多くの企業でERPやSFA、経費精算システムなどをはじめとするシステムが活用されています。
しかし実際には、すべてのシステムでその機能を最大限に活用できているかと言えば、そうとは言えません。
操作が複雑でごく一部の社員しか活用していない、トレーニングを進めるリソースがないといったケースは多いのではないでしょうか。
そこで今回は、システムの効果を最大限に発揮させるために欠かせないデジタルガイドやプロダクトツアーについてお伝えします。
システムのオンボーディングやトレーニングに課題を抱えているシステム導入や運用担当者の方は、ぜひ参考にしてください。
システムがうまく浸透・活用できていない背景
企業でシステムがうまく浸透せず、活用できていない背景としては次のような点が挙げられます。
現場でのオンボーディングやトレーニングをするリソース不足
多くの業種で人材不足が慢性化している現状のなか、現場でシステムのオンボーディングやトレーニングを行うリソースが足りない企業は少なくありません。
教えられる立場の人材がいないケースもあれば、人材がいてもトレーニングに割ける時間がないケースも多く、システムの活用が妨げられています。
マニュアルやドキュメンテーションの不足
オンボーディングやトレーニングを行うリソースが不足している場合、マニュアルやドキュメンテーションに頼らざるを得ません。
しかし、それらが十分ではない、もしくは自社の使い方には適用できないため、自己学習することができず、浸透しない状態になっています。
現場とのコミュニケーション不足
システムを導入した意図や目的が現場で共有されていないと、社員がシステムの活用に積極的になれず、既存の業務フローを重視してしまい、うまく浸透しないケースも少なくありません。
※システム導入が失敗する原因について詳しくは「システム導入でよくある失敗とは？原因や対策を紹介」をご覧ください。
システムをうまく使いこなせない理由と使いこなすポイント
近年、システムは高度化しているため、システム活用のためにはオンボーディングやトレーニングが必要になります。うまく使いこなせない理由と、高度なシステムを使いこなすポイントを紹介します。
システムをうまく使いこなせない主な理由
IT技術の進化により、以前に比べシステムの活用範囲が拡大かつ高度化しました。その結果、多機能化が進んだものの、操作が複雑になり、使いこなすのが難しくなっています。
また、システムの種類も増えています。会計システムひとつをとっても、汎用性のあるものから機能特化型までさまざまな種類があり、自社の課題に合ったシステムの選定が難しくなっています。課題を明確にしないまま導入してしまうと、自社業務に必要ない高度な機能が多く結果として使いこなせない、ということにもなりかねません。
ほかにも、システムの高度化にサポート体制が追いつかず、ヘルプデスクへ問い合わせをしてもすぐに回答がない、複雑な操作が求められるにもかかわらずマニュアルに詳細が記載されていない、などの状況が考えられます。
システムを使いこなすためのポイント
自社に最適なシステムの導入
システムを使いこなせない理由のひとつとして挙げられるのが、自社の業務課題の解決に適していないシステムを導入しているケースです。
こうした場合、業務フローに必要のない機能も多く、それが操作の複雑化を生み出す要因となっています。
これを防止するポイントは、システム導入前に自社の課題を明確にし、課題解決に最適なシステムを選択することです。
必要な機能に絞ったシステムを選択すれば、シンプルな操作性が実現し、比較的容易に使いこなせるようになる可能性も高まります。
サポート体制が充実しているサービスの選択
サポート体制が充実しているサービスを選択するのも、システムを使いこなせるようになるためには欠かせないポイントです。
メールサポートだけではなく、電話やオンラインサポートの実施、充実したマニュアルの提供、操作を覚えるためのトレーニング開催などを行っているサービスを選択します。
※操作マニュアルは自社で作成することも可能です。詳細については、「操作マニュアルとは？システム活用で成果を上げる作成・運用ポイントを解説」をご覧ください。また、マニュアルの作成をサポートするツールについては、「マニュアル作成ツールとは？種類や機能、選び方のポイントを解説」をご覧ください。
デジタルガイドの搭載
システムの効果を最大限に発揮させるには、いつでも誰でも容易に操作できることが重要です。
マニュアルの整備やトレーニングの開催も必要ですが、ITリテラシーの差やトレーニングの開催時期によっては、誰もが使いこなせるようになるとは限りません。
その解決策としておすすめの方法は、デジタルガイドの搭載です。
システム上に操作手順やチップスを表示させることで、サポートやマニュアルに頼ることなく、スムーズに操作方法の習得が可能になります。
デジタルガイドの活用でユーザーの使いやすさが向上！
ユーザーの使いやすさを向上させ、短期間で操作方法の習得を実現させるデジタルガイドについて、その概要と基本機能を紹介します。
デジタルガイドとは？
デジタルガイドとは、システム上に操作手順や操作のヒント、入力時のルールなどを表示するものです。
ガイドを見ながら操作を進めていけるため、トレーニングを行う必要がなく、システムの操作方法習得にかかる時間を大幅に短縮できます。
特に、継続的に利用してもらうことで利益を上げるSaaSビジネスにおいて有効です。
短期間でエンドユーザーが操作方法を習得できるため、ビジネス成功に大きく貢献するでしょう。
デジタルガイドのさまざまな機能
デジタルガイドにはさまざまな機能があり、システム操作方法の習得以外にもいくつかの効果が期待できます。主な機能として挙げられるのは次のとおりです。
アラート表示
システムを操作していて入力を間違えたり、異なる機能を開いてしまったりした際にアラートを表示する機能です。
これによりスムーズな操作の実現に加え、ミスの低減も可能になります。
フィードバック収集
システムを利用するユーザーの操作を記録し、「間違いが多い操作」や「時間がかかっている操作」といった箇所の情報を収集する機能です。
これにより、ガイドの表示場所や方法、アラート表示の改善を行えるようになり、スムーズな操作性を実現します。
プロダクトツアー
システムの操作手順、各機能の説明を行う機能です。迷わず操作するためのサポートとなり、システム初心者でもスムーズな操作を実現します。
プロダクトツアーについては次章で詳しくご紹介します。
プロダクトツアーとは
デジタルガイドのひとつであるプロダクトツアーとは、主に初めてシステムを使うユーザーに対し、操作手順や各機能の概要、入力する欄の説明などを表示する機能です。
ITリテラシーの低いユーザーでも分かるように説明することで、セルフオンボーディングが実現し、誰にも頼ることなく操作方法を習得できます。
その結果、業務スピードの向上による業務効率化や生産性向上が期待できます。
また、セルフオンボーディングの実現によって、特定の人材のみしか業務を行えなくなってしまう属人化の防止、社内サポート担当者の負担軽減効果も見込めるでしょう。
デジタルガイドとプロダクトツアーの活用でセルフオンボーディングの実現を
プロダクトツアーとは、デジタルガイドの活用方法のひとつで、システムの操作手順や各機能の概要、入力欄に何を記載するかなどを表示します。
マニュアルの読み込みやトレーニングを受講する手間が減り、サポート担当者の負担軽減、ITリテラシーの差にかかわらず迅速な操作方法の習得が可能です。
業務のデジタル化が進むなか、システムの操作方法習得は多くの企業にとって喫緊の課題であり、効率化や生産性向上による利益拡大に欠かせない要素となっています。
しかし、システムの高度化によってシステムの操作方法は複雑になっており、人材不足も相まって、業務の属人化が生まれてしまうケースも少なくありません。
デジタルガイドのプロダクトツアーは、そうした課題を解消し、いつでも誰でも容易にシステムの操作を可能にするものとして大きな注目を集めています。
ただし、デジタルガイドの作成に手間がかかってしまうようでは意味がありません。
テックタッチ社では、直感的な操作かつノーコードで簡単にデジタルガイドを作成できる、「テックタッチ」の提供を行っています。
手間を抑えて大きな効果を発揮する、デジタルガイドの作成・運用に最適なツールです。
システムをうまく使いこなせずお悩みの際には、ぜひお気軽にお問い合わせください。
