業務システムの導入は、業務効率の向上や働き方改革を推進する手段として、多くの企業で導入が進められています。しかし、導入そのものが目的化してしまい、現場で十分に活用されないまま形骸化しているケースも少なくありません。新しいシステムは、使われて初めて価値を発揮します。
本記事では、システム定着化に失敗する原因を踏まえながら、現場での活用を促進するために必要な具体的な対策を整理し、定着化を支援する有力なツール「テックタッチ」についても詳しくご紹介します。導入効果を最大化したい企業担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
また、本記事を読み進める前に、システム開発の一般的な流れや工程、現場で頻出する略語について「システム開発の流れとは？開発の工程やよく使う略語を解説」の記事で基礎知識を整理しておくと、より理解が深まります。
システム定着化とは？
システム定着化とは、新たに導入したシステムが社内業務に組み込まれ、社員に日常的に使われる状態を指します。単に導入するだけでなく、実際の業務に浸透し、継続的な活用によって業務効率や生産性の向上といった効果を生み出すことが重要です。
しかし、多くの企業では導入後の定着状況を正確に把握できていないという実態があります。ある調査では、約8割の企業が自社システムの定着状況を明確に認識できていないとされています。
システムは使われてこそ価値を持ちます。操作が複雑であったり、使用目的が曖昧だったりすれば、現場での利用は進まず、結果として投資に見合った成果を得ることは困難になります。導入にかけたコストが無駄にならないためにも、あらかじめ定着化を見据えた施策が欠かせません。
定着化には、導入前の計画と導入後の運用支援、継続的な教育が不可欠です。システムを「使われる仕組み」として機能させることが、企業の成果につながる第一歩となります。
約8割の企業が社内のシステム定着化ができていない実情
セコムグループの株式会社TMJが実施した調査によると、約8割（82.5％）の企業が社内システムの定着化に向けた施策を「実施していない」または「状況を把握していない」と回答しています。これは、多くの企業がシステムを導入した後の活用状況を十分に管理・評価できていない現状を示しています。
さらに、役職が高い層ほどシステム活用への意識が高い一方で、一般職層では「よく分からない」「使っていない」という回答が多く、現場レベルでの定着に大きなギャップが存在しています。また、約7割の社員が社内システムに対して何らかの不満を持っており、特に「システムの種類が多すぎる」という声が目立ちました。
こうした実情は、導入後のフォローや教育不足、運用設計の甘さが原因と考えられます。システム定着化を図るには、導入だけでなく現場への浸透を見据えた戦略的な施策が不可欠です。
DXによるシステム内製化！メリット・デメリットから事例まで解説
社内システム定着化を妨げる課題とは？
システムの定着が進まない背景には、現場の運用段階で生じる複数の障壁が存在します。
なかでも、教育体制の不備や操作性の問題、社内での目的共有の欠如、さらには心理的な抵抗感などが主な要因として挙げられます。
ここでは、定着化を妨げる具体的な課題を整理します。
ユーザーに対するトレーニング不足
システムの活用が進まない要因の一つに、利用者への十分なトレーニングが行き届いていない点が挙げられます。操作方法が分からなければ、現場での活用は自然と敬遠されがちです。特に、業務で頻繁に使う機能やつまずきやすい操作については、利用者目線で丁寧な教育やサポートが不可欠です。導入して終わりではなく、定着までを見据えた継続的なトレーニング体制の構築が求められます。
操作性や利便性に欠けるシステムは現場での活用が進みにくい
多機能であっても、直感的に操作できないシステムは利用者にとって負担となり、現場での活用は進みません。特に、日常業務で頻繁に使用するシステムほど、使い勝手の悪さはストレスとなりやすく、定着化の妨げになります。実際に使う側の視点で操作性や利便性を重視した選定が、導入効果を最大化する鍵となります。
システム導入の目的や期待される効果が社内で共有されていない
導入の意図やメリットが現場に伝わっていない場合、システムは単なる負担と受け取られ、積極的な活用にはつながりません。慣れないツールに対する初期のストレスを乗り越えるには、その背景や目的を理解してもらうことが重要です。全社的に目的と効果を共有することで、利用意識を高め、定着化を促進できます。
新たなシステム導入に対する抵抗
新しいシステムの導入時には、現場からの心理的抵抗が生じやすくなります。背景には、業務内容や雇用への不安、慣れた業務手順の変化への戸惑いがあります。また、新しい操作を習得することへの負担や、ミスへの恐怖心も抵抗感の一因です。特にベテラン社員ほど既存のやり方を変えることに強い不安を抱く傾向があり、導入時の丁寧な説明と段階的な支援が求められます。
DXによるシステム内製化！メリット・デメリットから事例まで解説
社内のシステム定着化を成功させるための具体的なポイント
システムを社内に定着させるには、導入そのものよりも、その後の運用設計が鍵を握ります。
ここでは、現場の理解と協力を得るために押さえておくべき重要な取り組みについて具体的に解説します。
従業員に目的やメリットを明確に伝える
システム定着には、従業員の理解と共感が不可欠です。導入の目的や業務への具体的なメリットを伝えることで、自発的な活用意欲が生まれます。例えば、単純作業の削減によりヒューマンエラーの防止や残業時間の軽減が可能となり、業務効率やワークライフバランスの向上にもつながります。恩恵を実感できれば、現場での受け入れも格段に進みます。
新システムを段階的に導入する
急なシステム変更は現場に混乱を招くため、段階的に展開する方法が有効です。まずは特定の部門や業務に限定して導入を試み、成果や学びを他部署へ展開することで、社内全体に安心感を広げられます。加えて、実際の運用現場でトライアルを行うことで、使い勝手や課題点を早期に把握し、改善に繋げることができます。こうした準備が定着化の確実な一歩となります。
従業員が学べる環境とサポート体制の構築
新たなシステムを現場に根付かせるには、従業員が安心して学べる環境づくりが不可欠です。研修やマニュアルの整備、サポート窓口の設置により、操作に対する不安を軽減できます。さらに、社内で導入管理を担う社員の負担を減らすためにも、外部ベンダーによる支援体制や管理者向けの情報提供も事前に整備しておくことが求められます。
従業員の意見を積極的に取り入れ、改善点を反映する
システム定着化を進めるうえで、現場の声を反映する姿勢は欠かせません。従業員の意見や要望を積極的に取り入れることで、当事者意識が生まれ、導入への抵抗も軽減されます。あわせて、現場の課題や業務の実態を把握する機会にもなり、全社的な改善策の立案にもつながります。
成果を上げたチームや従業員を表彰する
システム定着に貢献したチームや個人を積極的に評価・表彰することで、成功体験が社内に広がり、前向きな取り組みを促進できます。こうした事例の共有は、他の従業員にも良い刺激となり、変化を受け入れる意識の醸成にもつながります。ポジティブな風土づくりが、定着化を加速させる要因となります。
DXソリューションとは？活用例や導入を成功させるためのポイントを解説
システム定着化を推進するツール「DAP」の注目度が高まっている
社内システムの活用を定着させるには、現場での継続的な支援が欠かせません。
こうした背景の中、近年注目されているのが「DAP（デジタルアダプションプラットフォーム）」です。
ここでは、デジタルアダプションの基本から、DAPツールの概要・重要性・主な機能、そして代表的な製品までを紹介します。
デジタルアダプションとは？
デジタルアダプションとは、新たに導入されたシステムやツールが、ユーザーに違和感なく使いこなされ、日常業務に自然と組み込まれている状態を指します。ITリテラシーの差に関わらず誰もが使えること、意識せずに操作できることが理想とされます。
この考え方が注目を集めている背景には、DX（デジタルトランスフォーメーション）の進展があります。多くの企業が新技術を導入しているものの、現場での活用が追いつかず、定着に失敗するケースも少なくありません。そこで、技術導入を“使われるもの”にするための鍵として、デジタルアダプションの重要性が高まっています。
DAPツールとは？
DAP（Digital Adoption Platform）とは、デジタルアダプションを効率的に促進するための支援ツールです。従業員への教育や現場での習熟だけではカバーしきれない定着化の課題を、テクノロジーの力で補完します。
例えば、操作中の画面上に案内を表示して手順をサポートする機能などがあり、ITリテラシーに関係なく誰もがスムーズにシステムを使える環境を整えることが可能です。人的リソースに依存せず、現場の自走を支える仕組みとして注目されています。
DAPツールの重要性
システムの導入効果を最大化するには、利用者が迷わず使いこなせる環境が不可欠です。DAPを活用すれば、マニュアル確認や操作の戸惑いによる非効率を減らし、システム本来の価値を早期に引き出すことが可能になります。
また、従業員の習熟にかかる教育コストや研修時間を抑えつつ、セルフオンボーディングを促進できる点も大きな利点です。さらに、社内外からの操作に関する問い合わせ負担を軽減でき、サポート部門や顧客双方の業務効率にも好影響を与えます。特にSaaS型サービスにおいては、顧客が価値を実感するまでの時間を短縮することで、継続利用の確保にも寄与します。
DAPツールの機能
DAPツールには、ユーザーの操作を支援し、システムの定着を促す多様な機能が備わっています。代表的なのが、画面上で操作手順を案内するユーザーガイドやチュートリアルです。初期設定や基本操作を視覚的に誘導することで、習得のハードルを下げます。
また、アイコンや用語の意味を補足するツールチップは、直感的な理解を助け、誤操作の防止にも有効です。さらに、問い合わせに自動応答するチャットボットや、検索性に優れたFAQ・マニュアルの設置によって、ユーザーが自力で問題を解決できる環境が整います。これらの機能を組み合わせることで、ストレスなく使える仕組みを実現できます。
ユーザー数800万人突破・DAP市場No.1の「テックタッチ」
「テックタッチ」は、画面上に操作手順を直感的に表示できるナビゲーション機能を備えた、国内シェアNo.1のDAPツールです。導入企業では、従業員が迷わず操作できる環境を整えることで、システムの利活用が促進され、定着までの期間を大幅に短縮する効果が期待されています。すでに800万人以上が利用しており、実績と信頼性の高さからも注目を集めています。
DXの実現に欠かせないデジタルアダプションとは？実現による効果と課題を解説
デジタルアダプションツール比較10選！選び方やメリットを解説し活用を促進
DAPツールの導入でシステム定着化に成功した事例
DAPツールを取り入れることで、社内システムの活用が定着した企業は少なくありません。
業種や導入目的の違いによって活用方法にも特色が見られます。
ここでは、導入によって実際に成果を上げた企業の事例を紹介します。
大日本印刷株式会社様
■会社名：
大日本印刷株式会社
■問題点：
経費精算システムの刷新を進めたものの、社内への定着が進まず、操作に関する問い合わせや差し戻しが多発していました。マニュアル整備や研修を行っても効果が限定的で、業務効率の向上に結びついていない状態が続いていました。
■解決策：
「テックタッチ」を導入し、画面上に経費精算に関する注意点や操作ガイドを表示。人事異動や電帳法対応などに伴う変更点も、リアルタイムにシステム画面上で周知できる仕組みを整備。さらに、交通費精算など頻度の高い操作はデジタルガイドで半自動化しました。
■効果：
従業員が迷わず操作できるようになり、差し戻し数が大幅に減少。問い合わせ対応の負担も軽減され、オペレーション全体の効率が向上しました。定着化が加速したことで、DX推進の基盤としての活用にも広がりが見えています。
■詳細URL：
https://techtouch.jp/cases/dnp/
コスモエネルギーホールディングス株式会社様
■会社名：
コスモエネルギーホールディングス株式会社
■問題点：
グループ全体で経費精算システム「楽楽精算」を新規導入するにあたり、利用者の混乱や問い合わせ増加への懸念がありました。また、マニュアルを用いた従来の定着施策が十分に機能せず、運用負荷の集中が懸念されていました。
■解決策：
「楽楽精算」の本格運用開始に合わせて「テックタッチ」を導入。画面上に操作ガイドや注意点を表示し、入力ミスが多い箇所や問い合わせが集中しやすい項目を可視化することで、利用者が直感的に操作できる環境を整備しました。
■効果：
導入時の混乱を回避し、想定された問い合わせの多発を未然に防止。経理担当者の対応負荷も軽減され、本来の業務に集中できる環境が整いました。また、操作ガイドにより従業員の自己解決力が向上し、業務全体の効率化にも寄与しています。
■詳細URL：
https://techtouch.jp/cases/cosmo-accounting/
サントリービジネスシステム株式会社様
■会社名：
サントリービジネスシステム株式会社
■問題点：
自社開発からパッケージ型システムへの切り替えにより、画面の分かりづらさや専門用語への戸惑いから、操作に関する問い合わせが継続的に発生。さらに、テレワーク拡大により周囲と確認し合う機会が減り、個々が操作方法を習得せざるを得ない環境が定着の妨げとなっていました。
■解決策：
間接材購買・海外出張精算・タレントマネジメント・年末調整の4システムに「テックタッチ」を適用。各システムの特性に合わせたナビゲーションやツールチップを設け、操作の誘導と理解の定着を図りました。併せて、利用状況を可視化する分析機能も活用しました。
■効果：
年末調整では問い合わせ件数を4割、差戻しを5割抑制。間接材購買では推奨品の選定率が上昇し、問い合わせは9割削減されました。分析データをもとにUIの改善も実施し、利用者の離脱を防止。全体として操作支援と自己解決力の向上が業務効率化に貢献しています。
■詳細URL：
https://techtouch.jp/cases/sbs/
デジタルアダプションとは？メリット・重要性から成功事例までを解説
システム定着化にDAPツールを導入する際の注意点
DAPツールは非常に有効な支援手段ですが、導入時にはいくつかの重要な確認ポイントがあります。
ここでは、特に留意すべき点を整理し、円滑な活用につなげるための視点をご紹介します。
導入対象範囲を明確にしておく
DAPツールを効果的に活用するには、まず「どこに、なぜ導入するのか」を明確にしておくことが欠かせません。対象とする業務やシステムを事前に洗い出すことで、導入後の設計や運用がぶれず、現場の混乱も防げます。また、対象のシステムに技術的に対応しているか、あるいは複数のシステムにまたがる運用に耐えうる柔軟性があるかどうかも、初期段階でしっかりと確認しておくべき重要なポイントです。
システムへの負荷と導線の確認
DAPツールを導入する際には、既存システムに与える負荷や、ユーザーの操作動線を妨げないかどうかを事前にチェックすることが重要です。導入によって画面表示が遅くなったり、操作中にナビゲーションが邪魔になるようでは、本来の目的である業務効率化を損なう可能性があります。快適な操作環境を維持しつつ、自然な導線の中で支援を行える設計が求められます。
運用・改善していくための体制と費用
DAPツールは導入すれば終わりではなく、その後の運用と見直しを前提に考える必要があります。そのため、社内でどのように運用を担うか、誰が対応するかといった体制づくりに加え、維持や改善にかかる費用の見通しも事前に立てておくことが求められます。また、ツールの選定にあたっては機能面だけでなく、導入後にどの程度の支援を受けられるか、ベンダー側のサポート体制も確認しておくと安心です。
DXの実現に欠かせないデジタルアダプションとは？実現による効果と課題を解説
まとめ：新システム定着化を促進するなら「テックタッチ」
システムの導入はゴールではなく、あくまでも業務改革のスタート地点です。実際の業務現場でスムーズに使いこなされ、組織全体に定着して初めて、導入の意味が生まれます。しかし現実には、操作の難しさや利用者の理解不足、社内サポートの限界など、定着化を阻む要因は少なくありません。
こうした課題に対し、Web画面上で直感的なナビゲーションを提供し、利用者のつまずきをその場で解消できる「テックタッチ」は、定着支援の強力な手段となります。操作ガイドの自動化、導線の最適化、利用状況の可視化といった機能を通じて、現場主導のスムーズな運用を実現し、結果として業務効率や生産性の向上にも直結します。
システムの利活用が企業競争力に直結する今、短期間で定着を促進できる「テックタッチ」は、多くの企業にとって極めて有効な選択肢となるはずです。導入後の「使われないリスク」に備える意味でも、検討すべき価値のあるツールと言えるでしょう。
また、本記事の解説に加え、システム開発の全工程や流れ、覚えておくべき略語について網羅的に知りたい方は、「システム開発の流れとは？開発の工程やよく使う略語を解説」の記事をご覧ください。
