、音声で説明する」などの方法もおすすめです。特に重要なポイントや分かりにくい操作は、キャプチャー画像や動画をうまく使うとよいでしょう。
※動画を使ったマニュアル作成については、「動画マニュアルとは？メリットやデメリット、作り方を解説」をご覧ください。
マニュアル作成ツールを活用する
効率的かつ分かりやすいマニュアルを作成するためには、ツールの活用も検討しましょう。
すべて手作業で行うのは非効率なうえ、修正のたびに大きな手間がかかります。マニュアル作成ツールであれば、分かりやすいマニュアルを短時間で作成することが可能です。
※マニュアル作成ツールについて詳しくは、「マニュアル作成ツールとは？種類や機能、選び方のポイントを解説」をご覧ください。
追記・修正は必ずマニュアル作成の担当者に確認を取って行う
操作マニュアルの書き換えは、システム、ツールのバージョンアップ時にマニュアル作成の担当者が全体を考慮しながら行うのが基本です。
それ以外の軽微な書き換えがある場合も、必ず担当者に確認を取って了解を得てから行うか、担当者に作業を依頼することをおすすめします。
それによって、マニュアル内で矛盾が生じてしまうのを防止できます。
なお、システムの操作性を助けるのは、マニュアル作成だけが有効とは限りません。
システムの定着化を全面的に支援するサービスである、デジタルアダプションプラットフォーム（DAP）を取り入れる方法もあります。
デジタルアダプションプラットフォームの効果やメリット、活用法については、「デジタルアダプションプラットフォームとは？そのメリットと導入時の注意点」をご覧ください。
操作マニュアルの精度が効率化・生産性向上に直結する
いまや、何かしらのシステムやツールを活用して業務を行うことは当たり前となっています。
だからこそ、効率化や生産性向上の実現には、それぞれのシステムやツールの性能を最大限に活用することが重要です。
システムやツールを適切に扱い、最大の効果を発揮させるには、その使い方を熟知することが求められます。
そのため、操作マニュアルの重要性は高いのですが、メーカーが作成したマニュアルだけでは、自社の使い方に合っているとは限りません。自社に合った操作マニュアルを作成することによって、高い成果が期待できるようになるでしょう。
ただし、操作マニュアルの作成には多大な手間を要します。
また、適切なマニュアルが作成できなければ、高い成果も望めません。
そこでおすすめなのがデジタルアダプションプラットフォームの活用です。
テックタッチの提供する「テックタッチ」では、システム上にリアルタイムで表示される操作ガイドや、入力ルールを示すツールチップを展開するデジタルガイドを作成することが可能です。
マニュアルがなくても、社員のシステムの習熟を促すことができます。
※ツールチップについては「ツールチップで必要な情報をスマートに表示！搭載時に押さえるべきポイントとは」をご覧ください。
また、プログラミング不要で誰でもかんたんにナビゲーションを作成でき、即時にシステムへの反映が可能です。
お困りの際は、ぜひご相談ください。
