「楽楽精算」導入で3,000名規模の経費精算を効率化！「テックタッチ」でスムーズな移行を実現

新システムの安定的な運用開始を実現、運用後も問い合わせ削減などの効率化に寄与

導入前の課題

経費精算システムの新規導入による混乱への不安

コスモエネルギーグループは、日々の生活に欠かせないエネルギーを、安全・安定的に供給し続ける公共的な使命を担う企業として、グループの主力事業である石油事業、石油化学事業に加え、再生可能エネルギー事業を展開しています。

2018年度から始まった第6次連結中期経営計画から、現在の第7次中計にいたるまで、当社は「業務改革」と「働き方改革」に積極的に取り組んでいます。この取り組みの一環として、経費精算業務の効率化を目指し、コスモエネルギーグループに「楽楽精算」を導入しました。具体的には、申請から承認、後処理に至るまでの経費精算業務全体の効率化を図ることを目的としています。

「楽楽精算」の新規導入時にはグループで約10社、1,000名超が利用予定で、システム利用ユーザーの混乱が多数発生することが想定されました。また、システムの定着化を図るためにマニュアルを用意しても参照されることがなく、問い合わせ対応などに追われる懸念もありました。

そこで「楽楽精算」の導入に際し、システム定着を促進するマニュアル以外の手段として、「テックタッチ」に注目しました。「テックタッチ」は、システムの画面上に操作ガイドを表示することができるため、システム利用者にとって必要な情報を迅速に提供できると考えました。「テックタッチ」を活用することで、管理者が伝えたい情報を画面上で素早く公開でき、利用者はその情報を画面上で直接参照することが可能になります。これにより、システム利用者がマニュアルとシステムを見比べながら操作を行う必要がなくなることを期待しました。
そして、「楽楽精算」の新規導入を約3ヶ月後に控えていたタイミングで「テックタッチ」を導入し、効果検証を行うことを決めました。

活用方法と効果

「テックタッチ」の同時運用で、危惧していた問い合わせの多発を回避

「楽楽精算」を運用する経理部門では、「テックタッチ」を非常に高く評価しています。
「テックタッチ」を併せて導入・運用することで、システムの新規導入時に問い合わせなど管理業務の負荷を削減しつつ、システム公開を迎えられたことが大きな成果のひとつでした。

システム利用者からの問い合わせが減少したことで、経理担当者が本来の業務に集中できる環境も整い、生産性の向上にもつながっています。
また、従業員が直感的にシステムを操作できるようになり、導入後の運用・サポート負荷の軽減も実現しました。

加えて、システム利用者の自己解決能力の向上によるポジティブな影響もでています。
「テックタッチ」の操作ガイドを活用することで、従業員の自己解決能力が向上し、結果として日々の業務効率化につながっています。
具体的には、システム操作に不慣れなユーザーでも、操作ガイドを通じて操作や入力ルールなどを迅速に習得できるため、スムーズなシステム処理ができるようになりました。

今後の展望

ユーザーにとって最適な体験を提供、他システムやグループ会社への展開も視野に

現在、「楽楽精算」の利用者数はコスモエネルギーホールディングスで約2,000名、グループ会社で約1,000名の計3,000名です。
今後は、「テックタッチ」のプロダクト進化に合わせて、ユーザー別のカスタマイズ表示を強化し、さらなる認知負荷の軽減を目指します。具体的には、法人用クレジットカードを持つユーザーのみが必要とする情報を表示するなど、ユーザーにとって最適な情報提供を行う予定です。

また、「楽楽精算」以外にも利用定着に向けて改善余地のあるシステムにおいて「テックタッチ」を活用できるかを検討し、他の業務プロセスの効率化にも貢献していく予定です。「テックタッチ」の利用シーンが広がることで、より多くのグループ企業において業務効率化を実現できることを期待しています。