これまでに何度か改正が行われてきた電子帳簿保存法。
2022年の改正では特に、これまで紙保存が可能であった、電子取引でやりとりしたデータの電子保存が義務化されました。
2023年12月31日までは宥恕措置として紙保存も認められていますが、2024年1月からは電子保存が必要になります。
そこで理解しておかなくてはならないのが、電子取引とはどのような取引なのか、電子データで保存する際にはどのような要件があるのかです。
今回は、電子帳簿保存法における電子取引について、概要や保存要件、電子保存する際の注意点についてお伝えします。
経理担当者や電子保存にかかわるシステムの担当者はぜひ、ご覧ください。
電子帳簿保存法における電子取引とは？
電子帳簿保存法とは、主に国税関係の帳簿・書類を電子データとして保存するための要件を定めた法律です。
従来、紙保存していた帳簿や書類を電子データ保存することで、企業のペーパーレス化を進め、多様な働き方や経理業務デジタル化を実現することを目的に制定されました。
電子帳簿保存法はこれまでにも何度か改正されています。
2022年の改正では、電子取引における電子データ保存が義務化されました。
ただし、2023年12月31日までは宥恕措置が設けられ、一定の要件を満たせば電子取引でやりとりされた電子データを印刷して紙保存することが認められています。
宥恕措置は2023年12月末に終了しますが、次の新たな猶予措置が予定されています。
2022年12月23日に閣議決定された「令和5年度税制改正の大綱」において、2024年1月1日以降も次のすべての要件を満たせば、電子取引における電子保存義務が猶予されることになりました。
- 保存要件に従って保存することができない相当の理由がある
- 所轄税務署長が上記1について相当の理由があると認める
- 税務調査の際にダウンロードの求めに応じられる
- 税務調査の際に整然とした形式および明瞭な状態で出力された書面の提示または提出の求めに応じられる
2022年1月の電子帳簿保存法改正について詳しくは、「電子帳簿保存法が2022年に改正！請求書業務の変化と対応を紹介」「2022年の改正電子帳簿保存法の内容と電子化を進めていくポイントを解説」「電子帳簿保存法の対象企業や対象書類は？対応のポイントを紹介」をご覧ください。
また、猶予期間にやっておくべきことについては、「電子帳簿保存法、2024年までの猶予期間にやっておくべきことを解説」をご覧ください。
電子取引の取り扱いや具体例
電子帳簿保存法における電子保存には、以下の3区分があります。
- 電子的に作成された帳簿もしくは書類を電子データのまま保存する「電子帳簿等保存」
- 紙の領収書や請求書などをスマートフォンやスキャナで読み取って保存する「スキャナ保存」
- 電子データでやりとりした領収書や請求書などをそのまま電子データで保存する「電子取引」
このなかで、「電子帳簿等保存」と「スキャナ保存」の電子データ保存は任意であり義務ではありません。電子データ保存の義務化がなされるのは、「電子取引」のみです。
電子取引における紙保存について詳しくは、「電子取引での紙保存廃止に伴い企業が準備しておくべきことを解説」をご覧ください。
電子取引の具体例
電子取引にはどのようなものがあるのでしょうか。具体例としては、次のような取引が挙げられます。
EDI取引
取引で発生する発注書や納品書、請求書などの証憑（しょうひょう）類を電子化して取引する
インターネット取引
企業がECサイトを経由して購入した際、ECサイト上で領収書や請求書などを受け取る
電子メール取引
ECサイトや取引先から請求書や領収書を電子メールで受け取る（電子メールに添付もしくは電子メールに直接記載がある場合両方）
クラウド取引
クラウドサービスを活用して電子請求書や電子領収書の授受を行う
電子取引の保存要件
前述したように、2022年に改正された電子帳簿保存法により、2024年1月から電子取引でやりとりされた電子データの電子保存が義務化されます。
ここでは、2022年1月以降の電子保存を行う際の保存要件を解説します。
真実性の確保
電子取引データの電子保存を行う場合、そのデータの真実性を確保するため、次の4つのうち、どれかひとつの措置を行わなければなりません。
- タイムスタンプを付した後、取引情報の受け渡しを行う
- 取引情報の授受後、速やかに（またはその業務の処理にかかわる通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すと同時に、保存者または監督者に関する情報を確認できるようにしておく
- 記録事項の訂正・削除を行った場合、その事実と内容を確認できるシステムまたは記録事項の訂正・削除ができないシステムで取引情報の授受および保存を行う
- 正当な理由のない訂正・削除の防止に関する事務処理規程を定め、その規程に沿った運用を行う
可視性の確保
真実性の確保と同様に可視性の確保も必須です。具体的には次の要件を満たす必要があります。
- 保存場所にパソコンやプログラム、ディスプレイ、プリンターおよびそれらの操作マニュアルを備え付け、明瞭な状態で速やかに出力できるようにしておく
- 電子計算機処理システム（Electronic Data Processing System：EDP）の概要書を備え付ける
- 以下の検索機能を確保する
- 取引年月日、取引金額、取引先にて検索できること
- 日付または金額の範囲指定により検索できること
- 2項目以上の認知の記録項目を組み合わせた条件により検索できること
なお、税務職員による質問検査権に基づく電磁的記録のダウンロードの求めに応じられるようにしている場合は、2と3は不要です。
また、保存義務者が小規模事業者でダウンロードの求めに応じられるようにしている場合は、検索要件が不要となります。
また、真実性の確保のためのタイムスタンプ要件や、可視性の確保のための検索要件などは、令和5年税制改正の大綱により、今後さらに緩和される見込みです。
電子取引での電子データを電子保存する際の注意点
電子取引を行ったデータを保存する際にはいくつかの注意点があります。
ここでは主なものとして、次の5点を見てみましょう。
事務処理規程の確立
事務処理規程とは、電子帳簿保存法に基づき企業内での電子帳簿の管理・保存・利用などについて、取り扱い方法や管理体制、データの検索方法などを明確にすることです。
電子帳簿管理の適正化を図るために確立する必要があり、企業内での共通理解の促進、管理上の問題防止につながります。
事務処理規程をどう作成すべきか迷ったときは、国税庁のサイトにあるサンプルを参考にするといいでしょう。
参考：参考資料（各種規程等のサンプル）｜国税庁
データの検索性の確保
保存するデータは、必要に応じて検索できるようにしなくてはなりません。
電子帳簿保存法に基づき、データを日付順に保存する、特定の取引番号を付けるなど、データの保存形式や、保存場所・期間などから検索を可能にする必要があります。
種類別の管理
保存するデータは、種類ごとに分類し保存します。
いつでも必要な場合に簡単に取り出せるように、明確なラベル付けや分類方法が必要です。
管理を徹底することでデータ検索がしやすくなるため、管理方法をルール化し全体に周知するとよいでしょう。
データのセキュリティ確保
保存するデータに関して、外部からの不正アクセスや情報漏えいを防止するための適切なセキュリティ対策を講じます。
また、情報漏えいや不正アクセスが発生した場合には、適切かつ迅速な対応が必須です。
平素から万が一に備えておくことが求められます。
バックアップの実施
保存するデータは、万が一の際に備えてバックアップをとっておきます。
また、誤ってデータを削除したときにも復元できるように、バックアップは定期的に実施することが重要です。
経理のデジタル化を迅速に進めるにはシステムの定着化が重要
電子取引でやりとりしたデータの電子保存義務に関する宥恕措置は、2023年12月31日に終了します。
ただし、2024年1月以降も、一定の要件を満たせば電子保存の義務化が猶予される新たな措置が決定しています。
しかし、すべての企業で義務化が猶予されるとは限らないため、すぐにでも対応できるよう、電子保存を確実に進める必要があるでしょう。
電子化を行うには、システムに対応する時間も考慮しなければなりません。
既存のシステムで対応する場合でも、法改正に伴う改修をするとなれば、準備期間は必要になるでしょう。
新たなシステムの導入が必要となる場合は、システムに慣れる時間も考慮しておかなければならず、さらに多くの時間を必要とするでしょう。
経理システムは経費精算の差し戻しのような面倒な処理もあるため、システムを使いこなすために多くの手間を要します。
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これにより、従業員のシステム操作時入力ミスを防止し、操作方法の習得にかかる時間の大幅な短縮が実現します。
新たなシステムはもちろん、既存システムにも適用可能です。
法改正対応や経理特有の面倒な処理も、画面に表示されるガイドを見ながら、迷わずに操作をすることが可能です。
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