こんにちは！
従業員のシステム定着を実現、システム価値を最大化する「テックタッチ」ライターチームです。
人材活用のマネジメント手法である「タレントマネジメント」は、1990年代にアメリカで生まれた考え方です。
生産年齢人口減少の問題が現実的になってきた日本でも、2010年代以降に広く知られるようになりました。
そしていま、働き方改革を政府が進めるなかで、人材情報を管理・活用するツールであるタレントマネジメントシステムが注目されています。
しかし、タレントマネジメントシステムの必要性について疑問を持つ担当者もいるかもしれません。
そこで本記事では、タレントマネジメントシステムの重要性や選び方、導入ステップについて紹介します。
タレントマネジメントシステムとは？
タレントマネジメントとは、従業員の個人情報や、所有する能力・スキル、経験値などの情報をデータ化し、一元管理・分析することで戦略的な人材育成・配置につなげることです。
タレントマネジメントシステムは、従業員情報の一元管理・分析を効率的に行うための仕組みを指します。
タレントマネジメントシステムでできること
一般的な機能として挙げられるのは次のとおりです。
- 人材情報のデータベース化
- 登録情報の管理・分析
- データベースの検索
これらの機能により、次のような業務を効率化・改善できます。
- 目標・パフォーマンス管理
- 要員計画と採用管理
- 人材育成・人材配置最適化
より戦略的な人材確保・育成・配置が可能となり、組織力強化や企業競争力の向上に寄与します。
システム導入の重要性
次のような理由から、人手不足に悩む企業が増えてきました。
- グローバル化による優秀な人材獲得競争の激化
- 生産年齢人口の減少や進む高齢化
- 終身雇用・年功序列制度の崩壊による人材の流動化
このような課題を解決するために、いまある人的資源の最大化が求められています。
どのように人材の能力を生かし、仕事の質を向上させるか、もしくは、現場のニーズに即した人材をどのように把握・育成するかは、企業にとって重要な課題となっています。
課題解決には、従業員の性格やスキルを考慮した、最適な人材配置・育成・採用が必要です。
しかし、従業員一人一人の情報を正確に管理し、随時更新していくことは大きな業務負担となります。
そこで、タレントマネジメントシステムを導入して必要な情報を集約し、タレントマネジメントを効率化することが注目されているのです。
タレントマネジメントシステムの導入は、現場のニーズに即した人材確保・育成・適正配置の実現に寄与します。
タレントマネジメントシステムの選び方のポイント
タレントマネジメントシステムは、人材不足に悩む企業を助けるシステムです。
現在は、さまざまな企業が異なる特徴を持つタレントマネジメントシステムを提供しています。
導入する際には、そのなかから自社に合ったシステムを選ばなくてはなりません。
そこで、タレントマネジメントシステムを選ぶときに重視すべき機能性と比較ポイントを紹介します。
タレントマネジメントシステムを選ぶ際に重視すべき機能性
現状の業務フローとの相性
システムに合わせて業務フローを大きく変える必要が生じると業務負担が大きくなるため、現状の業務フローに無理なく組み込めるシステムを選ばなくてはいけません。
また、既存システムとの連携のしやすさも重要です。
必要な機能の有無と使いやすさ
自社が求めるデータ管理や分析作業を実現する機能などがそろっているかを確認しましょう。
各機能の使いやすさ、画面の見やすさなども重要です。
柔軟性や拡張性の有無
組織の規模によっては、組織変更や配置転換などが定期的に行われるでしょう。
その場合は、項目の変更や追加などを随時行えるかどうかがポイントになります。
ただし、変更や追加のたびに費用が発生するシステムもあるので、柔軟性の高さだけにとらわれず、費用対効果にも注意しましょう。
タレントマネジメントシステム比較時のポイント
サポート体制
導入時と導入後のサポート体制について各社の内容を比較検討します。
提供形態
タレントマネジメントシステムには、大きく分けるとクラウド型とオンプレミス型があります。
自社サーバで独自のシステムを構築したい場合はオンプレミス型、サーバ構築や運用保守をベンダー側に任せたいならばクラウド型が適切でしょう。
なお、クラウド型ならば、導入までの期間を短縮化できます。
セキュリティの高さ
従業員の個人情報を扱うので、情報の保護は企業の責務です。
どのようなセキュリティ対策が施されているのか各システムの営業担当者に問い合わせ、各社を比較しましょう。
その上で、どのシステムが自社が求めるセキュリティ要件を満たしているのか見極めなくてはいけません。
タレントマネジメントシステムを導入するためのステップと運用のコツ
機能性の確認や比較検討の結果、自社に合ったタレントマネジメントシステムを選択しても、導入で失敗してしまう可能性もあります。
タレントマネジメントシステムを導入し順調に運営するための流れを、運用のコツとともに紹介します。
なお、導入に失敗する主な理由については「タレントマネジメントシステムの活用に失敗の理由とは？導入・運営のポイントを紹介」をご覧ください。
タレントマネジメントシステムの導入ステップ
ステップ1：自社の現状と人材ニーズの把握
まず、自社が置かれている状況と今後の戦略を決定します。
そのうえで、どのような人材が、どの部署にどの程度必要で、現状どれだけ不足しているのかを把握しましょう。
その際、自社で優良な人材を拡充したい重要な職務、ポジションも把握しておくと、効果的なタレントマネジメントが行えます。
また、必要な人材を補充できたかどうかを評価する手法もこの段階で基準を確立しておくと、あとの作業がスムーズです。
ステップ2：達成すべき目標の設定
従業員の情報を可視化し、自社にどのような人材が必要なのか目標を設定します。
各部署にどのような人材を、どの程度配置するのかを検討します。
ステップ3：施策の実行
自社の組織と従業員の状況を把握したら、設定した目標に向け、人材の採用、配置、教育、評価などの人事施策を実施します。
ステップ4：運用の分析と見直し
実施した施策は、順調に進んでいるか、組織にどのような影響を与えているかを検証し、検証結果から施策の評価をします。
評価の結果、課題が見つかればその都度改善を行い、PDCAサイクルを回し続けていきます。
なお、評価は採用や教育など施策個々の観点からだけでなく、かけた費用以上の効果が得られているか、従業員エンゲージメントが改善しているかなど、組織全体の視点からも実施しなくてはいけません。
タレントマネジメントシステム運用のコツ
タレントマネジメントシステムの導入は、次の課題を伴います。
- 導入時の負担が大きい
- 使いこなすのが難しい
この課題を解決できなければ、導入コストを回収できず、導入の意義も失われかねません。課題を解決して効果的に運用するコツは次の2点です。
現場の負担に考慮した導入計画を立てる
いくら良いシステムでも、現場の受け入れ態勢が整っていない状態では効果を発揮できず、メンテナンスの負担が増えるだけになってしまう懸念があります。
導入目的を明確にして社内に周知し、現場の現状に応じた導入計画を立てましょう。
オンボーディングの実施
操作方法がわからないまま導入を進めるのは、定着しない要因となります。
導入前に操作方法を確認した上で、導入時にオンボーディングを行うことで、定着化を推進できます。
自社に合ったタレントマネジメントシステムを選択し、導入計画を立てよう
生産年齢人口の不足や働き方改革により、組織として効率よく業務をこなさなくてはいけなくなった現在、人材の適切な配置や従業員教育は欠かせません。
それを支援するタレントマネジメントシステムは重要なツールといえます。各社からさまざまなタレントマネジメントシステムが提供されているので、各仕様を比較し、自社に適したシステムを選びましょう。
本記事でも紹介したとおり、タレントマネジメントシステム利用時に重要なのは、業務フローに無理なく組み込み運用できるようにすることです。
これにより、システム定着化が促進され、システムの効果を発揮させることができます。
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デジタルガイドにより、タレントマネジメントシステムにおいて重要な正しい情報入力を負担なく対応できるようになり、従業員への浸透を進めることができます。
タレントマネジメントシステムの活用にお困りや、システム導入についてお悩みの際は、ぜひご相談ください。
