こんにちは！
従業員向けシステム定着を実現、システム価値を最大化する「テックタッチ」ライターチームです。
人材不足の克服や、新たな成長分野への取り組みに向けた生産性向上などの理由で業務の効率化が必要とされ、ITシステムの活用推進を検討する企業は増えています。
しかし、システムを導入すれば想定していた成果が必ず出るとは限らず、場合によっては失敗に終わることもあります。
失敗を避けるためにはポイントを押さえ、正しいプロセスを踏んでいかなくてはいけません。
そこで今回は、システム導入を成功させるためのプロセスについて紹介します。
システム導入においてよくある課題
はじめに、システム導入が企業にもたらすメリットを確認しましょう。
システム導入によって業務の効率化が進み、人件費の削減や、人材を重要な業務に注力させることが可能になります。
また、データ管理ではペーパーレス化が進み、消耗品の削減や保管スペースの縮小が可能です。
ほかにも、データ管理ツールを用いてタスクやプロジェクトを一元管理し、データ連携を通して柔軟なデータ活用を実現できます。業務支援ツールを活用すると、業務フローのルール化・定型化がしやすくなり、経験・知識量にかかわらず、だれでも一定品質のアウトプットを出しやすくなります。
システム導入には以上のメリットがありますが、導入を成功させるためには、解決しなければならない次のような課題もあります。
課題1：正しいプロセスを理解したうえで導入できていない
優れたシステムを導入しても、適切なプロセスを踏まず、導入することだけを目的に進めていると期待した業務効率化という効果を得られません。
かえって無駄な作業が発生する、担当者間での情報共有が上手くいかないなど、システム導入の進捗に支障をきたします。
そのため、正しいプロセスを理解して、導入を進める必要があります。
課題2：導入によるコストと効果が見合っていない
一般的に、多機能な優れたシステムになればなるほどコストもふくらみます。
導入による効果が、導入コストに見合ったものでなければ、事業としては失敗であると考えなくてはいけません。
そのため導入にかかるコストと、導入による人件費削減や作業時間の短縮などの効果を十分に分析する必要があります。
課題3：利用者からの理解が得られない
「既存システムに比べ使いにくい」「そもそも必要ない機能ばかり」といった現場スタッフからの評価があれば、導入しても浸透しません。
現場ではどのようなシステムが必要なのかを事前に確認して、理解を得る必要があります。
システム導入を成功させるためのプロセス
システム導入を成功させるための具体的なプロセスについて紹介します。
1：事前準備
まずはシステム導入の目的とシステム化する範囲を定義し、現状の課題を整理します。
課題が明確であれば、それを解決するためのシステムを構築しやすいからです。
2：導入するシステムと導入する範囲や規模を決定
事前準備の内容をもとに、導入するシステムとシステムを導入する範囲や規模を決定します。
規模により予算やベンダーの選定が変わり、今後の導入スケジュールにも関係します。
3：情報収集と要望のとりまとめ
システムとベンダーの情報収集を行います。また、ベンダーに要求する内容を具体的に定義します。
ベンダーへの要求内容が不十分では、本当に必要とするシステムが提供されない可能性があるので、入念な準備が必要です。
操作性、保守性、移行性などの、機能以外の要望もまとめておきましょう。
4：システム・ベンダーの選定
自社に適したシステム・ベンダーを選定します。システムの導入スケジュールを作成し、スケジュールに沿って進められるようベンダーと打ち合わせします。
システムが完成したら、試運用期間に動作環境を確認し、要望とのずれや不一致があればベンダーと調整を行います。
5：システムのリリース・運用
システムの試運転の結果、問題がなければ実業務へ導入します。
導入が社員の負担にならないよう、「繁忙期を避ける」「段階的な導入」などの方法を検討したうえでリリース準備をします。
実業務のなかで運用した結果、期待した効果が出ないこともあるかもしれません。
その場合は原因を探して、都度改善していきます。改善しても導入効果が出る見込みが立たない場合には、ランニングコストも考え廃止を検討しましょう。
6：システム定着のサポート
新システムを社内に定着させるために研修を実施し、マニュアル化を進めます。
コストをかけて導入したシステムも、定着しなければ意味がありません。
そのため、システム定着のプロセスは重要といえます。以下の課題を克服しながら定着化を図ります。
オンボーディング（ユーザーの利用定着）における課題
オンボーディングの準備から実行までには膨大な時間がかかります。
また、時間をかけて準備し研修を開催しても参加率が悪いという問題が起きがちです。
リモート環境下ではさらに参加率が低くなることもあります。
マニュアル作成における課題
システム操作の共有や定着のためにはマニュアル化が大事です。
しかし、マニュアル作成は時間がかかるうえ、時間をかけて作成しても参照されないことがあります。
これらの課題を解決するため、ベンダーによるオンボーディングやマニュアル作成など、いわゆる「システム定着化サポート」を活用できます。
または、システム操作をリアルタイムにナビゲーションするようなサービスも効果的です。
後者はセルフオンボーディングの実現につながるほか、マニュアル自体を廃止できるかもしれません。
システムの円滑な運用や業務の効率化も実現しやすくなるでしょう。
7：運用後のサポート
トラブルが生じた際のベンダー対応を確認します。将来的には社内で円滑に対応できるよう、段階的に体制を整えていく必要があります。
システム導入の失敗事例や原因については「システム導入でよくある失敗とは？事例や対策を紹介」をご覧ください。
システム導入におけるポイント
業務効率化のためシステムを導入したにもかかわらず、成果が出ず失敗し、結果として効率化が実現しないこともあります。
適切なプロセスを踏むことに加えて、システム導入の際に押さえておきたいポイントを紹介します。
目的を明確にする
システム化が必要な理由、業務フローにおいてシステム化する範囲、社内の課題などを共有し意思統一をしましょう。
意思統一により部門間や担当者間で目的がすり合わされ、より広い範囲で課題を話し合うことで、部門や担当者を超えた効率化が見込めます。
業務フローを改善する
導入するシステムに合わせ業務フローを改善しなくてはいけません。
部門や業務ごとに管理や業務フローが分かれていて効率化を妨げているのであれば、統合します。
業務に適したシステムを選定する
システムを選定する際には、システムの運用における実作業との適応性や既存システムとの連携を重視します。
業務内容にどのくらい適応できるかによって、システムが現場に定着するか否かが決まります。
また、システムの定着化を推進するツールの導入を検討するのもひとつの手段で、例えば操作ガイドをリアルタイムで表示するといったツールがあります。
このようなツールを活用してシステムの定着化を強力にサポートするのが「デジタルアダプションプラットフォーム」と呼ばれるサービスです。
詳しくは「デジタルアダプションプラットフォームとは？そのメリットと導入時の注意点」をご覧ください。
システム導入後の管理体制を準備しておく
システム管理に関する専門知識を有する担当者を、早い段階で確保しておきましょう。
災害や人的ミスによりシステム障害が発生した場合の対処方法を決めておく必要があります。不正アクセスを受ける可能性もあるので、セキュリティ対策も重要です。
システム導入は正しいプロセスを踏むことで成功につながる
システム導入はするべき作業が多く大変な作業です。
しかし、その一つひとつの作業において抜け漏れが生じてしまうと、後々の失敗へとつながってしまいます。
正しいプロセスを踏むことで、システム導入で望む成果を得られるのです。
システム導入を成功させて業務効率化や生産性向上を実現し、経営強化に役立てていきましょう。
テックタッチでは、システムの操作をリアルタイムにナビゲーションするサービスを提供しています。
セルフオンボーディングやマニュアル不要化を実現でき、システム導入成功に貢献します。
