請求書の処理や仕訳の入力、経費精算といった定型業務に多くの時間を取られ、経理担当者の負担が重くなっている企業は多いのではないでしょうか。月末月初になると業務が一気に集中し、人手が追いつかない現場もあります。
こうした状況を改善する手段として注目されているのがAIです。データ入力や書類処理、社内からの問い合わせ対応など、さまざまな経理業務を効率化できます。
本記事では、経理業務の効率化を進める責任者やAIツールの導入・運用を担当する情報システム部門の方に向けて、AIの活用が広がっている背景や具体的な使いどころを解説。加えて、導入によって得られるメリット、業務に組み込む手順や注意点も解説します。
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経理業務でAI活用が注目されている理由
経理部門では、決まった手順で繰り返す「定型業務」の負担がかねてから課題とされてきました。例えば、請求書の処理や仕訳の入力、経費精算など、手間と時間がかかる作業は数多くあります。
これらの業務が月末月初に集中したり、そもそも人手が足りなかったりする現場では、業務量が担当者の処理能力を超え、長時間労働や残業の常態化につながることもあります。単純作業に追われるあまり、担当者が分析や改善といった本来注力したい業務に携われない場合もあるでしょう。
そうしたなか、注目を集めているのがAI技術の活用です。生成AIやAIエージェントなどの技術が進化したことで、これまで難しかった業務を支援するソリューションも実用化しています。活用の幅はデータ入力などの単純作業にとどまらず、情報の検索や問い合わせ対応にも広がっています。
AIを活用できる具体的な経理業務
ここからは、AIを実際に活用できる経理業務を具体的に見ていきましょう。日々の作業のなかでも、AIに任せやすい業務とそうでない業務があります。どこから手を付けられそうか、自社の業務に重ねながら確認してみてください。
請求書や領収書の処理
請求書や領収書の処理では、書類に記された情報を一つずつ確認し、会計システムへ入力していく作業があります。この工程に活用できるのがAI-OCRです。
AI-OCRとは、従来の文字読み取り技術（OCR）にAIのディープラーニング技術を組み合わせ、手書き文字や形がバラバラな書類を高精度でデータ化する仕組みです。AI-OCRを取り入れれば、紙の請求書や領収書、それらの画像データから、取引先名や金額、日付といった情報を読み取ってデータ化できます。
AIエージェント型のツールによっては、入力ルールに沿って自動入力までできるため、経費精算などにおける手入力や確認の作業を削減可能です。書類まわりの情報処理を任せることは、現場の業務フローに無理なくAIを組み込む方法の一つです。
仕訳作成や会計処理
経理業務には、取引の内容に応じて勘定科目を見きわめたり、仕訳を入力したりと、専門的な知識を要する作業も含まれます。こうした場面でこそ、AIを活用した会計システムが力になってくれるでしょう。請求書や領収書といった証憑データをもとに、仕訳の候補を作成し、会計処理を後押ししてくれます。
例えば、過去の取引データや登録済みの情報を参照しながら、適切な勘定科目を推測して候補を提示する機能などが挙げられます。生成AIを使えば、文書のなかから必要な情報を抜き出し、仕訳データの作成を助けることも可能です。判断に迷いやすい作業をAIが下支えしてくれるため、担当者は確認に集中しやすくなります。
社内の問い合わせ対応
経理部門には、経費精算のやり方や勘定科目の選び方、申請のルールなど、社内からさまざまな問い合わせが寄せられます。一つひとつに人が答えていると、それだけで時間が取られてしまうでしょう。
こうした従業員からの質問への対応には、AIチャットボットや生成AIを活用できます。社内マニュアルやFAQといった情報をAIが参照できるように設定しておけば、よくある定型的な問いに対し、関連する情報や回答案を提示できるでしょう。
例えば、「経費精算はどう申請するのか」「この支出はどの科目で処理すればよいのか」といった問い合わせに対して、担当者が同じ説明を繰り返す必要がありません。さらに、その空いた時間をほかの業務に振り向けられます。
経理業務にAIを活用するメリット
続いて、AIを経理業務に取り入れることで具体的に何が変わるのかを見ていきます。業務効率の向上だけでなく、ミスの抑制や担当者の負担軽減にまで効果がおよびます。
経理業務の入力や確認作業を効率化できる
経理業務では、請求書や領収書の内容を確かめてシステムへ入力する作業や、登録済みのデータに誤りがないか見直す作業がついて回ります。AIを活用すれば、書類から必要な情報を抜き出したり、過去の取引データや取引先情報をもとに勘定科目の候補を示したりできます。
例えば、AI-OCRで請求書や領収書を読み取り、自動仕訳の機能を備えた会計システムを使えば、入力作業の一部を自動化することが可能です。担当者はAIが処理した内容の確認に集中できるため、手入力が中心だった業務の進め方から、確認と判断に軸足を置いた進め方へと移行できるでしょう。
入力ミスや処理漏れのリスクを抑えられる
経理業務では、手入力による金額の誤りや、仕訳の登録漏れといった人為的なミスが起こりえます。どれだけ注意していても、作業量が増えれば見落としの余地は残るものです。AIを活用した会計システムなら、入力されたデータや仕訳内容のチェックを支援できるため、処理の正確性が高まり、ヒューマンエラーを減らせます。
仕訳のチェック機能を備えたシステムであれば、入力された内容のなかから確認が必要な項目を検出することも可能です。人とAIのダブルチェックにより、見落としも防ぎやすくなります。
経理担当者の業務負担を軽減できる
経理部門では、請求書や領収書のデータ化や仕訳の入力、経費精算の確認など、定型的な業務が毎日のように行われています。これらを担当者がすべて背負うとなると負担は大きく、相応の人手も必要です。
こうした業務をAIで自動化・効率化できれば、担当者の負担が減り、その分の時間を人が担うべき業務やより付加価値の高い業務に回せます。また、繁忙期においても、残業時間の増加や業務負荷の集中を抑えられるため、労働環境の改善が期待できます。
AIを経理業務に組み込む手順
ここからは、AIを経理の業務フローに組み込んでいく手順を解説します。やみくもにツールを導入するのではなく、順を追って進めることが定着への近道になります。4つのステップに分けて見ていきましょう。
現状を分析してAI化する範囲を決める
AI導入の第一歩は、現在の経理業務を洗い出し、どの作業にAIを使うかを見定めることです。
まずは、請求書の処理や仕訳の入力、経費精算といった業務ごとに、作業の中身や発生する頻度を確認しましょう。併せて、現状の業務フローや課題も整理しておきます。
続いて、AIの支援が必要な範囲を絞っていきましょう。定期的に生じる入力作業やデータ確認はAIを活用、個別の判断を要する処理は人が対応するのが基本です。AIに任せる業務と担当者が担う業務の役割分担を最初に決めておくと、あとの工程を進めやすくなります。
AI導入の目的と期待する効果を設定する
AIを経理業務に取り入れる際は、「何を改善するためにAIを使うのか」を明らかにしておきましょう。ツールを使うこと自体が目的になってしまうと、導入しても十分な効果が得られない可能性があるからです。
例えば、請求書処理の工数を減らしたい、仕訳作業の確認負担を軽くしたい、問い合わせの対応を効率化したい、など、いま抱えている課題から考えてみましょう。
併せて、導入後の効果測定を踏まえ、請求書1件当たりの処理時間の短縮率、手作業の削減工数、入力ミスや差し戻し件数の減少率などのKPIを決めておくことも重要です。ゴールが見えていれば、途中で軌道修正もしやすくなります。
対象業務に適したAIツールを導入する
AIに任せる業務と導入目的が固まったら、自社の業務内容に合ったAIツールを選びましょう。
まずは、解決したい課題に対応する機能を備えているかを見きわめてください。AIツールには、請求書や領収書のデータ化、仕訳作成の支援、問い合わせ対応など、さまざまな機能があり、ツールごとに得意分野が違います。
加えて、実際に使う担当者が操作しやすいか、いまの業務フローに無理なく組み込めるかも確かめておきたいところです。いくら高機能でも、設定や運用のたびにエンジニアの支援が必要だったり、既存システムの改修によって操作や業務フローが大きく変わったりすると、現場で使いこなせない可能性があります。無理なく継続して使えるかどうか、現場の意見も聞きながら選定することが肝心です。
AIを活用する体制を整えて継続的に改善する
AIを経理業務に導入したあとは、使い続けられる体制づくりに目を向けましょう。利用状況や処理の結果を確かめながら、必要に応じて業務フローや設定を見直していきます。
活用の範囲を広げる際は、利用する担当者への教育やルールの整備も欠かせません。AIの出力を誰が確認するのか、例外が生じたときにどう対応するのかを決めておくと、運用が安定します。
導入後も効果を測りながら改善を重ね、自社に合ったAIの使い方を少しずつ固めていくことが、成果を持続させる鍵になります。
AIを経理業務に活用する際の注意点
実際にAIを経理業務に導入する前には、既存システムとの連携性やセキュリティなど、確認しておきたい注意点があります。思わぬトラブルを避けるためにも、事前に確認しておきましょう。
既存システムとの連携性を確認する
AIを経理業務に取り入れる際は、現在使っている業務システムと連携できるかを先に確かめておきます。AI単独で完結させるのではなく、会計システムや社内システムと組み合わせて使えれば、経理業務の流れに自然と組み込めるでしょう。
例えば、データ連携ができるか、既存システムの大幅な改修が必要にならないかなどを確認しておくと、導入後の運用をスムーズに進めやすくなります。逆に、現在の環境に合わないAIツールを選んでしまうと、別途データを移し替えたり、業務の手順を変えたりする手間が発生しかねません。既存システムとの連携性は、選定の早い段階で検討しておくことをおすすめします。
セキュリティ対策や運用ルールを整備する
AIを経理業務で使う場合は、機密情報や個人情報の扱いに気を配る必要があります。未公表の財務情報、従業員の個人情報、請求書などをAIに入力する際、管理が行き届いていないと情報漏えいにつながりかねません。
そのため、AIツールを使うときのルールを前もって整えておくことが重要です。具体的には、以下のような点を整理しておくと、社内で共有しやすくなるでしょう。
- AIに入力して良い情報と、入力してはいけない情報の線引き
- AIツールの利用手順と運用ルール
- AIの出力内容を確認する担当者と手順
導入後も利用状況を確認し、必要に応じてルールを見直していくことが求められます。
属人化しないようにする
AIの利用方法について、特定の担当者だけが操作方法や判断の基準を把握している状態は避けたいところです。一部の従業員に頼りきると、その人が異動したり退職したりした際に、業務が止まってしまう恐れがあります。
そうならないよう、AIの利用手順や確認のルールを文書に残し、社内で共有できる仕組みを整えておきましょう。業務フローや判断の基準を目に見える形にしておけば、担当者以外でも対応できる体制をつくれます。
また、ノーコードで設定や管理ができるツールを選べば、エンジニアや特定の担当者に依存しにくくなります。こうしたツールを導入することも、安定した運用を続けるうえで重要です。
段階的に導入する
最初から広範囲の業務をAI活用の対象にするのではなく、特定の業務に絞って試験的に導入していくのが得策です。小規模で始めることで、現場で生じる課題や改善点をつかみやすく、万が一トラブルが起きてもリスクを小さくとどめられます。
まずは請求書の処理や仕訳の入力といった定型的な業務から始め、効果や運用上の問題を確かめたうえで、対象業務を広げていくとよいでしょう。ツールを導入すること自体が目的にすり替わらないよう、自社に合った使い方を見きわめながら、活用範囲を一歩ずつ広げていく姿勢が求められます。
「テックタッチ AI Hub」で経理業務のAI活用を支援
AIを経理業務に導入しても、既存システムとの連携や従業員への定着が進まなければ、期待した効果を十分に引き出せない場合があります。そこでおすすめなのが「テックタッチ AI Hub」です。
ここからは、その特徴と実際の導入事例を紹介します。
「テックタッチ AI Hub」とは？
テックタッチ AI Hubは、APIや既存システムの改修を必要とせず、既存の業務システムにAIをあと付けできるソリューションです。自社のルールを学習したAIエージェントが、経費精算や請求書申請といった業務を支え、入力や確認の作業を効率化します。
イレギュラーなケースが発生した場合は、テックタッチのガイドを用いた手動入力へ切り替えられる点も特徴です。既存の業務システムを活かしながら、AIの便利な仕組みを追加できるため、経理業務の効率化とAI活用の定着をスムーズに進められます。
豊田通商株式会社の導入事例
テックタッチ AI Hubは、大企業の経理業務でも使われています。豊田通商株式会社では、出張・立替金の精算業務において、複雑な社内ルールや税率の判定にともなう入力ミスや差し戻しが課題となっていました。
そこで、出張・立替金精算システムにテックタッチ AI Hubを導入。既存システムを改修せずに導入できる点や、自社のルールに合わせて調整したAIエージェントが申請内容を事前にチェックし、最終確認は人が担う仕組みが、導入の決め手となりました。
導入後は、AIが領収書OCRや入力内容の確認を支えることで、差し戻しや問い合わせの削減を図り、年間約73,000回におよぶ経費精算プロセスの効率化を見込んでいます。
AI活用で経理業務の効率化・円滑化を図ろう
AIは、請求書の処理や仕訳の作成、社内の問い合わせ対応など、さまざまな経理業務を支える存在になりえます。AIを取り入れることで、定型業務の効率化や人的ミスの削減、担当者の負担軽減など、多くのメリットが見込めるでしょう。
ただし、その効果を引き出すには、目的の明確化、運用体制の整備、段階的な導入が欠かせません。
AIを使った業務改善を進めるなら、システムの活用を支える「テックタッチ」も併せて検討してみてはいかがでしょうか。既存のシステムにあと付けできるため、課題のある箇所から改善に取り組めます。
