都城市
都城市は、宮崎県の南西部に位置する人口約16万人の都市です。広大な盆地と豊かな地下水に恵まれ、肉や焼酎の産出・売上高、ふるさと納税の寄附額で全国トップクラスを誇る街としても知られています。
令和元年にデジタル化推進を宣言し、令和3年には池田宜永市長が自らCDO（最高デジタル責任者）に就任、日本DX大賞を３連覇し殿堂入りするなど、先進的なデジタル化に取り組んでいます。
「非効率をデジタル化しない」を掲げ、全庁的なBPRのハブとしてDAPを活用。現場主導で継続的に改善できる運用体制を構築
・旧財務会計システムでは、必須項目の入力漏れや日付間違いによる会計課からの「差し戻し」が頻発していた
・システムの個別改修には多額の費用と手間がかかり、柔軟な対応が難しかった
・システムの刷新と電子決裁の新規導入により、現場のさらなる混乱が予想されていた
・DAP導入の半年前から検討会を重ねて業務ルールそのものを見直すBPRを先行して実施
・約30項目の改善点をもとに現場の職員自らが操作ガイドや吹き出しを設計・実装
・BPRとシステムUIの変更を並行して進め、運用後もアジャイルに改善を重ねられる体制を整備
・運用開始後、従来発生していた入力漏れ・現場から入力箇所の問い合わせがほぼゼロに
・毎年実施していた会計事務初任者研修を廃止しても混乱が起きないほど、直感的に使える環境が整った
・PDCAサイクルを回しながら、速やかにシステムに改善点を反映する運用が構築され、職員自らがBPRを進める意識が向上
・稼働初月の想定効果として全庁で約2,800時間(※)の業務時間削減と試算
導入前の課題
システム刷新と電子決裁の導入で、入力不備や現場の混乱が課題に
宮崎県都城市は、「デジタルに頼り過ぎないDX」でDX大賞を受賞するなど、先進的な取り組みで全国から注目を集める自治体です。「課題がないところにデジタルをあてても無駄になる」「非効率をデジタル化しない」という確固たる方針のもと各種取り組みを推進しています。
会計課 副主幹 今西 様、総合政策部 デジタル統括課 副課長 佐藤 様、主幹 穂之上 様
旧財務会計システムでは、必須項目の入力漏れや日付の間違いによる差し戻しがたびたび発生していました。しかし、システムを個別にカスタマイズするには多額の費用と手間がかかり、パッケージの保守にも影響するため、システム的な柔軟な対応は困難でした。
さらに、システム刷新と同時に電子決裁への移行も予定されており、画面や業務フローの大幅な変更によって、入力不備や問い合わせが一時的に増えることも懸念されていました。
そこで都城市が着目したのが、システム自体を改修することなく、画面上に操作ガイドや入力時の注意事項を表示できる「テックタッチ」です。LGWAN環境に対応していることに加え、自治体業務への理解を踏まえた伴走支援も導入の決め手となりました。
活用方法と効果
「テックタッチ」をハブに約30項目のBPRとアジャイルなUI改善を全庁で進行
私たちは「テックタッチ」の導入を単なるツールの追加ではなく、業務改革の起点と位置づけました。そのため、「非効率をデジタル化しない」という市のDX推進方針のもと、会計課単独ではなく行政改革担当課やデジタル統括課も加えた全庁横断のプロジェクトとして取り組みました。
導入の約半年前から検討会を立ち上げ、「どこで間違いが起きるのか」「ルールそのものを簡素化できないか」を議論。分割払チェックリストの廃止や、法人等の専用様式の請求書における代表者名の記載省略、納品書兼請求書を許容など、例規改正を含む約30項目の事務改善を実施しました。
洗い出した改善内容は、システム改修を待つのではなく、「テックタッチ」の操作ガイドやツールチップとして反映しました。業務を最も理解する職員が自ら設計・実装することで、現場の実態に即したナビゲーションを実現しています。
従来の「BPRを実施し、その後にシステムを改修する」という進め方ではなく、業務改善と画面改善を並行して進め、運用後もアジャイルかつ継続的に改善を重ねられる体制を構築しました。
洗い出した約30項目の業務改善点をシステムへ落とし込む際、現場の課題を最も理解している職員が実装を担うことで、「かゆいところに手が届く」ナビゲーションを実現しています。
一方で、操作ガイドを増やし過ぎて画面が見づらくならないよう、実際に入力を行う職員の視点で表示内容や配置を工夫しました。
例えば、予算科目ごとに次の操作や入力例を案内する吹き出しを設置するなど、計300本の操作ガイドと300個のツールチップを職員が内製しました。
操作ガイド作成方法のみならず、惜しみなくノウハウ提供など自走を後押ししてくれるテックタッチ社のサポートは、実装物を効率的に整えていく大きな助けとなりました。
操作時の疑問点は「テックタッチ」の操作ガイドで解消できるため、財務会計システムの刷新後にも関わらず、「どこに何を入力すればいいのか」といった使い方に関する問い合わせ、入力漏れはほぼゼロになりました。
また、例年実施していた会計事務初任者研修を廃止しても、現場の混乱なく運用を開始できました。
さらに、稼働初月には全庁で約2,800時間(※)の業務時間を削減しました。
※各操作ガイドの再生回数、差し戻し・問い合わせなどの業務削減への寄与率、差し戻し・問い合わせなどが削減された場合の想定対応時間から創出効果を試算するテックタッチ社所定の方法で算出したものであり、参考値としての位置づけ。
一般職員の利用頻度が高い画面に自動遷移する業務ポータル
予算科目（節・細節）に応じて入力箇所・入力方法を案内する操作ガイド（旅費の場合）
今後の展望
職員が自ら改善を続ける組織へ。全庁への展開とAI活用を見据えて
今回の取り組みを通じて、都城市では職員自らが現場の課題に気づき、テックタッチを活用して改善につなげられる文化が根付き始めています。
他部署からも「契約事務がわかりづらいから、同じ仕組みを入れたい」という声が上がるなど、活用の輪が着実に広がっています。
「人手不足が進む中、バックヤード業務を改善し、職員が本来業務に注力できる環境を整えなければ、地域の持続可能性は保てない」という観点で、社会の変化へ向き合っていく必要があると考えています。
都城市は８月３日に都城AX推進宣言を発出、今後、内部事務へのAI活用も視野に入れています。ルールベースでは判定が難しい入力ミスをAIがチェックする仕組みや、これまで取り組んできた生成AI「zevo」との連携など、さらなる業務効率化を進めていく予定です。
職員が複雑な処理に煩わされず、それぞれの本来業務に注力できる環境づくりを、今後も強力に推進していきます。
