交通費の精算業務は、経理担当者にとって日々の業務負担が大きくなりがちな作業の一つです。
申請内容の確認や領収書のチェック、仕訳の登録など、ミスが許されない工程が多く、手作業では時間と労力を要します。
交通費精算の課題を解決する手段として注目されているのが、クラウド型の経費精算システム「楽楽精算」です。
本記事では、交通費精算の基本的な流れを解説するとともに、「楽楽精算」を活用した業務効率化の方法も解説します。
また、記事内では楽楽精算の定着化を推進する上で役立つDAPツールの「テックタッチ」もご紹介。
交通費精算とは
交通費精算とは、従業員が業務で発生した移動費用を会社に請求し、後日払い戻しを受ける一連の手続きのことを指します。
取引先との打ち合わせ、出張、現地調査など、業務上の理由で公共交通機関やタクシーを利用した場合に、個人が一時的に立て替えた費用を精算するのが一般的です。
領収書や乗車記録をもとに申請書を作成し、上長の承認を経て経理部門が精査・処理を行うのが一般的なフローです。
交通費精算業務は手作業による申請やチェックが多く、申請ミスや確認漏れ、不正申請の温床となりやすい領域でもあります。
そのため、申請者・承認者・経理担当それぞれにとって負担が大きいことから、企業にとっても効率的な運用体制の構築が求められています。
交通費精算業務の流れ
交通費精算は、従業員が業務上で立て替えた費用を正確かつ迅速に払い戻すための重要な業務プロセスです。
申請から支給までにはいくつかのステップがあり、それぞれの段階でミスや不備がないように注意が求められます。
ここでは、一般的な企業における交通費精算業務の基本的な流れを4つのステップに分けて解説します。
1. 交通費精算書の作成
交通費精算業務の最初のプロセスは、申請する当人の「交通費精算書」の作成になります。
交通費精算書には、移動した日付・経路・交通手段・金額に加え、「目的」「出発地・到着地」なども明記するのが基本です。
また、精算書には原則として領収書の添付が求められますが、電車やバスなど領収書が発行されない交通手段を利用した場合は、利用明細の写しやICカードの履歴などを代用するケースが一般的です。
クラウド上での申請が可能な場合は、データを作成・添付し提出するフローとなる場合もあります。
2. 上長による確認と承認
交通費精算書が完成したら、次に必要なのは直属の上司による確認と承認です。
上長は、記載された訪問目的や移動経路、使用した交通機関、金額などを細かくチェックし、業務の必要性や社内規定に照らして不備や疑義がないかを確認します。
仮に不明点やルール違反があった場合には、申請者に差し戻し、修正・補足を求めるのが一般的な流れです。
3. 経理担当による内容の再確認
上長による承認を経れば、交通費精算書は経理担当による再確認のステップに進みます。
内容の再確認の際には、以下の項目を確認するのが一般的です。
- 金額や経路が適切であるか
- 定期券区間を除外して申請しているか
- 申請書に領収書やICカードの履歴など必要な証憑がきちんと添付されているか
- 正規の承認フローを通っているか など
上記の項目のうち一つでも問題や疑問があれば、この時点で差し戻しを行って申請者に修正・聞き取りなどを実施するのが基本的なフローです。
4. 立て替えた交通費の支給
交通費精算書の内容と承認プロセスに問題が無ければ、立て替えた交通費を支給します。
支給方法は企業によって異なりますが、以下の方法のうちいずれかを取るのが一般的です。
- 給与振込時に合算して振り込む
- 給与振込とは別に交通費精算としての名目で振り込む
- 小口精算として現金で手渡しする
いずれの方法でも問題はないため、社内ルールに則った運用をするようにしましょう。
交通費精算でよくある課題
交通費精算は多くの企業で日常的に行われる業務ですが、手作業による運用が中心となっている場合、さまざまな課題が発生しがちです。
特に、申請者による記載ミスや計算違いなどのヒューマンエラー、さらに月末などに集中する膨大な申請数の対応により、承認者や経理担当者の負担が大きくなるケースが目立ちます。
ここでは、交通費精算業務においてよく見られる代表的な課題を解説します。
ヒューマンエラーが生じやすい
交通費精算業務では、多くの手作業が発生することから、ヒューマンエラーのリスクが非常に高まりやすくなります。
特に、紙やExcelベースによる入力作業では、金額や日付、経路の入力ミス、計算ミス、領収書の添付忘れなどが起きやすく、経理や承認者への差し戻しが頻発します。
このヒューマンエラーは、月末月初などの業務が立て込む時期には、目視チェックに頼る運用が追いつかず、発生頻度がさらに上がる傾向にあるのも特徴的です。
また、ヒューマンエラーを防止するためのダブルチェックは有効な手段ではありますが、その分手間と人的コストがかかってしまうのが難点でもあります。
膨大な数の申請の確認が負担になる
交通費精算業務が抱えるもう一つの大きな課題が、「膨大な申請数の確認」による業務負荷の増大です。
経理担当者は限られた時間で大量の申請を精査しなければならないなかで、申請書類内には金額・日付・ルート・目的など確認すべき項目も多く、その点でも負担が大きい業務の一つです。
また、申請が多すぎると目視でのチェック漏れや差戻しが増える可能性も高まり、内部統制や正確な支払いの観点からもリスクが増大します。
交通費精算業務の効率化を図るなら「楽楽精算」
交通費精算業務の負担を軽減し、ミスや確認作業を効率化したいと考える企業にとって、クラウド型の経費精算システムは有力な選択肢の一つです。
クラウド型の経費精算システムのなかでも、「楽楽精算」は、多くの企業に導入されている定番ツールとして知られており、申請から承認、支払処理までを一元管理できるのが特長です。
ここでは、まず楽楽精算の基本的な概要と、特に交通費精算に関する機能について解説します。
楽楽精算の概要
「楽楽精算」とは、交通費・出張旅費・交際費など、経費精算に関わるすべての処理をまとめて効率化するクラウド型システムです。
専門的なIT構築の知識がなくても、Webからログインするだけでどこからでも利用可能で、すぐに運用を始められます。
2024年9月時点での累計導入社数は18,000社以上で、国内統計でもクラウド型経費精算市場で累計導入社数No.1という評価を得ており、規模・業態を問わず広く活用されています。
また、導入前後で手厚いサポートが受けられ、専任スタッフによる導入支援や運用フォローなどを実施している点も魅力の一つです。
楽楽精算の交通費精算機能
クラウド型経費精算システム「楽楽精算」には、交通費精算に特化した機能が数多く搭載されており、申請から承認・仕訳・振込処理に至るまで、一連の業務を効率的にサポートします。
おもな交通費精算機能の内容は以下の通りです。
| 機能 | 概要 |
| 交通系ICカードとの連携 | 交通系ICカードと連携でき、カードの利用履歴を簡単に読み取り、交通費精算書に自動で反映させられる |
| 乗換案内システムとの連動 | 出発地と到着地を入力するだけで、運賃や経路を自動で検索・反映できる |
| 定期区間控除の自動化 | 従業員の定期券情報を事前に登録しておくと、申請時に自動で定期区間を除外した金額を算出 |
上記の機能により、交通費精算の業務フローを可視化・自動化できるため、交通費精算にかかる手間を削減したい企業にとって、楽楽精算は導入を検討する価値の高いツールといえます。
「楽楽精算」の交通費精算を導入するメリット
申請から承認、仕訳、支払いまでを一元管理できる楽楽精算には、企業の業務負担を軽減する多くのメリットがあります。
ここでは、特に交通費精算における具体的なメリットを解説します。
入力ミスの削減ができる
「楽楽精算」では、交通費精算における入力ミスを大幅に削減できる機能が多数搭載されています。
まず、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードの利用履歴をシステムに取り込めるため、移動日・経路・金額といった情報を自動で反映可能です。
交通費精算に必要な情報の手入力の必要がなくなるため、転記ミスや数字の誤入力といったヒューマンエラーを防止できます。
また、申請時に社内ルールに違反している項目があるとアラートで通知され、必要な修正をその場で行える機能も搭載されています。
申請の時点で多角的に入力ミスを防止できるため、申請者のみならず経理担当者や上長にとっても確認漏れを防げる点が大きなメリットの一つです。
Web上で完結するため確認フローがスムーズになる
楽楽精算での交通費精算業務は、ネットがあればPCだけでなくスマホ・タブレットからでも申請・承認が可能です。
外出中や在宅勤務の際などでも、場所を選ばずアクセスでき、確認フローがスムーズになります。
また、承認フローに関しても機能が充実しており、社内の規定に応じて承認ルートをカスタマイズ可能です。
さらに、申請額や部署、内容に応じた自動分岐設定も可能で、承認者不在時には代理承認設定を行ったり、申請状況をリアルタイムで把握できたりするため、承認漏れや遅延も防止できます。
「楽楽精算」の交通費精算機能を導入して業務効率化に成功した事例
ここでは、楽楽精算の交通費精算機能を導入して業務効率化に成功した事例を2つ紹介します。
東京ガスコミュニケーションズ株式会社様
東京ガスグループの広告・プロモーション事業を担う東京ガスコミュニケーションズ株式会社様では、交通費精算を効率化したいと検討した結果楽楽精算の導入に踏み切りました。
実際の導入事例は以下の通りです。
課題
導入後の効果
|
信永海運株式会社様
アジアを中心とした国際物流を展開する海運企業の信永海運株式会社様では、煩雑な交通費精算業務を改善するために楽楽精算を導入しました。
実際の導入事例は以下の通りです。
課題
導入後の効果
|
交通費精算業務に「楽楽精算」を導入する際の注意点
「楽楽精算」は多機能かつ高い操作性で、多くの企業に支持されている経費精算システムですが、導入にあたっては事前に把握しておくべき注意点もあります。
特に導入初期には費用や設定面での負担がかかるほか、システムの仕様上、他の外部アプリケーションとの連携に制限がある場合には注意が必要です。
ここでは、導入前に理解しておきたい3つの注意点について解説します。
初期費用が発生する
楽楽精算を導入する際には、まず初期費用として10万円（税抜）が必要です。
また、月額費用は3万円（税抜）～で、導入規模や利用ユーザー数に応じて変動します。
そのため、導入時には初期コストとランニングコストを含めた全体予算の慎重な見積もりが重要です。
特に、長期的な利用を前提とする場合、導入後の費用を事前に把握し、自社の業務体制に見合ったプランを選ぶようにしましょう。
決済アプリやタクシー配車アプリとの連携はできない
楽楽精算は、法人向けクレジットカードやプリペイドカードの明細を自動取り込みできる連携機能が備わっていますが、PayPayなどのスマホ決済アプリや、GOのようなタクシー配車アプリとの連携には対応していません。
自動連携できない分、ヒューマンエラーや申請漏れのリスクが増える可能性があるため、この点の運用設計には注意が必要です。
複雑な初期設定が必要でマニュアルの参照が不可欠
楽楽精算は非常に柔軟なカスタマイズ性を備えている一方で、導入時の初期設定には一定の複雑さが伴うという注意点があります。
ユーザ登録や運用ルールの反映、申請項目や仕訳条件など、企業ごとの内部プロセスに合わせた細かい設定が必要となるため、マニュアルやサポートを十分に参考にした準備が重要です。
また、楽楽精算では導入支援体制が整っているため、専任サポートスタッフによる電話・メール・Web会議などの支援を受けながら進められます。
さらに、サポートサイトにマニュアルやテンプレートが豊富に用意されており、必要に応じて設定代行プランの利用も可能です。
楽楽精算が提供している導入・運用支援に加えて活用すると現場での定着化に役立つのが、DAPツールの「テックタッチ」です。
テックタッチについては次項にて詳しく紹介します。
マニュアル無しでも楽楽精算を即時現場に定着させる「テックタッチ」
楽楽精算は多機能で柔軟なシステム設計が魅力ですが、その反面初期設定や運用ルールの構築が複雑で、導入後に現場への定着が進まない場合があります。
特に、社内にITリテラシーの差がある場合や、マニュアルを配布してもなかなか読まれない状況であると、定着化が難航するおそれが否めません。
楽楽精算の定着の壁を乗り越える手段としておすすめなのが、DAP市場で4年連続シェアNo.1を誇る「テックタッチ」の導入です。
テックタッチは、楽楽精算の画面上に操作ナビゲーションを設定できるDAPツールで、ユーザをマニュアルレスでセルフオンボーディングを促進できます。
初めて楽楽精算を利用する従業員でも迷わず正しい操作ができるようになるため、教育や問い合わせ対応にかかる工数を大幅に削減でき、組織内での定着化を促せます。
また、テックタッチはノーコードで設定が可能なため、業務部門主導でガイドを柔軟に変更・更新できる点も大きなメリットです。
楽楽精算のような複雑なシステムでも、マニュアルレスで定着を実現できる「テックタッチ」の活用は、楽楽精算の導入を成功させるための有力なソリューションといえます。
楽楽精算の交通費精算機能に関してよくある質問
ここでは、楽楽精算の交通費精算機能に関してよくある質問とその回答について紹介します。
申請時の水増しに気付くことはできる？
楽楽精算では、交通費申請時の「水増し」や不正申請に対する防止策が複数用意されています。
特に、SuicaやPASMOなどの交通系ICカードとの連携機能を活用することで、実際の乗車履歴をもとに自動で申請内容が作成され、金額を手動で改ざんする余地がなくなります。
もし金額や経路が手入力で修正された場合には、画面上に「手入力」のアイコンが表示されるため、承認者は申請内容に違和感がないか即座に確認できます。
申請者の負担を少なくできる機能はある？
申請者が利用できる便利な機能としては、まず交通系ICカード連携機能が挙げられます。
SuicaやPASMOといったICカードの利用履歴をシステムに自動で取り込めるため、日付・経路・金額といった申請情報を一から入力する必要がありません。
また、楽楽精算には乗換案内ソフトが内蔵されており、出発地と到着地を入力するだけで、最適な経路と運賃を自動で計算できるのも負担を軽減するのに役立つ機能の一つです。
交通費精算に「楽楽精算」を導入して業務効率化を実現しよう！
交通費精算におけるヒューマンエラーや手作業の煩雑さは、多くの企業で共通する課題でありますが、それを効率的に解消できるのが楽楽精算の交通費精算機能です。
交通系ICカードの取り込みや乗換案内との連携、自動仕訳、申請・承認のクラウド化など、多機能な精算支援機能によって、申請者・承認者・経理部門すべての負担を軽減し、業務スピードと正確性を同時に向上させられるのが魅力的です。
一方で、楽楽精算の設定や操作などがスムーズに進まず、定着化に難航するケースがあるのが実情でもあります。
そこで楽楽精算の定着化を実現するためにおすすめなのが、ユーザ数800万人を突破し、DAP市場で4年連続No.1の実績を持つ「テックタッチ」の活用です。
テックタッチを併用すれば、楽楽精算の操作手順を画面上に直接ナビゲーションとして表示させられるため、ITツールの苦手意識を持つ従業員でも直感的に操作を習得できます。
楽楽精算とテックタッチを併せて導入すれば、スムーズに交通費精算業務の効率化が実現できるでしょう。
