こんにちは！
従業員のシステム定着を実現、システム価値を最大化する「テックタッチ」ライターチームです。
2022年1月、改正電子帳簿保存法が施行され、以前に比べ企業のペーパーレス化が促進しやすくなりました。
しかし、改正された内容についてしっかりと把握していないと対応ミスを起こしたり、余計なコストがかかってしまったりするリスクが発生します。
特にタイムスタンプに関しては、そもそもの仕組みや役割がわからないと適切な対応も困難になってしまうでしょう。
そこで今回は改正電子帳簿保存法のタイムスタンプについて、仕組みや役割、付与要件の変更点、付与に関する注意点をお伝えします。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法の正式名称は、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」で1998年に施行されました。
従来、紙での保存が義務であった税務関係の帳簿や書類について、一定の条件を満たすことで電子データ保存を認める法律です。
インターネットの普及やIT技術の進化により、帳簿や書類をやり取りする際に電子データを使うケースが増えたため、経理業務の効率化を目的に何度かの改正を経て現在に至っています。
2022年1月の改正により、保存した電子データの検索要件が緩和され、事前承認制度も廃止されました。
それらにより、企業は電子化に着手しやすくなりました。しかし大きな緩和はタイムスタンプにかかる要件です。
次章以降、電子帳簿保存法におけるタイムスタンプの変更点について詳しく紹介します。
※電子帳簿保存法について詳しくは、「2022年の改正電子帳簿保存法の内容と電子化を進めていくポイントを解説」をご覧ください。
電子帳簿保存法におけるタイムスタンプとは？
電子帳簿保存法において、紙の書類を電子化するには、「真実性の確保」「可視性の確保」という2つの要件を満たす必要があります。
タイムスタンプは、「真実性の確保」を満たすための重要な要件です。
作成した電子データにタイムスタンプを付与することで、それ以前から電子データが存在していたことを証明する「存在証明」がなされます。
そして、タイムスタンプを付与した後から、電子データが改ざんされていないことを証明する「非改ざん証明」にもなり、真実性の確保を可能とするのです。
タイムスタンプの付与が必要となる主な書類は次のとおりです。
- 領収書
- 請求書
- 契約書
- 見積書
- 注文書
- 借用証書
- 預金通帳
- 預かり証
- 約束手形
- 小切手
- 社債申込書
- 契約申込書
- 有価証券受渡計算書
- 送り状
- 納品書
- 検収書
- 入庫報告書
- 貨物受領書
改正電子帳簿保存法でタイムスタンプ付与の要件が緩和
2022年1月より施行された改正電子帳簿保存法では、スキャナ保存と電子データ取引におけるタイムスタンプ付与期限が大きく緩和されています。
改正前は、書類の受領者がデータをスキャンする場合、署名をしたうえで3営業日以内にタイムスタンプを付与しなければなりませんでした。
しかし、改正後は約2ヵ月と概ね7営業日以内まで付与の期限が延長され、受領者による書類への署名も廃止されています。
さらに、スキャナ保存においては、訂正や削除の履歴を残せるクラウドシステム（会計ソフトや経費精算システムなど）を利用している場合、タイムスタンプの付与が不要になります。
タイムスタンプの仕組み、具体的な発行方法
タイムスタンプ発行は大まかには、社内での電子データを準備したうえで、タイムスタンプの付与を依頼します。
対象書類の電子化
まず、タイムスタンプの対象となる書類、もしくは電子取引データを準備します。
紙の書類の場合は、スキャンや撮影をして電子化します。
書類をスキャンして電子化（PDF化）するのが主流ですが、スマートフォンやタブレットで撮影した画像データも電子データとして取り扱われます。
それらの電子データをタイムスタンプシステムにアップロードして、付与へ進みます。
タイムスタンプの具体的な発行方法
タイムスタンプの付与は、「要求」「発行」「検証」の過程を経て発行されます。
要求
電子データを作成した従業員が、タイムスタンプの付与をするために原本となるデータのハッシュ値を生成。
タイムスタンプを発行する第三者機関となる時刻認証局（TSA）にハッシュ値を送付します。
発行
時刻認証局は、送付されたハッシュ値に対し、偽造できないように「時刻情報」を結合させ、タイムスタンプを発行。依頼した従業員に返送します。
検証
送付されたタイムスタンプに含まれているハッシュ値と原本データのハッシュ値を比較し、差異がないかを検証します。
一致していれば、改ざんがなかったとの証明になります。
タイムスタンプの仕組み
タイムスタンプ付与の流れのなかで、「ハッシュ値」や「時刻認証局（TSA）」など、聞きなれない言葉が出てきました。
しかし、タイムスタンプの仕組みを理解するうえで、この2つの言葉はしっかりと理解しておく必要があります。
ハッシュ値とは
ハッシュ値とは、元になるデータを特定のルールによって計算した固定長の値です。
特定のルールは、ハッシュ関数と呼ばれるもので、たとえば、2022年1月1日13時に作成した請求書をハッシュ関数で計算すると、「10」という値を算出。
2022年2月1日13時に作成した契約書をハッシュ関数で計算すると「20」という値を算出したとします（実際のハッシュ値は12桁や16桁などより複雑な値です）。
この時点で生成されたハッシュ値は元データに変更がない限り、何回計算しても算出される値は同じです。
これにより、ハッシュ値が異なっていれば元データが改ざんされているとわかります。
また、ハッシュ値のもう一つの特徴は、算出された値からは元データの復元ができない点です。
つまりハッシュ値から元データを復元させて改ざんすることはできないため、信頼性が担保されます。
時刻認証局（TSA）とは？
タイムスタンプにおける付与の「要求」とは、電子化された書類から作成したハッシュ値を信頼できる事業者へ送付することです。
事業者である時刻認証局（TSA）は、そのハッシュ値と時刻情報と結合し、偽造できないようにして結合タイムスタンプを発行します。
タイムスタンプの信頼性を担保するには、自社と取引先以外に信頼できる第三者が必要になります。
その役割を担うのが、時刻認証局（TSA）なのです。
電子帳簿保存法の「認定タイムスタンプ」使用要件を満たしている認証事業者に依頼することで、信頼性の担保を得ることができます。
また、国による認定制度が設けられていますので、国の認定を受けている事業者に依頼しましょう。
タイムスタンプ付与に関する注意点
改正電子帳簿保存法により、タイムスタンプ付与の要件は大幅に緩和されました。
しかし、注意しなくてはならない点もいくつかあります。
タイムスタンプ要件の変更点を把握する
改正電子帳簿保存法で、タイムスタンプ要件は緩和されました。
しかし、どのように変わったかを把握していないと経理担当者の負担はこれまでと変わらないかもしれません。
電子データ作成者の署名が不要になったことや付与期限が最長約2ヵ月と概ね７営業日以内になっていること。
さらに利用しているシステムによってはタイムスタンプの付与が不要になることをしっかりと把握しておきましょう。
自社既存システムを確認する
スキャナ保存する際、訂正や削除の履歴を残せるクラウドの会計ソフトや経費精算システムでなければ、タイムスタンプは不要にはなりません。
そのため、まずは自社で使用しているシステムがタイムスタンプ不要となるための要件を満たしているかどうかの確認が必須です。
対応していればタイムスタンプにかかる業務を削減できますが、対応していない場合は、スキャナ保存したものについてこれまで同様、タイムスタンプを付与するもしくは新たに対応するシステムの導入が必要になります。
タイムスタンプの付与は適切なルールと手順で進めていくことが重要
2022年1月の改正電子帳簿保存法はタイムスタンプ付与要件の緩和以外に、検索要件の緩和や事前承認制度の廃止等がなされました。
これらの変化により、経理担当者の負担も大幅に軽減されることが見込まれます。
ただ、改正点の把握とシステムの確認をしっかりと行わないと、かえって手間が増えてしまう可能性もあります。
特に新たなシステム導入をする場合には注意が必要です。
これまでのシステムとは使い勝手が変われば、かえって手間が増えてしまうかもしれません。
新システムを使いこなせるようになるには、慣れやコツが必要なため、慣れるのが早い人と遅い人との間でシステム活用に差が生じると、業務が属人化する懸念もあります。
業務の属人化が生じるのを防止して誰でもスムーズに操作できるようになるには、マニュアルが必要です。
しかし、マニュアルも理解度に差が生じるリスクがあるため、確実ではありません。
そのような場合におすすめしたいのが、システム上に操作ガイドを表示できるツールの活用です。
画面上の任意の場所に操作のヒントや説明を表示、条件に応じてガイドを出し分けるなど、システムを利用しながら使いこなすためのさまざまな機能があるツールを活用すれば、スムーズな運用が可能です。
「テックタッチ」では、画面上に操作ガイドを表示させたり、定型操作の自動化をしたりするツールの提供をしています。
改正電子帳簿保存法をきっかけに新システム導入を検討している場合は、利用をご検討ください。
