バックオフィス業務で「仕事の量は増えるが人手が足りない」という課題を抱えている企業は少なくないでしょう。この状況を打開する方策として現在注目されているのが、AIの活用です。
入力や確認の作業をAIに任せられれば担当者の手が空き、細かな判断や業務改善といった付加価値の高い仕事に時間を回せます。
本記事では、AIが注目される理由や活用できる領域、導入手順、注意点を解説。併せて、既存システムにAIエージェントをあと付けできる「テックタッチ AI Hub」もご紹介します。
「テックタッチ AI Hub」について詳しく知りたい方は、テックタッチまでお気軽にお問い合わせください。
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バックオフィス業務のAI活用が進んでいる理由
まずは、昨今なぜバックオフィス業務でAIが注目されるのか、その理由を3つの観点から見ていきます。
定型業務の負担を軽減できる
バックオフィス部門の仕事には、データ入力や書類作成、申請処理など、手順の決まった定型業務が数多くあります。人手不足で一人当たりが抱える業務量が膨らんでいる企業も多く、こうした作業をどう効率良く片づけるかは、部門を問わず共通の課題でしょう。
AIを使えば、それらの定型業務を任せることができるため、担当者が手を動かす時間を減らすことが可能です。定型業務にかかる時間が縮まれば、その分を必要な判断や業務改善の体制づくりなど、必要な仕事に割くことができるようになります。
業務の属人化を解消できる
バックオフィス業務には、特定の担当者しか把握していない手順やノウハウも多く、その人がいないと仕事が回らない状態に陥りがちです。AIを活用すれば、社内情報の検索や問い合わせへの回答、決まった処理の標準化を進められます。必要な情報や進め方を共有しやすくなるため、担当者による対応のばらつきも少なくなるでしょう。
また、手順を仕組みとして残しておけば、急な異動や退職が起きたときにも後任への引き継ぎがスムーズになり、業務が止まってしまうリスクを下げられます。
人為的なエラーを防げる
人が手を動かして処理する以上、入力のミスや確認漏れ、内容の取り違えといった間違いは、どうしても一定の割合で起きるものです。とりわけ経費精算や申請処理では、一度ミスが出ると差し戻しや修正のやり取りが発生し、担当者の手間がかさみます。
AIに入力内容のチェックやデータの照合を任せれば、こうした人為的なミスの低減が可能です。決められたルールに沿って同じ処理を進めるため、担当者によって仕上がりが変わることもなく、業務の品質を一定に保てる点も見逃せません。
バックオフィス業務でAIを活用できる領域
ひとくちにバックオフィス業務といっても、部門ごとに扱う仕事は大きく異なります。同じAIでも、経理で役立つ機能と法務で求められる機能は同じではありません。取り入れる際は、自社の業務内容に照らし合わせて、どの領域から活用するかを見極めることが大切です。
ここでは、代表的な3つの部門を取り上げます。
経理部門
経理部門では、請求書の処理や経費精算、仕訳といった作業でAIが力を発揮します。請求書や領収書の内容を読み取ってデータ化すれば、これまで手作業だった入力をぐっと速められるでしょう。過去の取引データや処理のルールをもとに、仕訳の候補を用意する、申請内容を確認するといった支援も可能です。
定型的な経理処理をAIに任せられれば、決算や財務分析など、人の目と判断が要る仕事にリソースを振り向けることができ、部門全体の生産性を高められます。月末や期末に作業が集中しやすい経理では、こうした効率化の効果をより実感できるでしょう。
人事・労務部門
人事・労務部門では、勤怠管理や給与計算、従業員からの問い合わせ対応など、幅広い業務でAIを役立てられます。勤怠データの確認や申請内容のチェック、社内規程に関する質問への回答といった、日々くり返し発生する仕事の効率化が可能です。また、従業員情報や業務マニュアルをAIで検索できるようにしておけば、人事担当者に寄せられる問い合わせへの対応負担も軽くなります。
問い合わせが特定の担当者に集中しがちな部門だけに、こうしたAI活用の効果は小さくありません。社内向けチャットボットの選び方については、以下の記事でも詳しく解説しています。
社内向けチャットボットについては、「社内向けチャットボットおすすめ9選！FAQとの違いや失敗しない選び方を解説！」の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
総務・法務部門
総務・法務部門では、社内からの問い合わせ対応や文書の作成、契約書の確認などにAIを活用できます。
総務では、社内規程や各種手続きに関する質問への回答、議事録や通知文の作成、備品の管理といった業務を効率化できるでしょう。法務では、契約書のレビューや、関連する法令・過去資料の検索、契約書を作成する際の下書きづくりなどに役立ちます。
扱う文書の量が多い業務ほど、情報を探したり書類を整えたりする時間の短縮効果が大きくなり、担当者はより慎重な判断が必要な仕事に集中しやすくなります。
バックオフィス業務にAIを導入する4ステップ
AIを導入する際は、自社の課題や対象となる業務を整理してから進めることが重要です。目的があいまいなまま導入すると、思ったほどの効果が得られないこともあります。
ここでは、バックオフィス業務におけるAI導入の基本手順を4つに分けてご紹介します。
①業務の課題を整理する
はじめに、現在のバックオフィス業務を洗い出し、解決したい課題を整理します。経費精算や請求書処理、問い合わせ対応など、日々発生している仕事について、次のようなポイントを確認してください。
・どれくらいの時間がかかっているか
・担当者にどの程度の負担が生じているか
・どのようなミスが起きているか
そのうえで、どの業務にAIを使えば効果が見込めるのかをはっきりさせておきましょう。現場の担当者にも話を聞き、実際の業務の流れに沿って方針を決めておくと、あとの工程がスムーズに進みます。
②AI化する業務を決める
次に、整理した課題をもとにAI化する業務を絞り込みます。おもに対象となるのは、データ入力や文書作成、内容確認、問い合わせ対応といった、手順の決まった定型業務です。それぞれの業務量や発生する頻度、削減できそうな工数を確認・整理し、効果が見込める仕事から優先して手を付けていきます。
このとき、AIに任せて問題のない業務なのか、それとも人の判断が欠かせない業務なのかを切り分けましょう。判断や確認が必要な業務までAIに任せてしまうと、誤った処理や対応につながるおそれがあるため、事前に線引きしておくことが重要です。
③AIツールを選定・導入する
AI化する業務が固まったら、その課題を解決できるツールを選びましょう。必要な機能がそろっているか、今使っている業務システムと連携できるか、現場の担当者が無理なく使えるかが、見極めのポイントになります。
バックオフィスでは既存システムをそのまま使い続けるケースも多いため、現在の業務の流れを大きく崩さずに導入できるかどうかも確かめておきたいところです。導入後の運用まで見据えて、まずは一部の業務や部署で試しに使い、効果や課題を確かめてから広げていくと安心です。
④効果を検証して改善する
ツールを導入したあとは、業務にかかる時間がどれだけ減ったか、作業の中身がどう変わったかを確かめて効果を検証します。
狙いどおりの成果が出ているかを見るとともに、現場の担当者から使ってみて感じた課題や改善したい点を集めることも欠かせません。意見が集まったら、それをもとにAIの使い方や業務の流れを見直し、必要に応じて対象の業務を広げていきましょう。
AIは一度入れて終わりではなく、運用しながら手を入れ続け、業務になじませていくものです。少しずつ改善を重ねることで、効果が定着していきます。
バックオフィス業務にAIを導入するときの注意点
AIは業務の効率化に役立つ一方で、使い方を誤ると、間違った処理や情報管理上のトラブルにつながりかねません。便利さだけに目を向けて導入を急ぐと、かえって現場が混乱してしまうこともあります。
AIを安心して長く使い続けるためにも、導入前にあらかじめ押さえておきたい注意点を3つ把握しておきましょう。
AIの判断を過信しない
AIはバックオフィス業務を助けてくれますが、何もかもを正しく処理できるわけではありません。入力された情報や学習したデータに誤りや不足があれば、AIも誤った内容を返してしまいます。
特に経理や法務のように正確さが問われる業務では、AIの処理結果を担当者が確認する工程は欠かせません。安心して運用を進められるように、AIに任せる範囲と人が確認する範囲をあらかじめ線引きしておきましょう。
情報漏えい対策を行う
バックオフィス業務でAIを使う際は、個人情報や社内の機密情報の扱いに細心の注意を払わなければなりません。従業員が顧客情報や業務データを軽い気持ちでAIに入力してしまうと、情報管理の面でリスクを招きます。入力してよい情報の範囲や利用のルールを、あらかじめはっきり決めておきましょう。
企業向けのAIサービスを選ぶときは、データがどう扱われるのか、どのようなセキュリティ対策が講じられているのかを確かめておくと安心です。
社内教育を徹底する
AIが便利だといっても、使う従業員が正しい使い方をわかっていなければ、期待した成果は出ません。AIへの指示の出し方や出力内容の確かめ方を身に付けること、誤った情報をそのまま業務に使わないことなどは、社内でしっかり伝えておく必要があります。
AI導入の前後で研修を開き、AIの特徴や注意点、具体的な使い方を共有しておきましょう。従業員が安全に、そして効果的にAIを使える環境を整えることが、定着への近道になります。
テックタッチ AI Hubがバックオフィス業務を強力に支援
バックオフィス業務のAI化を進めたいものの、既存システムとの連携や現場への定着がネックになっている、というケースは少なくありません。
テックタッチ AI Hubなら、現在使っているシステムに手を加えることなく、AIエージェントのあと付けが可能です。経費精算等の業務では、AIがデータ入力を肩代わりし、担当者の作業負担を軽減します。
例えば、次のようなエージェントがあります。
・経費精算エージェント：領収書の情報を読み取り、社内ルールに沿って入力を進める
・勤怠申請バリデーションエージェント：申請内容をルールと照らし合わせ、入力漏れやミスを防ぐ
現在のシステムを活かしたままAI活用を進めたい企業にとって、心強い支えになるでしょう。
「テックタッチ AI Hub」の機能や特徴については、サービスページで詳しく紹介していますので、あわせてご覧ください。
バックオフィス業務のAI活用事例
ここからは、テックタッチ AI Hubを実際に導入した二つの事例をご紹介します。いずれも既存のシステムを活かしながら、日々の業務にかかる手間を減らすことに成功した事例です。自社に近い課題がないか、照らし合わせながら読んでみてください。
野村不動産ホールディングス株式会社の事例
野村不動産ホールディングス株式会社では、経費精算業務を効率化する目的でテックタッチ AI Hubを導入しました。それまでは、領収書をもとにした複数税率の判定や適格請求書発行事業者の登録番号の確認、明細の入力などに手間がかかり、入力ミスによる差し戻しも数多く起きていました。
導入後は、AI-OCRによる領収書情報の読み取りやルールに沿った判定をAIが担い、既存の経費精算システムを変えないまま効率化を実現しています。年間およそ17万件の領収書あり申請でのミス防止や、約4,000時間分の業務改善効果が見込まれています。
導入の詳しい経緯や効果については、「野村不動産ホールディングス株式会社の導入事例」で紹介していますので、あわせてご覧ください。
株式会社オープンハウス・アーキテクトの事例
株式会社オープンハウス・アーキテクトでは、かねてから利用していたテックタッチに加えてテックタッチ AI Hubを新たに導入。導入前は、膨大な原価情報の確認や、社内申請の内容不備による差し戻しが担当者の負担になっており、こうした業務の改善が大きな目的でした。
導入後は、AIが画面上の情報を読み取り、予算を超過している項目や収支予測の要約、申請内容のチェック、見積依頼文の作成などをこなす、といった仕組みを実現。その結果、確認作業や修正対応にかかる手間を減らせています。
導入の詳しい経緯や効果は、「株式会社オープンハウス・アーキテクトの導入事例」で紹介しています。
AI活用でバックオフィス業務の効率化を進めよう
バックオフィス業務へのAI活用は、定型作業の負担軽減や入力ミスの防止、人手不足の解消につながります。
その一方で、AIの精度確認や情報の管理など、気を配りたい点もあります。自社の課題に合った業務からAI化に着手し、運用・改善を重ねながら仕組みを構築していきましょう。
テックタッチ AI Hubなら、既存システムを改修せずにAIエージェントをあと付けでき、バックオフィス業務を効率化できます。業務改善を考えている企業は、導入を検討してみてください。
バックオフィス業務へのAI活用や「テックタッチ AI Hub」について詳しく知りたい方は、テックタッチまでお気軽にお問い合わせください。
