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従業員のシステム定着を実現、システム価値を最大化する「テックタッチ」ライターチームです。
電子帳簿保存法は1998年に制定されて以降、数年ごとに要件緩和の改正が行われてきました。
2022年1月にも大きな改正が行われており、この改正により大幅な要件緩和が行われた一方で、規制や罰則も強化されました。
自社による発行と受領、双方の業務がある請求書において改正によりどのような変化が生じるのでしょう。
請求書業務の電子データ保存とスキャナ保存の具体的な保存要件とともに紹介します。
2022年1月の電子帳簿保存法改正について
電子帳簿保存法とは、一定の条件を満たす国税関係帳簿・書類について電子化して保存することを認めた法律です。
従来、国税関係帳簿や書類は「紙での保存」が原則でしたが、保存にかかるコストや事務的負担軽減のため、電子データでの保存が認められました。
さらに2022年1月には、大きな改正が施行されました。まずは概要を紹介します。
電子帳簿保存法の保存区分として、「電子データ保存」「スキャナ保存」「電子取引データ保存」があります。それぞれの違いは次のとおりです。
電子データ保存
パソコン・会計システム等の電子機器で作成した帳簿・書類のデータをそのまま保存
スキャナ保存
紙で作成、もしくは受領した書類を電子化して保存
電子取引データ保存
メール受信やシステムからのダウンロードなど、電子的に授受した取引情報をデータとして保存
上記のうち最初の2つに関しては可能な限り対応するものですが、3つ目の「電子取引データ保存」については対応が義務化（※）されました。
※ただし、2023年12月31日までは宥恕（ゆうじょ）措置としての猶予期間が設けられています
宥恕措置の詳細については「電子帳簿保存法、2024年までの猶予期間にやっておくべきことを解説」をご覧ください。
その他、以下の点が改正されました。
- 税務署長への電子帳簿保存法承認制度の廃止
- 電子データへのタイムスタンプ要件の緩和
- スキャナ保存における適性事務処理要件（データ同一性のチェック）の廃止
- 電子データの検索要件が緩和
- 罰則強化として重加算税が10%加重
対象となるのは帳簿、決算関係書類、見積書、契約書、請求書、領収書など幅広いです。
本記事では、そのなかでも企業のお金の流れに直結する請求書の電子化について述べていきます。
※上記改正点の具体的内容や対象となる帳簿書類の詳細については「2022年の改正電子帳簿保存法の内容と電子化を進めていくポイントを解説」をご覧ください
電子帳簿保存法の改正による請求書業務の対応は
2022年の改正を踏まえ、請求書業務の対応を紹介します。
スキャナ保存に関する対応
紙で請求書を受領した場合、もしくは紙の請求書控えをスキャナ保存する場合、タイムスタンプの付与が必要でした。
さらに、これまでは営業担当等が受領者となり、受領者が自らスキャナ保存する場合は次の要件が必須でした。
- 自署
- 3営業日以内のタイムスタンプの付与
今回の改正により、受領者の自署は廃止され、付与期間も「最長約2ヵ月と概ね7営業日以内」まで延長されました。
要件が緩和されたことにより受領者や経理部門の負担は軽減します。
負担軽減の恩恵を確実に享受できるように、営業部門等への周知、経理部門での運用フローの見直しなどを行いましょう。
さらに、電子データの訂正や履歴が残るシステムを利用している場合では、タイムスタンプの付与そのものも不要となります。
電子取引データに関する対応
電子データで受領した請求書、自社が送付した請求書、どちらについても電子データは電子データのまま保存することが義務化されました。その際には3つの選択肢があります。
タイムスタンプの付与
受領した請求書にタイムスタンプを付与します。
ただし、取引先のタイムスタンプが押してある請求書を受領したケースでは、自社タイムスタンプの付与は不要です。
自社が発行する請求書の控えにもタイムスタンプを付与しなくてはいけません。
電子帳簿保存法に対応するシステムへの請求書データの保存
スキャナ保存の場合と同じく電子データの訂正や履歴が残るシステムを利用しているのであれば、タイムスタンプの付与は必須とはなりません。
改ざん防止のための事務処理規程を定めて運用する
不当な訂正・削除を防止するための事務処理規程を制定し、順守する場合でもタイムスタンプの付与は必須ではありません。
事務処理規定のサンプルは国税庁のホームページで公表されています。
電子取引データの電子保存については、宥恕（ゆうじょ）措置としての猶予期間が設けられているものの、義務化の改正はすでに施行されています。
3つの選択肢のうちどれを選択するのか、もしくは併用するのか、早急に決定し社内で運用していかなければなりません。
※タイムスタンプの詳細については「改正電子帳簿保存法によるタイムスタンプ要件の変更点、付与の注意点を解説」をご覧ください。
どの運用方針を取るにせよ、宥恕措置が終了する2023年12月31日には対応を完了させる必要があります。
2023年10月には請求書の様式が変わるインボイス制度も新たに開始されるため、先を見越した運用計画を打ち立てましょう。
請求書を電子保存するメリット・デメリット
電子帳簿保存法の改正に対応するために、請求書の電子化が進むことが見込まれます。電子請求書のメリットとデメリットを見ていきます。
請求書を電子化するメリット
書類の保管スペース縮小
紙書類として保存する場合、ファイルやバインダーなどを置くスペースが必要です。
法人の請求書の保存期間は法人税法で7年間と定められています。
ただし、赤字部分を翌年度の利益から控除する仕組みである欠損金の繰越控除を適用する場合には10年間の保存が必要です。
請求書は業務において必須の書類であり、7年から10年もの間保存することになれば、かなりのスペースが必要になるはずです。
そのため、電子請求書を活用することで、書類の保管スペースを縮小させ、オフィスの省スペース化を実現することができるでしょう。
業務効率化
規則性のファイル名を付けることやフォルダ管理を徹底することで、検索性が向上します。
目的の書類を簡単に見つけることができれば、業務効率化が図れます。
また、クラウド環境を整えることで、社内外を問わずどこからでも電子請求書の確認ができるようになります。
コスト削減
電子請求書なら、紙書類として保存する際に必要だった印刷代やインク代等のコストが不要となるので、コスト削減が可能です。
コンプライアンス強化
改ざんによる不正や書類の持ち出し・紛失を防止することによるコンプライアンス強化が実現します。
また、電子請求書をクラウド上に保存することで、紙書類での保管と比較して紛失・災害による消失などのリスクを軽減できます。
請求書を電子化するデメリット
システムにかかるコストが発生する場合がある
請求書の電子保存に対応するためにはソフトウェアの購入やクラウド環境の整備、会計・経理清算システムの導入などの対応が考えられます。
その際には初期費用や使用するうえでのランニングコストが必要となるでしょう。
コスト以上のメリットが得られるよう注意して運用しなければなりません。
システム障害等のリスク
端末に保存する場合は、端末が破損すると復元が困難になってしまいます。
またクラウドを活用する場合もシステム障害のリスクはゼロではありません。
いったんシステム障害が生じれば復旧に時間がかかるだけでなく、データ消失の可能性もあります。
しかし、オフィスに紙の原本を保管していても、災害などにより原本が消失するリスクはあります。
どのような保存方法であっても、バックアップ体制を充実させておくことが重要でしょう。
電子請求書の保存方法
タイムスタンプ要件や所定のシステム要件があるように、請求書の電子化は紙で受領した請求書を単純に電子化すればいいわけではありません。
また、請求書の電子化においては、e-文書法についても理解することが望ましいです。
e-文書法とは法人税法・会社法・商法などの法令で紙（書類）での保管が義務づけられている書面や帳簿について、紙媒体だけでなく電子データでの保存を認める法律です。
電子帳簿保存法では、法定保存文書のうち、納税に関わる帳簿書面類が対象になりますが、e-文書法はより広い範囲の文書を対象としています。
それぞれの法律の基本的な保存要件を紹介しましょう。
e-文書法
見読性
保存場所にディスプレイやプリンターを備え付けて、速やかに閲覧可能な状態であり、必要があれば出力して確認できるようにしておくこと
完全性
電子署名とタイムスタンプによる改ざんや消去の防止がされていること
検索性
必要なデータをすぐに引き出せるよう、取引年月日・取引金額・取引先などの要件を抽出した状態でデータを管理すること
電子帳簿保存法
真実性の要件
タイムスタンプの付与や、訂正や削除の履歴がわかるシステムを利用すること
可視性の要件
保存場所にディスプレイやプリンターを備え付けて、必要があれば速やかに出力できること。
もしくは取引年月日・取引金額・取引先などの要件で検索可能であること
電子帳簿保存法の改正内容を理解して適切な対応を
請求書のやり取りを電子データで行っている企業は少なくないでしょう。
2022年の改正では、電子取引データは電子化保存が必須となりました。
改正内容を理解したうえで、自社の運用方針を決めて対応していかなければなりません。
日々やりとりする請求書の電子化は簡単ではないかもしれませんが、電子化の流れは今後も促進されると考えられ、対応の先送りは避けたほうがいいでしょう。
特に電子取引データの電子保存は宥恕処置が終了すれば、対応が必須となりますので、遅滞ない対応が求められます。
請求書の電子化を効率よく進めるために、電子帳簿保存法に対応するシステムの導入を検討する企業も少なくありません。
ただしその場合に、新しいシステムをスムーズに使いこなせるか不安を感じることも多いです。
電子帳簿保存法に対応していても、システムの定着化がうまくいかなければ、請求書業務が滞ってしまうかもしれません。
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これらの機能によって、システム定着性や活用度を向上させることができます。
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