システム改修は、既存のシステムに対する機能追加や修正、パフォーマンスの改善などを行うプロセスで、企業の業務効率化やサービス向上において重要な役割を果たします。一方で、単なる技術的な作業に留まらず、業務要件の見直しや新たなニーズに応じた設計が求められる場合もあります。遅滞や・問題なくシステム改修を成功させるためには、的確な要件定義が不可欠です。
本記事では、システム改修における要件定義の進め方を中心に、プロジェクトのスムーズな遂行を実現するためのポイントや、注意すべき課題について解説します。
また、記事の後半では1分でシステム改修が可能なテックタッチについても紹介します。
システム改修の要件定義とは？
システム改修における要件定義とは、システム改修の成功を左右する最も重要なタスクの一つです。要件定義は、ユーザーのニーズを正確に把握し業務フローを理解した上で、どのような機能が必要か・技術的要件があるのかを明確にするのが主おもな目的となります。
要件定義が適切に実施されない場合、発生するおそれのあるリスクは以下の通りです。
| 発生するリスク |
| ・プロジェクトの方向性が不明確になり、結果的にシステム改修によって目的を達成できない ・システム改修後に効果測定が困難になり、本来期待されるべき改善効果が得られたのか判断できなくなる |
上記のリスクが実際に起きてしまうと、システム改修が意味をなさなくなるおそれがあります。システム改修のフローを無駄にしないためにも、要件定義はプロジェクトの基盤を作る重要なプロセスと認識し、慎重かつ丁寧に進めなければなりません。
≫≫ システム改修とは？改修するべきタイミングから流れや費用を解説
要件定義の進め方
要件定義の進め方は、主おもに以下の通りになるケースが大半です。ここでは、下記のフローについて解説します。
1. 目的を明確にする
システム改修を行う際には、まず、なぜその改修が必要なのか・何を達成したいのかの明確な定義づけが大切です。目的の定義づけにより、プロジェクトの全体像が可視化でき、関係者が全員が同じ方向を向いて作業を進められます。
システム改修における目的として定義づけられる内容の例は以下の通りです。
| システム改修における目的 |
| ・既存システムのパフォーマンスを向上させる ・新たなビジネス要件に対応するための機能追加を目指す ・サイトの抜本的なリニューアルを敢行する など |
目的の明確化は、要件定義の中でも最も基本でありながら、プロジェクト全体の成否を左右する重要なステップです。
2. 課題の洗い出し
課題の洗い出しは、システム改修が必要となる具体的な理由や問題点を明確にし、その後の設計や開発の方向性を決定するための基盤を作るステップです。
課題の洗い出しを行う際には、以下の流れで行うのが一般的です。
| 順序と流れ | 概要 |
| ①業務の流れの中での課題を見つける | 情報の処理速度が遅くなっている部分や手動作業が多く発生している箇所など、業務効率を阻害している要因を見つけ出す |
| ②より細分化したタスク単位で課題を見つける | データ入力に時間がかかる、システムエラーが頻発する、など細かいレベルでの課題を明確にする。 |
| ③最後に大分類、中分類、小分類と課題をリストアップする | 課題をリストアップできれば、システム改修において優先的に解決すべき問題が明確になり、効率的な対応が可能となる |
上記の流れに即して課題の洗い出しが実施できれば、プロジェクト全体の見通しが立ち、効果的な要件定義が進められるでしょう。
3. システム構想を策定する
システム構想の策定段階では、洗い出した課題に対して、どの施策が最も費用対効果が高く実現可能であるかを評価し、最適な案を絞り込んでいきます。
施策の実行可能性を検討する際には、以下の要素を考慮し結論を出すようにしなければなりません。
| 施策の実行可能性を検討するための要素 |
| ・予算 ・時間 ・技術的や人的、法的な成約 など |
上記を考慮して実行に移せると判断した後は、業務フローやシステムの運用がどのように変化するかを可視化できる環境の構築を行う必要があります。
変化を可視化し、システム改修によって得られるメリットを視覚的に表示できれば、関係者全員が改修の効果を具体的に理解し、方向性について合意を得やすくなります。
4. 必要機能の洗い出しをする
必要機能の洗い出しは、効率的にシステム改修を実施するために欠かせないプロセスです。必要機能の洗い出しの段階では、まず業務の現状や課題を把握した上で、それを解決するために必要な機能をリストアップします。次に、リストアップした機能を優先順位付けし、どの機能が優先度が高いもしくは低いかを判断します。
優先度をつける際に評価を行う機能の内容は以下の通りです。
| 評価を行う機能の内容 |
| ・業務効率の向上 ・コスト削減 ・ユーザーの利便性向上 など |
また、今後のシステム拡張を見据えた機能の選定も重要です。短期的には必要でないと予想される機能でも、中長期的に必要となると予想される機能であれば、実装できる余地を残しておくようにしましょう。必要機能の洗い出しは、システムの品質と効率性を左右する重要なプロセスであり、慎重に行うべきステップです。
5. 非機能要件をまとめる
非機能要件とは、システムが具体的な機能を実現する範囲以外の運用や保守において求められる条件を指します。
非機能要件は以下の6つから構成されています。
| 非機能要件 | 概要 |
| 可用性 | システムがどれだけ長時間安定して稼働し続けられるかを示す指標 |
| 性能・拡張性 | 「性能」はシステムが要求される処理能力を指し、「拡張性」は将来のニーズに応じてその性能をどれだけ強化できるかを示す |
| 運用・保守性 | 「運用」はシステム導入後の運用管理に関する操作性を、「保守性」はビジネス環境の変化に対応した機能追加や修正がどれだけ容易に行えるかを評価する項目を指す |
| 移行性 | 旧システムから新システムへのデータ移行に関する要件をまとめた項目 |
| セキュリティ | システムの安全性を確保するための目標設定を行う項目 |
| システム環境・エコロジー | システム環境は、ハードウェアが設置される物理的な環境（耐震性や湿度管理など）に関する要件を指し、エコロジーは環境負荷の低減に関する要件をまとめたものである |
上記6つの非機能要件は、目的を達成するために稼働する機能面をサポートする重要な役割を担っています。非機能要件を明確に定義し、システムの設計・開発に反映させられれば、長期にわたって安定した運用が可能です。
6. プロトタイプでテストを行う
要件定義の最終段階では、プロトタイプでテストを行いましょう。プロトタイプとは、システムの最終形を模した簡易モデルを指します。プロトタイプでテストを行えば、実際のシステムを構築する前に要件が正しく定義されているかを確認できます。
プロトタイプでのテスト・検証は、関係者全員が試行錯誤を繰り返すプロセスであるため、シンプルで分かりやすい内容での作成が効果的です。むしろ、細部まで突き詰めてしまうと、本来の目的から外れたディティールに議論が集中してしまう可能性があるため、意識して簡素なモデルを作成するようにしましょう。
要件定義をする上で注意するポイント
要件定義をする上で注意すべきポイントは以下の2点です。ここでは、下記のポイントについて解説します。
1. 詳細まで具体的に記載する
要件定義を行う際、曖昧な表現や不明確な指示が残ると、後々の開発フェーズで誤解やミスを引き起こし、プロジェクト全体に悪影響を及ぼす可能性があります。プロジェクト全体に悪影響を及ぼさないためには、要件定義では詳細まで具体的に記載する必要があります。
具体的に記載すべき内容の例は以下の通りです。
| 具体的に記載すべき内容 |
| ・ユーザーがどのような手順で操作を行うかを詳細に記載する ・要件/条件などを具体的な数値や明確な基準を用いて記載する など |
また、基本的なフローの記載だけでなく、例外事象の処理方法やエラーハンドリングの要件も具体的に記載すべき項目です。要件定義を詳細に記載できれば、プロジェクトのリスクを最小限に抑え、システムの品質を高められます。
2. 要件の優先順位をつける
要件定義を行う際には、要件の優先順位をつけて明確にし、限られたリソースを最も重要な要件に集中させられる環境を整備する必要があります。優先順位をつける際に、優先度を高くすべき機能は以下の通りです。
| 優先順位の高い機能 |
| ・売り上げに直結する機能 ・ユーザー体験に関係する機能 ・業務効率を大幅に向上させる機能 など |
優先順位を明確にすれば、プロジェクトの進捗を適切に管理し、リスクを低減できます。ただし、予算・納期などが原因で、優先順位をつけた機能であってもすべて要件定義に含めない可能性があります。特に、大規模なシステム改修・リソースや予算配分が大きいシステム改修などで頓挫する可能性が高まりやすいでしょう。
システム改修が無事に実施されるためには、できる限り自社の負担にならない開発環境を提供している「テックタッチ」の利用がおすすめです。
次項にてテックタッチの魅力を解説します。
1分でシステムを改修できるテックタッチ
システム改修を取り巻く現状には、以下の課題があります。
| システム改修における課題 |
|---|
| ・IT人材が不足し、システム改修を担える人材の確保が大変 ・開発プロセスが複雑かつコミュニケーションコストがかかるため、完了まで時間がかかる ・改善の費用対効果を示しづらいため、システム改修に投資されない環境がある |
上記の課題を解決できるのが、1分でシステム改修が完了する「テックタッチ」です。テックタッチはノーコードでシステム改修が可能なため、開発環境が不要で非エンジニア人材でもUI/UX、ユーザー要望へのすばやい対応が可能になります。
テックタッチを導入した結果、以下の成果を得られた事例があります。
| テックタッチを導入による成果 |
|---|
| ・商談件数 ＋15％ ・開発リリースリードタイム80%減 ・アンケート回答数 12倍 など |
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システム改修での要件定義のまとめ
システム改修における要件定義は、システム改修を成功させるために重要な項目です。要件定義の進め方をもとに、一つひとつを丁寧に決めるフローが大切で、詳細まで内容を記載するように意識しましょう。ただし、システム改修は予算・納期の関係で計画が白紙になる可能性があるリスクがあります。
予算・納期の問題を心配せずシステム改修を実施するなら、1分でシステム改修が完了するノーコードツールの「テックタッチ」がおすすめです。
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