ユーザーの「わかりにくい」を、システム改修を待たずに画面上で解消。設計BIMツールの定着を支える改善体制を構築

ONE TEAMでユーザー目線の改善を重ね「誰でも使いこなせる」状態を目指す

導入前の課題

マニュアルを整備しても「使いこなせない」。改善要望も、開発を待つしかなかった

株式会社竹中工務店は、全国の各種建築を手掛ける総合建設会社です。当社では、設計情報の管理から設計業務の自動化までを担う「設計BIMツール」を自社開発し、高付加価値な提案に取り組んでいます。

設計BIMツールは使いこなせれば設計業務を大きく加速できる一方で、多機能で扱う情報が多岐にわたります。そのため、「設計業務のどのフェーズで、誰が、どの項目を入力すべきか」が分かりにくく、必要な情報の入力が進まないという課題がありました。十分な情報が入力されなければ、ツール本来の価値を引き出すこともできません。担当者は膨大なマニュアルの作成・更新に取り組みましたが、それでもユーザーの迷いは解消しきれませんでした。
背景には、建設業ならではの事情があります。建設プロジェクトは期間が長く、設計者が設計BIMツールに触れる時間はそのなかの一部にとどまります。また、ユーザーから改善の要望が上がっても、システムの改修には要件定義から開発までの時間とコストがかかり、すぐに反映することは難しい状況でした。
集団教育でまとめてレクチャーしても、次に使うまでの期間が長ければ、操作は忘れられてしまいます。かといって、多忙な設計部員に教育のための時間を新たに確保してもらうことも困難でした。

マニュアルを増やしても、教育の機会を設けても、この構造は変わりません。行き着いた結論は、システムを操作しながら学べる環境を、システム画面上に用意することでした。

この考えのもと、マニュアルに頼らず操作しながら学べること、教育チームの工数を削減できることを要件として、「テックタッチ」を採用しました。当社は別のシステムで他社のDAP（デジタルアダプションプラットフォーム）を運用していましたが、現場主導で改善を進められる操作性と、カスタマーサクセスによる伴走姿勢を評価し、設計BIMツール（プラットフォームとしての設計ポータルと設計アプリ群）への導入を決めました。

活用方法と効果

ONE TEAMで進めた、「マニュアルの代わり」にとどまらないUI改善

当社のプロジェクトでは、立場の違いにかかわらず率直に改善案を出し合えるよう、「ONE TEAM」のフレームワークを大切にしています。発注者とベンダーが向かい合う関係のままでは、要望を伝えるだけの関係になりがちです。そこでチームを結成したら最初に「何を可能にするチームか」「価値を届けたい先は誰か」を1枚の図に描き、全員の視線を価値を届けたい先へそろえます。
「テックタッチ」導入にあたっては、ツールの活用定着を専任で担う「DAPチーム」を、システムの開発チームとは別に結成しました。テックタッチ社と当社の双方のメンバーで構成し、「誰でも設計BIMツールを使いこなせるようにする」ことを共通の目的に据えています。
定例や振り返りでは、オンラインホワイトボードに全員が付箋で意見を出し合います。「こういうことをしたいが実現できるか」という相談を日常的に投げかけられる関係のなかで、当初期待していたマニュアルの代替にとどまらず、
ユーザーの困りごとをシステム改修を待たずに画面上で解消できるようになりました。代表的な3つの取り組みを紹介します。

慣れ親しんだ図面から、入力すべき項目へ直接案内

建築の設計図には、建物について知っておくべき仕様を1枚に集約した「設計概要書」という図面があります。設計BIMツールでは入力済みのデータから概要書を自動作成できますが、プロジェクトの初期には「ツールのどこを入力すれば概要書が完成するのか」「入力した内容が概要書のどこに反映されるのか」が分からない、という声がユーザーから上がっていました。ツールの入力画面と、設計者が慣れ親しんだ図面とが、頭の中で結びつかないことが迷いの原因でした。

そこで発想を逆にし、見慣れた図面の側から入力画面を逆引きできる操作ガイドを実装しました。入力画面上部のボタンからガイドを起動すると、入力画面ごとに色分けされた概要書が表示されます。

直したい箇所をクリックすると該当の入力画面へ遷移し、入力すべき項目がハイライトされます。設計者は「設計概要書のこの欄を埋めたい」という普段の感覚のまま、迷わず入力を進められるようになりました。

「起動ボタンを増やしてほしい」という要望に、システム改修を待たずに応える

設計業務を自動化する各種アプリは、設計ポータルの画面右上のボタンから一覧を開いて起動します。ここで「アプリ画面から別アプリが起動できるようにしてほしい」というユーザーの要望が上がりました。
従来であれば、システム側で要件を整理し、開発を経て実装する案件です。時間もコストもかかるこの流れを待たず、DAPチームは「テックタッチ」で画面上にアプリ起動メニューを追加することにしました。
実現には工夫が必要でした。各アプリのURLはプロジェクトごとに異なるため、単純なリンク設定では対応できません。そこで画面上の要素からURLを変数として取得し、アイコンに直接リンクを組み込むことで、システムを一切改修することなく現場の要望に応えました。

操作を「教わる」研修から、ガイドに沿って「手を動かす」研修へ

設計BIMツールの新入社員向け講習は、従来、「講義＋ハンズオン」で行っていました。しかしこの形式では、受講者の進捗にばらつきが出て待ち時間が生じやすく、講義を聞くだけの受講者は受け身になりがちです。講習後に操作を思い出そうとしても、まず資料を探すところから始めなければなりませんでした。

そこで、操作を1ステップずつ案内する画面上のガイドをそのまま研修の教材とし、受講者が各自のペースで手を動かしながら進めるワーク形式に切り替えました。
進捗のばらつきによる待ち時間がなくなり、短い時間でも十分な講習を行えるようになりました。受講者はガイドに沿って考えながら操作するため、主体的に参加できます。

研修後に業務でツールを使う際も、画面ですぐにガイドを見返せるため、資料を探すことなくすぐに手順を確認できます。さらに、少人数のグループワーク形式を取り入れたところ、受講者同士のディスカッションが生まれ、講習への積極的な参加につながりました。

今後の展望

完璧を目指しすぎない。ユーザー要望にスピーディに応え続ける

今後は、自己学習に必要なガイドをさらに拡充し、誰もが設計BIMツールを使いこなせる状態を目指します。
運用面では、完璧なものを作り込んでから公開するのではなく、「テックタッチ」で対応できる改善要望は素早く形にし、ユーザーの反応を踏まえて柔軟に更新していきます。ノーコードだからこそ可能な試行錯誤を重ね、現場の要望に応え続けます。