DX実現のためのシステム活用を期待し、デジタルガイドへ移行。ユーザーの70％が無駄な入力削減をかなえる。
・社内ルールが複雑で、システム活用のルールがシステムユーザー（社員）に浸透しなかった
・多数のマニュアルを用意しても、知りたいことを検索するには知識や技術が必要で、活用が進まなかった
・本来のシステム導入目的である「SAP Concur」※の定着による生産性の向上に繋がらなかった
・検索に必要な外部リンクを、ツールチップを用い必要な箇所に表示
・選択科目ごとに変化する入力項目を、ツールチップを出し分けることで正しい入力へ誘導
・入力の必要がない箇所にツールチップを実装し、無駄な操作を削減
・ユーザーの77%がデジタルガイドが「役に立った」と実感
・91%が「マニュアルの代わりとなる、デジタルガイドの導入」に期待
・ルールを聞いたり調べたりする手間がなくなり、ユーザーのシステムの操作ストレスが軽減
・「SAP Concur」以外のシステムへの展開にも、ユーザーの86％が要望
導入前の課題
「SAP Concur」の操作・入力ルールがなかなか浸透せず、ユーザーからの問い合わせが殺到
株式会社オカムラは、オフィス家具や産業用機器などの製造・販売を主な業務とし、製品の企画・デザイン・製造に加え、レイアウトや内装のプランニングから、施工、メンテナンスまで、さまざまな空間づくりをトータルにサポートする企業です。
私たちDX戦略部は、「練る・造る・育てる・伝える・取り込む」という5つのサイクルのもと、デジタル技術の活用を促進し、競争優位性を確立することをミッションとしています。
「SAP Concur」は、生産性の向上・コストダウン・ガバナンス強化を目的に導入したシステムです。しかし、利用上のルールが浸透せず、操作に迷ったユーザーからの問い合わせが業務担当者に殺到してしまい、定着が進まないことが悩みの種でした。もちろん事前に操作マニュアルは用意していましたが、複雑でわかりづらかったようです。
ユーザーが自ら知りたいことをマニュアルから見つけ出すには、調べたいことをピンポイントで探すための知識や技術が必要だったため、このような状況に対し、「必要なときに必要な情報が閲覧できるデジタルツールが必要だ」という思いがありました。
そこでさまざまなデジタルツールを調べるなかで「テックタッチ」を知りました。
「テックタッチ」は「SAP Concur」の画面上にナビゲーションをつくれることで、ユーザーに操作のポイントなどを伝えることができるため、課題を解決できると感じました。
導入の決め手となったのは、ナビゲーション作成が直感的に操作できること、必要な機能がしっかり実装されながらも不必要な機能がないこと、そして、充実したカスタマーサクセスによるサポートがあることです。
他の競合サービスも比較検討しましたが、海外ベンダーによるものが多く、日本語に十分に対応できていないために操作や実装に不安を感じました。「テックタッチ」は、ほんとうの意味でノーコードで簡単に活用できる点において、最も大きな選定理由になりました。
活用方法と効果
ユーザーの77%が「テックタッチが役に立っている」と実感。職種・年齢に関係なく、喜びの声が寄せられるように。
実際にナビゲーションを作ってみると、書きたい言葉を書きたい書式で表現できるので、「自分たちでここまで作れるんだ！」と感動しました。これならば、ユーザーに語りかけるようなナビゲーションを提供できることが確信できました。
何か困ったことが起きても、テックタッチ社のカスタマーサクセスが「同じ船に乗った仲間」としてサポートしてくれたので、とても助かりました。我々の課題をきちんと理解した上で、「このようなガイドはどうですか」と実際にデモを作成いただいたり、時には、「この課題は無理に『テックタッチ』を使わず、運用ルールを変えてはどうか」と、業務改善の提案までしていただきました。
「テックタッチ」は、入力にかかわるルールが複雑な箇所に重点的に実装しています。
例えば出張手当の精算では、距離を算出するために参照する外部Webサイトをツールチップで表示させ、同時に検索ルールも案内することで入力ミスを大幅に削減できました。
「テックタッチ」実装イメージ①
ツールチップにカーソルを合わせると検索サイトのリンクに案内
また、他にもユーザーの負担を軽減するための工夫を行っています。
交通費の精算の画面には、システムの設計上、操作が必要のない箇所にも「操作必要」を表す「＊」が表示されてしまっていました。そこで、「テックタッチ」のツールチップで「ここは操作不要」と表示することで、無駄を削減し、少しでもユーザーの操作が楽になるようにしています。
「テックタッチ」実装イメージ②
操作不要を伝える吹き出しを表示
このように、ユーザーが「テックタッチ」を利用することのメリットを知り、操作に慣れた後、申請差し戻しを削減させる課題に着手しました。
特に、選択した科目によって入力内容が変化する箇所でミスが多く発生していたため、該当箇所にツールチップを表示させたところ、正しく入力できる人が20%以上増加し、修正を行う担当者の工数削減にもつながりました。
「テックタッチ」実装イメージ③
間違えやすい入力項目を登録された科目に合わせて案内
実際に、社員に向けて「テックタッチ」に関するアンケートをとったところ、77%が「役に立った」と実感しており、86％の社員が「他のシステムにも導入してほしい」という期待を持っていることが分かりました。
また、社員からは、「毎回マニュアルを探して入力していた手間が減った」という声や、「毎日の小さなストレスが軽減され、助かっている」という声が、職種や社歴年数に関係なく寄せられ、着実にシステム定着が前進していることを実感しています。
今後の展開
ユーザーとwin-winな関係を目指し、スピード感を持ってDXを推進していく。
チームとして、スピード感を重視しつつ、会社の方向性に合わせてDX戦略を粛々と進めていくつもりです。そのためにも、「テックタッチ」を「SAP Concur」だけでなく、他の社内システムにも取り入れていきたいと思っています。
システムの活用においては、ベテランの方が戸惑うことが少なくありません。しかし、DXを推進するには年齢や社歴、リテラシーの差に関わらず、スムーズにITを有効活用していく必要があります。その推進のために「テックタッチ」を活用して、社員の誰もがシステムを有効活用できるような状態をつくり、私たちも、ユーザーも、お互いにwin-winな関係を目指したいです。
※：記載された会社名および製品名などは該当する各社の登録商標または商標です。
