経済産業省が2018年にDX（デジタルトランスフォーメーション）レポートを公開してからすでに数年がたちます。
しかし、多くの企業では思うようにDXが進んでいるとはいえないのが現状です。DXがうまくいかない理由のひとつに人材不足が挙げられます。
人材不足を補うためにも、適切なDXツール導入による効率化を行わなければいけません。
今回は、次の2点について紹介します。
- 企業にとってDX実現が重要な理由
- デジタル化に欠かせないDXツール選択のポイント
企業にとってDXの実現が重要な理由
企業にとってDX実現が重要な理由を知るうえで、そもそもDXとはどのようなものなのか、その概要について把握する必要があります。
DXとは、デジタルトランスフォーメーションの略称で、データとデジタル技術を活用し、ビジネス上の競争優位性を確立することを指します。
DXの定義について詳しくは、「DXの定義とは？DX推進のメリットと手順を紹介」をご覧ください。
また、思ったようにDXが進まない現状と課題点について詳しくは、「日本におけるDXの現状と課題、その解決方法」をご覧ください。
DXが必要とされる背景・導入を進めるメリット
企業にDXが必要とされる主な理由としては、人材不足の解消が挙げられます。
少子高齢化の影響もあり、日本の生産年齢人口は減少の一途をたどり、回復する可能性はほぼないというのが現状です。
そのため、今後も企業が継続的に利益を上げ続けるには、業務効率化を進め、少ない人数で新製品の開発や新事業の創出に集中できる環境を構築しなければなりません。
人材不足のなかでも成長を続けるための方法として、DX化により次の状態を実現する必要が生じているのです。
業務の効率化
デジタルツールを導入して業務のデジタル化を推進することで、効率化が進み、生産性の高い業務に集中する環境を構築できるようになります。
その結果、人材不足のなかであってもビジネス改革となる新製品の開発や、新事業の創出、組織改革などが可能になるでしょう。
多様な働き方の実現
DXが実現すれば、多様な働き方の実現も可能です。
DXツールの活用で在宅勤務やモバイルワークが容易になり、これまでは育児や介護で退職もしくは休職せざるをえなかった社員が継続して働けるようになります。
多様な働き方の実現とともに、人材不足の解消にもつながるでしょう。
DXにより効率化を進められる主な業務
業種や企業規模によっても異なりますが、DXの実現により次のような業務の効率化を進められます。
紙を使った業務
紙ベースで行われていた請求書や領収書のやりとりをデジタル化することで、郵送、保管、検索などの手間を軽減できます。
請求書業務のデジタル化は郵送時と比較し、時を置かずに請求書を送付できるため、顧客への速やかな情報伝達も実現します。
また、決済や稟議の承認業務の際、外出先からでも承認が行えるようになるため、テレワークも可能になるでしょう。
定型業務
経理、営業、庶務など部署を問わず、日々行っている定型業務を自動化することで、より生産性の高い業務に集中できるようになります。
また、定型業務における人的ミスの低減に寄与します。
営業業務
オンラインでの打ち合わせが日常的に行えるようになり、取引先へ移動する時間や出張回数の削減など顧客対応の効率化が実現します。
また、外出先とオフィスでの情報共有もスムーズに行えるようになります。
営業業務でDXを進める重要性や成功のポイントについて詳しくは、「営業におけるDXとは？重要性や成功のポイント、事例を解説」をご覧ください。
マーケティング業務
顧客との関係性構築、強化を図るツール（MA）の活用や、営業システム（SFA/CRM）などとの連携により、顧客獲得から商談までの効率化を実現します。
DX実現に欠かせない主なDXツール
DXを実現するためには、さまざまなDXツールの導入が欠かせません。ここでは、DX実現に必要となる主なツールと効果の一例を紹介します。
WEB会議ツール
インターネット環境があれば、いつでもどこでも会議が可能なツールです。
直接対面せずに情報共有と意思疎通が可能になるため、取引先への訪問が不要になることによる移動時間の短縮、テレワークの円滑な実施が実現します。
出張回数が減ることによる経費削減メリットもあります。
RPA
RPAはロボティックプロセスオートメーション（Robotic Process Automation）の略称で、主にパソコンを使った定型業務の自動化を可能にするツールです。
簡単ではあるものの手間がかかる定型業務を自動化して、業務量を圧縮できます。
業務の圧縮によって残業時間が削減し、人材が生産性の高い業務へ集中できるようになります。
会計システム
請求書作成・郵送業務の効率化、請求書情報の自動転記による記帳業務の圧縮などを図れると同時に、ペーパーレスの実現につながるツールです。
改正電子帳簿保存法やインボイス制度などの新たな制度に対応したツールを選択すれば、制度改正に対する人的な手間を省くことができ、経理業務の大幅な効率化が実現します。
MA
MAはマーケティングオートメーション（Marketing Automation）の略称で、見込み顧客の創出や関係性の構築などのマーケティング業務の効率化、自動化が行えるツールです。
例えば、自社WEBサイトで資料請求をした顧客にセミナー告知のメールを送信する、ホワイトペーパーをダウンロードした顧客にメールマガジンの登録を促すメールを送信するなどを自動で行います。
インターネットを活用した顧客との関係性強化にも大きく貢献します。
SFA/CRM
SFAはセールスフォースオートメーション（Salesforce Automation：営業活動の効率化）の略称、CRMはカスタマーリレーションシップマネジメント（Customer Relationship Management：顧客管理の効率化）の略称です。
どちらのツールも適切な顧客管理を実現し、顧客の現状に合わせた営業活動を可能にします。
また、MAと連携させることで、関係性構築がなされている顧客への対応の自動化により、さらなる効率化も可能です。
Salesforceの機能、導入を成功させるためのポイントなどについて詳しくは「Salesforceを導入するなら！ステップとポイントをご紹介」をご覧ください。
ワークフローシステム
経費精算、休日申請、稟議、決済などの承認を効率化するツールです。
例えば、承認者が不在で承認がとれず業務が止まってしまうといった場合も、ワークフローシステムを使えば外出先から承認を受けられるようになります。
業務の停滞を防止し、迅速な業務の遂行を可能にします。
BI
BIはビジネスインテリジェンス（Business Intelligence）の略称で、企業に集約されるさまざまなデータ、情報を蓄積し、それを分析することで経営戦略の意思決定を支援するツールです。
勘に頼らない経営判断が可能になり、適切な新製品の開発、新事業の創出につながります。
DAP（デジタルアダプションプラットフォーム）
DAPは、導入したツールやシステムの早期定着を実現させるツールです。
例えば、システム上に操作説明を表示させる、入力欄に入力ルールを表示させるなど、誰もが迷わずにシステムを操作できるようサポートします。業務のデジタル化、ひいてはDX化に大きく貢献します。
DAPについて詳しく知りたい方は、「デジタルアダプションプラットフォームとは？ そのメリットと導入時の注意点」をご覧ください。
DXツール選択のポイント
DXツールはどれもDXの実現に効果的ですが、どのツールを導入しても効果があるというわけではありません。
自社に合った適切なDXを選ぶ必要があります。ここでは、DXツール選択のポイントを解説します。
社員のスキルに合ったツールを選択する
多機能、高品質のツールを選択しても、使いこなせないようでは意味がないため、自社社員のITスキルを見極めることが重要です。
多機能なツールが必要な場合は、サポート体制が充実しているベンダーのツール選択をおすすめします。
自社の課題解決につながるツールを選択する
自社の業務プロセスを可視化し、ボトルネックを見つけ出し、そのボトルネックの解決につながるツールを選択しましょう。
ツール導入ありきではなく、課題解決ありきで選択することが重要です。
既存システムとの連携が可能なツールを選択する
例えばRPAを導入する場合、既存の会計システムやCRM、SFAなどとの連携ができないと逆に非効率になる場合があります。
新たなDXツールを導入する際は、既存システムとの連携が可能かどうかの確認が必要です。
DXツールの導入、DXの実現をスムーズに進めるには、DXソリューションの活用も必須です。
詳しくは、「DXソリューションとは？活用例や導入を成功させるためのポイントを解説」をご覧ください。
DXツール導入・運用の注意点
自社に合ったDXツールを選択したら、以下の点に注意して導入・運用を進めましょう。
DXツール導入の意図を周知させる
どのような目的で、なぜそのツールを導入したのか、その意図を社員に周知します。
実際にツールを利用するのは現場の社員のため、社員が目的を理解していないと導入の効果は薄まってしまうでしょう。
活用支援を徹底する
ツールは適切に使われているか、スキル不足で使いこなせていない社員はいないかなどの確認が常に必要です。
ツールが最大限のパフォーマンスを発揮し、業務効率化や生産性向上につながるよう活用支援を徹底します。
特に、ツール導入時におけるオンボーディングは重要です。オンボーディング徹底は、ツールの速やかな定着を助けます。
オンボーディングについて詳しくは、「SaaSビジネスに欠かせないオンボーディング！実施方法とポイントについて解説 」をご覧ください。
効果検証を行う
想定した効果が出ているか、出ていなければ何が原因かなど、定期的な効果検証が必須です。
ツールを導入して終わりではなく、常に効果検証と改善を繰り返すことでツールの効果を引き出すことができ、DXの実現につながります。
≫≫ DXプロジェクトが失敗する理由とは？成功させるための進め方、ポイントを解説
適切なDXツール導入・運用のポイントは自社業務プロセスの可視化と適切な活用支援
多くの企業でDX実現の妨げとなる要因のひとつが人手不足です。
従来業務に追われてしまい、新製品開発や新規事業創出といった業務にまで手が回らず、現状維持が続いてしまうケースは少なくありません。
そのような企業において、DX実現に欠かせないのがDXツールの導入です。
そもそもDXは、業務のデジタル化により競争優位性を保つことが目的であり、DXツールの導入がDX実現のスタート地点ともいえるでしょう。
ただし、単純にツールを導入すればDXが成功するとは限りません。
自社の課題を明確にし、適切なツールを選択して導入することが重要です。
また、導入したツールのパフォーマンスを最大限に発揮させることも重要なポイントです。
そのためには、社員がツールの機能や操作方法を把握し、使いこなせるようにする必要があります。DAPを用いて、ツールの活用支援を手厚く行うとよいでしょう。
そこでおすすめなのが「テックタッチ」です。
WEBシステムの画面上に操作ガイドを表示させたり、迷いやすい箇所にヒント・説明を表示させたりすることで、従業員はシステムの利活用ができるようになります。
それにより、DXツールの効果を最大限に発揮させることができ、DX実現をめざすことができます。
DXツール導入を検討していたり、DXツールの運用がうまく進んでおらず悩んでいる際は、お気軽にご相談ください。
