自治体における文書管理は、業務の効率化、意思決定の迅速化、住民サービスの質向上、さらにはコンプライアンスやガバナンスの強化において極めて重要な役割を果たします。膨大な紙文書や電子文書をいかに効率的かつ安全に管理し、必要なときに迅速に活用できるかは、自治体の業務品質を大きく左右します。
本記事では、自治体や公的機関での導入実績が高く、実務ニーズに対応した15種類の文書管理システムを厳選し、それぞれの特徴や強み、機能などを詳しく比較紹介します。これから文書管理システムの導入やリプレイスを検討されているご担当者様は、各システムの特徴を把握したうえで、自組織に最適な選定の参考にしてください。
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公式HPへの導入
問合せ件数約40％減 FAQ閲覧数約2.3倍
電子申請共通システムへの導入
1人あたりの操作時間を約63％短縮 約85％が必須項目がわかりやすく なったと回答
自治体に向いている文書管理システムの4つの機能
自治体の業務では膨大な文書を安全かつ効率よく管理・共有する仕組みが不可欠です。そのためには、業務内容に適したシステムの導入が求められます。こうしたシステムは、主に文書の作成や保管・分類を担う文書管理機能、書類の回覧や承認をデジタル化するための電子決裁機能、必要な情報を短時間で探し出せる文書検索機能、そして利用者の操作やアクセス権を適切に制御する職員管理・セキュリティ機能の4つの領域に整理されます。以下では、それぞれの特徴と役割を解説します。
1. 文書管理機能
自治体では日々多くの文書が作成・保管されており、それらを的確に管理することが業務全体の円滑化につながります。文書管理システムには、次のような機能が搭載されていることが望まれます。
|
機能 |
説明 |
| 文書登録・作成 | 文書の作成や外部ファイルの取り込みが可能 |
| 文書の流れの統合管理 | 文書の起案から保管・移管・廃棄までの全工程をシステム上で管理 |
| 組織内文書の統合管理 | 庁内で発生する各種書類や申請文書などをまとめて管理 |
| 文書分類・整理 | フォルダ構造や階層設定により効率的な文書の整理と保管を実現 |
| 保管期限による自動処理 | 設定した保存期間を超えた文書の移管や削除を自動化 |
| 文書台帳の作成・更新 | 必要に応じて文書管理台帳の作成や更新を簡単に行える |
| 履歴管理 | 修正履歴やバージョンの追跡が可能で、変更内容の確認が容易 |
これらの機能により、紙の文書を電子化して整理することで、職員の業務負担を軽減し、文書の検索や参照も迅速に行えるようになります。また、履歴管理や自動処理によって情報の正確性や安全性も確保されます。
2. 電子決裁機能
自治体の業務では、各種申請や報告書の承認作業が頻繁に発生します。従来の紙ベースでの決裁は手続きに時間がかかり、進捗管理も煩雑でした。電子決裁機能は、これらの問題を解消するための重要な仕組みです。文書の起案から決裁までをオンラインで完結させることで、業務全体の効率化が実現します。
| 機能 | 説明 |
| 電子申請と承認 | 文書の起案、回覧、承認、決裁までをすべてシステム上で実行 |
| 決裁方法の多様化 | 電子だけでなく紙文書への対応や、代理決裁・同時並行決裁・差し戻し・引き上げなどにも柔軟に対応 |
| 承認ルートの自由設定 | 組織の構造や役職に合わせた決裁ルートを自由に設計 |
| 決裁状況の一覧表示 | 現在の承認進行状況や決裁待ち文書の件数を一覧で確認可能 |
| 履歴と証跡の記録 | 過去の決裁内容や承認履歴を蓄積し、必要時にすぐ確認できる |
| 書類の電子化推進 | 書類提出・承認をオンライン化し、紙文書や押印の手間を軽減 |
この機能の導入により、申請や承認の進捗確認が容易になり、決裁業務の停滞が防止されます。また、証跡や履歴の保存が自動化されることで、文書管理の精度も向上します。書類の電子化はコスト削減にもつながり、多くの自治体で導入が進められています。
3. 文書検索機能
自治体の業務では膨大な文書データが日々蓄積され、必要な情報を短時間で正確に探し出すことが求められます。文書検索機能は、効率的な情報活用のために欠かせない要素です。
| 機能 | 説明 |
| 全文検索 | 文書の本文や添付ファイルまで含めて検索可能 |
| 属性検索 | 文書名、作成日、作成者、担当部署などの条件で検索 |
| 条件付き検索 | 複数の条件を組み合わせて検索結果を絞り込み |
| フォルダ・カテゴリ検索 | 文書の分類フォルダやカテゴリから該当文書を検索 |
| 過去文書の検索 | 担当者名やキーワードなどを指定して過去文書を検索 |
| 検索結果の一覧表示 | 条件に合致した文書を一覧表示 |
| 権限に応じた検索結果表示 | ユーザー権限に応じて閲覧可能な文書のみ表示 |
この機能により、職員は大量の文書の中から必要な情報を迅速に特定することができます。特に全文検索や複数条件の絞り込みにより、目的の文書へ短時間でたどり着けるため、業務の効率化が大きく進みます。さらに、閲覧制限機能により情報管理の安全性も確保されます。
4. 職員管理・セキュリティ機能
業務の正確性と情報の安全性を守るために、職員の利用状況や権限管理が重要です。職員管理・セキュリティ機能は、内部統制と情報漏えい防止を両立させるために欠かせません。
| 機能 | 説明 |
| アカウント・職員情報管理 | 職員ごとに個別のアカウントと基本情報を登録・管理 |
| 所属情報の管理 | 職員の部署・役職・異動履歴などの情報を管理 |
| アクセス権限設定 | 部署や職位に応じて文書や機能へのアクセス範囲を細かく設定 |
| ログ・操作履歴管理 | 文書の閲覧や変更などの操作履歴を記録・追跡 |
| 多要素認証 | 複数の認証要素による本人確認でセキュリティを強化 |
| 外部アクセス制御 | 組織外の不正アクセスを防止する制御機能 |
| セキュリティポリシー設定 | 組織独自の情報管理基準に沿ったポリシー設定が可能 |
これらの機能により、情報へのアクセスは必要最小限に抑えられ、重要文書や個人情報の保護が徹底されます。特に所属や職位の変更に柔軟に対応できるため、人事異動時の管理負担も軽減されます。加えて、不正行為の防止や万一の事態への迅速な対応を可能にする履歴管理も大きな利点です。
自治体において文書管理システムを導入するメリット
自治体の業務では膨大な文書や情報の管理が求められます。従来の紙や手作業による運用では、情報の把握や共有に多くの手間と時間がかかり、災害時や緊急時の対応にも課題が残ります。こうした状況を改善するために、文書管理システムの導入が進められています。システム化することで情報管理の効率化だけでなく、法令遵守やリスク対策の強化にもつながります。ここでは、自治体が文書管理システムを導入することによって得られる代表的な4つのメリットをご紹介します。
効率的に情報公開ができる
自治体では住民への情報提供や文書の開示請求などに迅速かつ正確に対応することが求められます。文書管理システムを導入することで、庁内に点在する文書やデータを一元管理でき、目的の情報をすぐに検索・抽出できるようになります。
特にシステムによる管理は検索性に優れており、必要な文書をよりスムーズに公開できる点が大きな特長です。これにより、担当職員の負担が大幅に軽減されるとともに、住民からの問い合わせや請求に対してもスピーディーな対応が可能になります。
法令遵守を徹底できる
自治体では文書の作成から保存、廃棄に至るまで、各種法令や規則に沿った適切な管理が不可欠です。文書管理システムを導入することで、こうした法令遵守の徹底が実現します。特に、文書の保存期間や廃棄基準を人的に判断するのではなく、システム側で自動的に管理できるため、ミスや判断のばらつきがなく確実な対応が可能になります。
さらに、操作履歴や文書の変更履歴が記録されることで、監査や調査の際にも迅速かつ正確に証跡を提示できます。これにより、法令違反や管理不備によるリスクを低減し、自治体全体のコンプライアンス意識の向上にもつながります。
災害時のリスク対策ができる
自治体では地震や台風、豪雨などの自然災害への備えが不可欠です。従来の紙文書による管理では、災害発生時に重要な文書や情報へのアクセスが困難になるケースがあります。文書管理システムを導入することで、このようなリスクを大きく軽減できます。システムによりデータがサーバーやクラウドに安全に保管されるため、たとえ庁舎が被災しても、被災地外のサーバーから必要な情報にアクセスし、円滑に活用することが可能になります。
また、定期的なバックアップやデータ復旧機能も備わっているため、緊急時でも業務継続に必要な文書を迅速に確保できます。これにより、災害対応や復旧業務のスムーズな遂行が実現し、住民サービスの早期再開にも寄与します。
確認フローの効率化ができる
自治体業務では、文書の作成から承認・決裁に至るまで多くの部署や担当者による確認作業が発生します。従来は紙文書を利用したアナログな作業が中心で、文書の回覧や押印に時間がかかり、業務全体の進行を妨げる要因となっていました。文書管理システムの導入により、これらの確認フローをすべて電子化し、大幅な効率化を実現できます。決裁ルートや承認者を事前に設定することで、各段階での承認者が明確になり、申請から承認までの進行状況もリアルタイムで把握できます。
これにより、作業時間の短縮だけでなく、人的なミスの発生も防ぐことができ、業務の正確性が向上します。結果として、担当者間の連携がスムーズになり、全体の業務スピードも大きく改善されます。
自治体に向いている文書管理システムの選び方
文書管理システムは多くの製品やサービスが提供されていますが、自治体での導入を検討する際には、一般企業向けのシステムとは異なる視点で選定することが重要です。自治体特有の厳格な法令遵守や複雑な業務フロー、さらには導入後の職員による円滑な運用までを考慮する必要があります。ここでは、自治体に最適な文書管理システムを選ぶために確認すべき3つのポイントをご紹介します。
法令遵守の対応がされているか
自治体で文書管理システムを導入する際には、法令遵守への対応が十分に備わっていることが最も重要な選定基準の一つです。地方自治体は行政文書の管理や保存、廃棄に関して多くの法律や指針に従う必要があり、特に公文書管理法に基づく文書管理基準への対応が求められます。
そのため、システムに「保存期間管理機能」が搭載されているかは必ず確認すべきポイントです。保存期間を自動的に管理できれば、人的な判断ミスがなくなり、規定通りの運用が徹底されます。
さらに、文書の改ざん防止や不正操作への対策としては、「監査ログ機能」により操作履歴や変更履歴を記録することが有効です。これにより、監査や調査時にも迅速かつ正確に証跡を提示できる体制を整えることができます。
自治体業務に対応できるか
自治体で使用される文書管理システムは、民間企業向けとは異なる業務内容や手続きを踏まえた設計が求められます。自治体ごとに異なる業務フローや文書管理のニーズが存在するため、システムには柔軟なカスタマイズ性が不可欠です。
例えば、複数部署や階層での承認・回覧の設定や、自治体独自の文書分類・保存方法への対応などが求められます。カスタマイズ性に優れているシステムであれば、運用開始後に発生する法改正や制度変更にも柔軟に対応でき、長期的な運用にも安心です。
さらに、住民情報や個人情報を扱うため、高度なアクセス制御やセキュリティ機能も標準装備されていることが望まれます。システム選定時には、自治体特有の業務内容にどこまで対応できるか、事前に細かく確認しておくことが重要です。
導入後円滑に運用できるか
文書管理システムの導入は、システムの機能面だけでなく、導入後に職員が円滑に活用できることが重要です。特に自治体では職員の年齢層が幅広く、ITリテラシーにも差があるため、すべての職員が無理なく使いこなせるような工夫が求められます。シンプルで直感的なユーザーインターフェースの設計や、わかりやすい操作手順の提供が不可欠です。
加えて、導入時の初期設定やデータ移行のスムーズさも確認しておく必要があります。さらに、運用開始後には操作マニュアルの整備や職員向けの研修、問い合わせ対応などのサポート体制が充実していることが、実際の現場での定着を大きく左右します。
こうしたサポートの充実により、職員の負担を軽減し、システムの安定運用と長期的な活用が実現します。
≫≫自治体における文書管理とは？システム導入状況や課題について徹底解説
ITリテラシーを問わず定着を支援「テックタッチ」
文書管理システムの導入後、職員のITリテラシーの差によって活用が進まないことは自治体における大きな課題の一つです。こうした問題を解消する手段として、DAP（デジタル・アダプション・プラットフォーム）ツールである「テックタッチ」の活用が効果的です。
テックタッチは、システムの画面上に操作ガイドや説明を直接表示させることで、職員がマニュアルを開くことなく、その場で操作方法を確認しながら業務を進められる仕組みです。
これにより、システムの操作習得にかかる時間が短縮され、ITに不慣れな職員でもスムーズにシステムを利用できるようになります。結果として、システムの定着と業務効率化の両立が図られます。
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自治体向けの文書管理システムおすすめ比較15選
自治体における文書管理は、業務の効率化やガバナンスの強化、コンプライアンスの遵守に直結する重要な課題です。そこで本記事では、全国の自治体や公的機関で導入実績のある15の文書管理システムを比較紹介します。それぞれの特徴や機能を把握し、自組織に最適なシステム選びの参考にしてください。
1. CLOUD CABINET
| 会社名 | 寺田倉庫株式会社 |
| ＵＲＬ | https://cloudcabinet.terrada.co.jp/ |
| 料金 | 要問い合わせ |
CLOUD CABINETは寺田倉庫株式会社が提供する文書管理システムです。紙文書と電子契約書を一つの画面で確認できる一元管理機能をはじめ、紙原本のリモートスキャン（最短3時間）、ステータス管理、IPアドレス制御によるセキュリティ強化など多彩な機能を備えています。大量書類の即時電子化ではなく、必要に応じたスキャン対応によって電子化コストの削減も可能です。また、API連携や閲覧権限設定、操作履歴管理、更新・廃棄通知など運用負担の軽減にも寄与し、企業や自治体の文書管理の効率化とセキュリティ向上を支援します。
2. 楽々Document Plus
| 会社名 | 住友電工情報システム株式会社 |
| ＵＲＬ | https://www.sei-info.co.jp/document-plus/ |
| 料金 | ・ユーザライセンス：150万円～
・クラウド版：月額90,000円 ・CPUライセンス：要問い合わせ |
楽々Document Plusは、住友電工情報システム株式会社が提供する文書管理システムです。契約書や社内文書、ISO関連書類など幅広い文書をまとめて管理でき、クラウドとオンプレミスの両方に対応しています。強力な全文検索や高速なビューワにより、目的の情報にすばやくアクセスできるほか、権限設定やアクセスログ管理によるセキュリティ対策も万全です。ワークフロー機能による承認作業の効率化や文書のライフサイクル管理にも対応しており、紙・電子問わずドキュメント業務全体の最適化を実現します。また、生成AIや電子契約サービスなどの外部サービスと連携できる柔軟性も備え、企業や団体の業務効率化とDX推進を支援します。
3. e-自治体 文書管理システム
| 会社名 | 富士電機ITソリューション株式会社 |
| ＵＲＬ | https://www.fujielectric.co.jp/fsl/solution/e-jichitai/index.html |
| 料金 | 要問い合わせ |
e-自治体 文書管理システムは、富士電機ITソリューション株式会社が開発した自治体向けの文書管理システムです。紙と電子の両方の文書を一つの仕組みでまとめて管理できるほか、電子決裁や電子交付による業務の効率化を支援します。文書の版数管理や改ざん防止機能も備えており、公文書の適正な管理に対応しています。また、他の庁内システムと連携できる標準インタフェースを提供しており、財務会計や電子申請など多様なシステムとの連動が可能です。添付ファイルの一括表示や業務パターンの柔軟な選択機能も搭載しており、職員の業務負担軽減やテレワーク環境整備にも役立ちます。
4. らく2文書主任R
| 会社名 | 株式会社NTTデータ四国 |
| ＵＲＬ | https://bunsyo.raku2spot.jp/ |
| 料金 | 要問い合わせ |
らく2文書主任Rは、株式会社NTTデータ四国が提供する自治体・独立行政法人向けの総合文書管理システムです。紙と電子文書を一元的に管理し、文書の作成から起案・決裁・廃棄までのプロセスを効率化します。直感的な操作画面や柔軟な検索・帳票出力機能により職員の業務負担を軽減。アクセス権や履歴管理による高度なセキュリティ対策、他システム連携や複数団体対応も可能です。オンプレミス・クラウドどちらにも対応し、自治体のニーズに応じた柔軟な導入ができます。
5. IPKNOWLEDGE 文書管理
| 会社名 | 富士通Japan株式会社 |
| ＵＲＬ | https://www.fujitsu.com/jp/solutions/industry/public-sector/local-government/solutions/ipknowledge/document/ |
| 料金 | 要問い合わせ |
IPKNOWLEDGE 文書管理は、富士通Japan株式会社が提供する自治体向けシステムです。行政文書の発生から廃棄までの流れを一元管理し、公文書管理法に沿った適正な管理を支援します。電子決裁や複合機・メール連携を通じて、ペーパーレス化と業務の効率化が進められます。さらに、住民や企業への情報公開をサポートし、行政の透明性確保にも役立ちます。直感的な画面設計と多彩な検索機能を備え、職員の作業負担の軽減と業務の標準化にも貢献します。
6. e-ActiveStaff文書管理
| 会社名 | 株式会社内田洋行 |
| ＵＲＬ | https://www.uchida.co.jp/localgovernment/products/inside/ |
| 料金 | 要問い合わせ |
e-ActiveStaff文書管理は、株式会社内田洋行が提供する自治体向けの総合内部情報システムの文書管理機能です。文書の検索や業務プロセスの標準化を実現し、電子決裁や認証基盤によって事務作業の効率化をサポートします。財務会計や人事給与などの関連機能と連携しながら、自治体のDX推進と働き方改革を支援。クラウド活用やテレワークへの対応も考慮されており、中小規模自治体でもスムーズに導入・運用できる設計となっています。
7. ADWORLD 文書管理システム
| 会社名 | 株式会社日立システムズ |
| ＵＲＬ | https://www.hitachi-systems.com/ind/adworld/products/naibu/bunsho/ |
| 料金 | 要問い合わせ |
ADWORLD 文書管理システムは、株式会社日立システムズが提供する自治体や独立行政法人向けの文書管理システムです。紙と電子の文書を一元管理し、省資源化と情報セキュリティ強化を両立します。電子決裁や豊富な検索機能、情報公開支援などにより業務の効率化と意思決定の迅速化を実現。クラウドサービス導入も可能で、コスト抑制とサーバ管理負担の軽減にも貢献します。ナレッジマネジメントや強固なセキュリティ機能も備えた総合文書管理ソリューションです。
8. 公開羅針盤
| 会社名 | 株式会社両備システムズ |
| ＵＲＬ | https://service.ryobi.co.jp/public_solution/gv-group-ware/ |
| 料金 | 要問い合わせ |
公開羅針盤は株式会社両備システムズが提供する自治体専用のグループウェアシステムです。LGWANを活用したクラウド環境により高いセキュリティとコスト削減を実現。マルチデバイス対応により場所を選ばずシームレスな業務遂行が可能です。メールやチャット、AIチャット、掲示板、ワークフロー、電子決裁など多彩な機能を搭載。内部系システム間の連携やスムーズな情報共有によって自治体業務の効率化を強力に支援します。
9. 文書管理システム（NEC）
| 会社名 | 日本電気株式会社（NEC） |
| ＵＲＬ | https://jpn.nec.com/kokyo/GPRIME/naibu/nbunsho.html |
| 料金 | 要問い合わせ |
文書管理システム（NEC）は日本電気株式会社が提供する自治体向けの文書管理システムです。公文書管理法に対応した高セキュリティ設計で、電子決裁や電子契約との連携により庁内業務の効率化とDX化を実現します。スマートフォンのような直感的な操作性を備え、全庁的なデジタル文書の一元管理を通じて、意思決定のスピード向上と職員の働き方改革を支援します。
10. 自治体・公的機関向け文書決裁・文書管理システム
| 会社名 | コニカミノルタジャパン株式会社 |
| ＵＲＬ | https://www.konicaminolta.jp/business/solution/public/digitization/document-management/index.html |
| 料金 | 要問い合わせ |
自治体・公的機関向け文書決裁・文書管理システムは、コニカミノルタジャパンが提供する行政向けソリューションです。起案・決裁から保存・廃棄までの文書業務を効率化し、業務スピード向上やペーパーレス化を実現します。操作性の高いインターフェースと他行政システムとの連携、高度なセキュリティ機能を備え、テレワーク対応も可能な柔軟性の高いシステムです。
11. MyQuick
| 会社名 | インフォコム株式会社 |
| ＵＲＬ | https://www.myquick.jp/ |
| 料金 | ・STARTERプラン：月額20,000円
・STANDARDプラン：初期費用300,000円、月額70,000円 ・AI STANDARDプラン：初期費用300,000円 ・PREMIUMプラン：要問い合わせ |
MyQuickは、インフォコム株式会社が提供するAI文書管理システムで、AIやGPT連携を活用した文書の自動登録や検索支援、アラート通知やワークフローの高度化機能により、業務の効率化を支援します。ユーザー数無制限のライセンスや電子契約サービス連携、電子帳簿保存法対応機能も備えており、多様な業種や公共機関で利用されています。
12. DocuWare
| 会社名 | 株式会社PFU |
| ＵＲＬ | https://www.pfu.ricoh.com/docuware/ |
| 料金 | 要問い合わせ |
DocuWareは、株式会社PFUが提供する電子文書管理システムで、OCRによる自動登録や柔軟なワークフロー機能を備え、業務のデジタル化・ペーパーレス化を推進します。クラウド版とオンプレミス版の選択肢があり、業務テンプレートによる短期導入や外部システム連携、電帳法対応といった多様な機能で、業務効率化とセキュリティ強化を両立します。
13. FileBlog RA／CM
| 会社名 | 鉄飛テクノロジー株式会社 |
| ＵＲＬ | https://www.teppi.com/fileblog/product |
| 料金 | 要問い合わせ |
FileBlogは鉄飛テクノロジーが提供するファイルサーバー専用の文書管理・検索システムです。Windowsエクスプローラに似た直感的なUIと全文検索機能を備え、PC・タブレット・スマートフォンからも快適にアクセス可能です。さらに、Gitを活用したバージョン管理やタグ管理、カンバンボードによる簡易ワークフローにも対応しており、効率的なファイル共有と文書管理をサポートします。
14. DocuWorks
| 会社名 | 富士フイルムビジネスイノベーション株式会社 |
| ＵＲＬ | https://www.fujifilm.com/fb/product/software/docuworks |
| 料金 | ・DocuWorksサブスクリプション（月額）
・DocuWorks 10 パッケージ（標準ライセンス・移行ライセンス・アカデミックライセンス） ※詳細な価格は、組織や利用形態に応じたプランを選択のうえ、公式サイト掲載のPDF価格表をご確認ください。 |
DocuWorksは富士フイルムビジネスイノベーションが提供するドキュメントハンドリングソフトで、電子の机上での文書管理や共有を実現します。DocuWorks DeskとViewerの連携により、紙文書のような感覚での閲覧・編集が可能で、文書の属性管理やトレイ機能による効率的な受け渡しもサポート。リモートワークや多彩なワークフローにも対応し、業務の効率化に貢献します。
15. Ridoc Smart Navigator V2
| 会社名 | 株式会社リコー |
| ＵＲＬ | https://www.ricoh.co.jp/ridoc_ds/rds/rsn2/ |
| 料金 | ・パッケージ本体：350,000円
・アップグレード：140,000円 ・1クライアントライセンス：16,000円～ ※その他、利用規模や運用環境に応じて多様なライセンス形態が用意されています。詳しくは公式サイトをご確認ください。 |
Ridoc Smart Navigator V2は株式会社リコーが提供する文書管理システムで、社内文書の蓄積・共有を効率化します。複合機や各種アプリケーションと連携し、文書の電子化から管理、検索、共有までの一連の業務フローを改善します。Webブラウザや専用アプリからアクセスでき、全文検索や版管理、電子帳簿保存法対応のタイムスタンプ機能など豊富な機能を備えています。社内文書の利活用と情報共有の向上に貢献します。
自治体における文書管理システム導入の課題と注意点
文書管理システムの導入は、自治体の業務効率化や情報の一元管理に大きく役立ちますが、スムーズな導入にはさまざまな壁があります。特に既存の業務システムや運用方法との調整、職員の意識や習慣の変化への対応、運用ルールの整備などが導入成功のカギとなります。ここでは、自治体が実際に導入を進める際に直面しやすい主な課題や検討すべきポイントをまとめます。
既存ツールとの連携の難しさ
自治体では、すでに多種多様な業務システムや独自ツールが導入・運用されていることが一般的です。新たに文書管理システムを導入する場合、それらのツールと連携できないことで業務が分断され、かえって非効率になるリスクがあります。特にデータの整合性や操作の二重化などが発生しやすくなります。
そのため、システム選定時には既存ツールとの連携性を十分に確認することが不可欠です。また、単に文書管理機能だけでなく、庁内の他の業務や情報共有にも幅広く活用できる柔軟性のあるシステムかどうかも併せて検討する必要があります。
デジタル化への抵抗
自治体では長年のアナログ文化が根付いており、新たに文書管理システムを導入する際に職員の間で抵抗感が生じることがあります。これを解消するためには、導入前からシステムの目的や利便性について職員へ十分に周知することが重要です。
また、操作方法や活用方法に関する研修を事前に実施し、実際の運用前に職員が安心して利用できる体制を整えることが求められます。このような準備を徹底することで、スムーズなシステム定着と業務の効率化が期待できます。
文書へのアクセスの悪さと管理の属人化
自治体では文書管理が担当者個人に依存しているケースが多く、担当者が退職や異動をした際に引き継ぎに時間がかかってしまうという課題があります。文書管理システムを導入することはこの問題を解消する手段となりますが、システムの導入だけで解決したと考えず、組織全体に運用ルールや活用方法を浸透させるための施策を事前に検討しておくことが重要です。全職員が共通の基準で文書管理を行えるようにすることで、管理の属人化を防ぎ、業務の継続性と効率化が図れます。
自治体向け文書管理システムのまとめ
本記事では、自治体が文書管理システムを導入する際にどのような観点で選定すべきかを整理しました。法令遵守への対応、自治体特有の業務への適合性、導入後の職員による円滑な運用という3つの視点が、システム選びの中心となります。
しかし、システムを導入するだけではその効果を十分に実感することはできません。特にITリテラシーの差による活用のばらつきが課題となることがあります。そこで有効なのが、画面上で操作ガイドを提供するDAPツール「テックタッチ」の活用です。テックタッチによって職員が迷わず操作できる環境が整い、システムの定着と業務効率化がより確実に実現されます。
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