DXの実現に欠かせないデジタルアダプションとは?実現による効果と課題を解説

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経済産業省が2018年に公開した「DXレポート〜 IT システム『2025年の崖』の克服とDX の本格的な展開〜」(以降、 DX レポート)を機に、多くの企業がDX (デジタルトランスフォーメーション)への取り組みを開始しました。

しかしデータ活用やITによる部門連携などといった成果を上げている企業はそれほど多くないようです。

理由のひとつに、DX実現のために新たに導入したシステムを使いこなせていない可能性があげられます。

そこで、だれもが簡単にシステムを使いこなせるようになり、DX実現に貢献する「デジタルアダプション」について、その概要や求められている背景、実現させるためのポイントをお伝えします。

デジタルアダプションとは?

デジタルアダプションとは、導入したシステムが企業内で定着化している状態を指す言葉です。

デジタルアダプションが進んだ企業では、だれもが容易に導入したシステムを活用できるようになるため、ITリテラシーのあるなしにかかわらず、社内のデジタル化が進み、DX実現に高い効果を発揮します。

デジタルアダプションが求められている背景と導入効果

本来であれば、使いこなすことを前提としてシステムを導入するはずです。

しかし現実としては、システムを使いこなせず活用・定着できないまま導入に失敗してしまうことも少なくありません。

このような状況から、デジタルアダプションに注目が集まっているのです。

そこでDX化の内実を紹介するとともに、デジタルアダプションが実現することで得られる効果をあらためて紹介します。

デジタルアダプションが求められている背景

デジタルアダプションが求められている大きな理由のひとつとして、DXの実現が進んでいないことが挙げられます。

冒頭で紹介したDXレポートではDXの実現を阻む理由として、「これから2025年までに多くのシステムがサポートを終了してしまうため、メンテナンスのコストが高騰する」「古いシステムをメンテナンスできるIT人材が不足しているため、十分なメンテナンスができずに情報漏洩や事故・災害リスクが高まる」などの理由で、既存システムの老朽化が新たな経営・事業戦略上の足かせになっていることが挙げられました。

このような問題を解決できなければ、2025年以降、最大年間で12兆円の経済損失が生まれる可能性があると警告を発したのです。

レポート公表から2年後の2020年12月、経済産業省はDXレポートの中間取りまとめとして、「DXレポート2」を発表しました。

このなかで、2020年10月時点での回答企業約500社におけるDX推進への取り組み状況を分析した結果を公開しています。これを見ると、全体の9割以上の企業が「DXにまったく取り組めていない」もしくは「散発的な実施に留まっている」状況であり、2018年時と比較して状況に大きな変化がないことがわかりました。

同レポートでは、取り組みが進んでいない理由を、企業がDXを「既存システムの刷新」と理解してしまっているのではと推測しています。

既存システムを刷新すればそれがDXになると考える企業が多く、実際に刷新しても使いこなせずに持て余しているケースが多いのかもしれません。

もちろん、刷新されたシステムを使いこなせなくては意味がないことを理解している企業も多いでしょう。

しかし次のような理由で、刷新されたシステムの活用推進が困難なケースも多いかもしれません。

  • 新たなシステムの導入・利用定着にかける手間やコスト負担が大きい
  • 目の前の業務に忙殺され導入時の研修を実施する時間が確保できない
  • 忙しい現場では新しいシステムの機能や使い方を覚える時間と余裕がない
  • 限られた人しか使えず業務の属人化が進んでしまっている

このような現状において、研修の手間やコストを抑えながらだれもがスムーズにシステムを扱えるようになる、デジタルアダプションが求められているのです。

システム導入における失敗例についての詳細は、「システム導入でよくある失敗とは? 原因や対策を紹介」をご覧ください

デジタルアダプションによって得られる効果

では、デジタルアダプションの実現によって、具体的にどのような効果が得られるのでしょう。

  • 導入したシステムの効果を最大限に発揮させられる

システムに登録・入力しなければいけない情報が正しく入力されるようになるため、操作に迷ったり操作を間違えたりすることがなくなります。正しい情報が入力されることで、システム本来の力を活用できるようになります。

  • 生産性の向上によって現場の業務負担が軽減できる

デジタルアダプションが実現すれば、誰もがスムーズにシステムを扱えるようになるため、ヒューマンエラー自体を減少させられるだけでなく、ヒューマンエラーによる手戻りや業務の滞りも減少させることができます。

これが生産性の向上につながり、現場の業務負担軽減が見込めます。負担軽減が実現すれば、リソースをより重要な業務に振り分けることも可能になるでしょう。

  • 業務効率化によって残業削減・柔軟な働き方を実現できる

デジタルアダプションによってシステムの効果を最大限に発揮させられれば、業務効率化が進みます。

効率化が進んで労働時間が短縮すれば、残業時間も削減できます。

また、デジタルアダプションの実現によりシステム操作に関する不安も軽減するため、操作方法を人に聞くことも少なくなり、自宅やサテライトオフィスでの業務も可能になるでしょう。

テレワークや出張先からの勤務といった柔軟な働き方も実現可能です。

働き方改革が進むことは、求職者へのアピールにもなりますので、優秀な人材を確保しやすくなる効果も期待できます。

  • DXを推進できる

DXが実現しない理由のひとつが、システムを刷新した状態から思ったように先へ進めないということが考えられます。

しかし、だれもが新たなシステムを使いこなせるようになれば、業務効率化や生産性向上につながるため、DXの実現に近づけるでしょう。

つまり、ビジネスモデルの改変や商品化までの期間短縮などの効果により、企業競争力の強化が期待できるのです。

デジタルアダプション実現に向けての課題と解決策

デジタルアダプションが進めばさまざまな効果が得られますが、実現させるにはいくつかの課題があります。

具体的に考えられる課題とその解決策を見ていきましょう。

課題1:システムが現場で受け入れられない

システムを刷新したものの、新たなシステムにどのようなメリットがあるのかが現場で理解されていない状態です。

これにより、従来のシステムからの移行がなかなか進まず新しいシステムが定着しないため、デジタルアダプションの実現に影響を及ぼします。

【解決策】

まずは新しいシステムが受け入れられていない事実と理由を確認します。

理由としては、新しいシステムの良さが周知されていないこと、従来のシステムからの変更自体が受け入れられていないことなどが考えられます。

どちらの場合でも新しいシステムについて、従来のシステムとの違いとメリットを現場にしっかりと説明します。

なお、経営層が「システム導入の目的は何だったのか」を見直し、ビジョンを確立する必要もあるでしょう。

経営層がビジョンの社内周知をし、目的や方向性を浸透させることで、社内でシステム活用を推進することができます。

課題2:システムのマニュアル化が難しい

誰もが理解しやすく満足できるマニュアルは定着化に大きく寄与します。

しかし、操作が煩雑なためにマニュアル化が難しいことや、マニュアルを作成したものの「情報量が多すぎて見にくい」「分かりにくい」などの理由で閲覧されない場合があり、デジタルアダプションを実現させるうえで大きな課題になります。

【解決策】

マニュアル化が難しいという問題を解決する手段として、外部のサポート・ツールの利用が挙げられます。

これにはシステムの画面上にリアルタイムでナビゲーションを表示させるようなものもあります。

操作する画面上にナビゲーションが表示されれば、それに従って作業できるため、煩雑な操作も迷うことなく行えます。

デジタルアダプションの推進でDXの実現を

少子高齢化の影響もあり人材不足の克服が重要な企業課題となるなか、企業が生き残っていくためには業務効率化・生産性向上が欠かせません。そのためにはDXの実現が不可欠ですが、それも思ったように進んでいないのが現状です。

DXが進まない要因のひとつとして、新たに導入したシステムの利用が定着しておらず、その効果を最大限に発揮できていないことが挙げられます。

相応のコストをかけて導入したにもかかわらず、使いこなせていなければ企業としては損失が大きく、DXの実現も難しいでしょう。

新たなシステムの効果を最大限に発揮させるために意識したいのが、デジタルアダプションです。

デジタルアダプションを実現するためには、経営層自らが、導入したシステムを活用する意義やメリットを企業全体に周知することが重要です。

システム活用方法のマニュアル化やオンボーディングの実施を進めて、現場がシステムを利用しやすい環境を整えることも必須です。

ただし、マニュアル化やオンボーディングにかける人的資源がない、マニュアル化やオンボーディングを実行したが効果が見えにくい、といったケースもあるでしょう。

そのような場合は、テックタッチなどの「デジタルアダプションプラットフォーム(DAP)」をおすすめします。

テックタッチを始めとするデジタルアダプションプラットフォーム(DAP)は、操作ガイドをプログラミング不要でシステムの画面上で簡単に作成することが可能です。システムの操作を画面上にリアルタイムにナビゲーションすることもでき、デジタルアダプションの実現を全面的に支援します。

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