日々繰り返す労務業務の負担を軽減できないか、効率化できないかと頭を悩ませている担当者は多いのではないでしょうか。AIを活用すれば、勤怠管理や問い合わせ対応、文書作成、データ分析など、多くの労務業務を効率化できます。
この記事では、労務業務でAIを活用できるシーンや導入のメリット、注意点を解説。加えて、既存システムを変えずにAIを業務に組み込める「テックタッチ AI Hub」もご紹介します。
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労務業務のAI活用とは
労務業務のAI活用とは、人事・労務の業務にAIを取り入れ、作業の自動化や効率化を図る取り組みです。勤怠管理や給与計算、就業規則に関する問い合わせへの対応、労務データの確認など、活用できる業務は多岐にわたります。
近年、労務業務のAI活用が注目を集めている背景の一つに、人手不足によって限られた人員で業務を回さなければならない企業が増えていることが挙げられます。また、労務業務には定型的な作業や同じ内容の問い合わせが多く、AIを活用しやすい点も理由の一つです。さらに、生成AIやAI搭載サービスの普及で導入のハードルが下がったことも、活用の広がりをあと押ししています。
労務業務でAIを活用できるシーン
AIを活用すれば、さまざまな労務業務を自動化・効率化できます。ここでは、AIを活用しやすい労務業務として、勤怠管理、問い合わせ対応、文書作成・情報整理、労務データの確認・分析の4つをご紹介します。各業務でAIが何を担うのか、具体的に見ていきましょう。
勤怠管理
AIを活用すると、打刻漏れや残業時間の上限超過、有給休暇の取得日数不足などを自動で検出できます。例えば、従業員の勤怠データを会社が定めた就業ルールや労働時間の基準と照らし合わせ、確認が必要な箇所だけを抽出するといった使い方です。
担当者は全従業員のデータを一件ずつ確かめる必要がなくなり、AIが検出した項目を中心にチェックすれば済みます。月末や締め日に集中しがちな確認作業も、短時間で終えられるようになるでしょう。打刻漏れなどの不備を早めに見つけられれば、従業員への確認や修正依頼もスムーズに進められます。
AIを活用した勤怠管理については、「勤怠管理にAIを活用するには？できること・選び方・導入事例まで解説」の記事で詳しく解説していますので、併せてご覧ください。
就業規則・社内ルールに関する問い合わせへの回答
就業規則や社内規程などの情報をAIエージェントやAIチャットボットなどが参照できるようにしておけば、従業員からの問い合わせに対し、自社のルールに沿った回答を自動で返せます。例えば、慶弔休暇の可否といった質問に答えたり、育児休業の取得手続きや提出書類を案内したりすることが可能です。
人事・労務担当者が定型的な質問に都度対応しなくて済むため、問い合わせ対応の負担を減らせます。従業員数が多く、問い合わせの件数が膨らみやすい企業ほど、大きな効果が見込めるでしょう。回答は自社のルールに基づいて示されるため、担当者によって説明が変わる心配も減らせます。
社内の問い合わせ対応に活用できるチャットボットについては、「社内向けチャットボットおすすめ9選！FAQとの違いや失敗しない選び方を解説！」の記事で詳しく紹介していますので、併せてご覧ください。
労務関連の文書作成・情報整理
AIは、就業規則や労使協定、社内向けの通知文といった文書の作成もサポートします。既存の規程や法令に関する情報をもとに下書きを作ったり、制度変更にともなう案内文を用意したりすることが可能です。
長文の就業規則やマニュアルを要約させ、必要な情報を探しやすくする使い方もあります。例えば、生成AIを活用して、育児休業や在宅勤務などの制度に関する規定だけを抜き出して整理すれば、担当者が文書全体を読み込む手間を省けるでしょう。さらに、AIが整理した情報をもとに案内文を作成すれば、制度変更のたびに一から文章を作成する負担が減ります。
労務データの確認・分析
勤怠や休暇取得などの労務データを整理し、部門別の残業時間や有給休暇の取得状況、離職率などを確認・分析する場面でも、AIが役立ちます。残業時間が多い部署や離職率が高い部署をAIに尋ね、該当するデータを抽出・要約してもらうといった使い方も可能です。
担当者がExcelなどでデータを集計する手間が減るうえ、労働時間の偏りや人員配置など、改善すべき部分も把握しやすくなります。集計に費やしていた時間を、課題への対策を検討する時間に回せる点も利点です。
労務業務にAIを導入する4つのメリット
労務業務にAIを導入すると、企業が抱えるさまざまな課題の改善が期待できるでしょう。ここでは、担当者の負担や業務の進め方、法令への対応にかかわる代表的な4つのメリットを解説します。
労務担当者の業務負担を軽減できる
AIを活用すれば、勤怠データの確認や書類作成、従業員からの問い合わせ対応など、繰り返し発生する業務を効率化できます。例えば、就業規則に関する質問への回答をAIに任せると、担当者が同じ説明を何度も繰り返す必要がなくなるでしょう。規程やマニュアルの要約、情報整理にも使えるため、必要な情報を探す時間の短縮にもつながります。
こうして生まれた時間を、制度設計や従業員への個別対応など、人が判断すべき業務に充てられるようになります。
入力ミスや申請不備を減らせる
労務管理システムにAIを組み込むと、従業員が入力した情報の漏れや誤りを検知し、提出前に修正を促せます。年末調整で入力漏れや提出書類の不整合がある場合に確認を求めるといった使い方が代表的です。申請内容のチェックを自動化すれば、担当者が提出後に不備を見つけて差し戻す作業も減らせます。
さらに、申請フォームへの入力時にAIがミスや漏れを自動で検知し、修正方法をその場でナビゲーションできれば、提出後ではなく申請時点で不備を防ぎやすくなります。これにより、従業員の入力負担と担当者の確認・差し戻し対応の双方を減らせる点がメリットです。
労務業務を標準化しやすくなる
担当者の経験や知識によって、問い合わせへの回答や手続きの進め方にばらつきが生じ、業務の属人化に悩んでいる企業は少なくありません。
AIが就業規則や社内ルールを参照し、統一した基準で情報を提示する仕組みを整えれば、担当者が変わっても同じ基準で対応できるのがメリットです。現在はナレッジをAIに参照させ、業務システム上で必要な情報や確認事項を提示するソリューションも登場しています。
共通の知識と判断基準をチーム全体で共有できるため、特定の担当者に業務が集中する状況も避けやすくなるでしょう。新たに業務を引き継いだ担当者も、AIが示す情報を手がかりに対応を進められます。
法改正へ迅速に対応できる
労務関連の法令は改正されることがあり、そのたびに担当者は変更内容を確認し、社内規程や従業員向けの案内に反映しなければなりません。
そこでAIを活用すると、法改正関連の情報の要約や変更点の整理を効率良く進められます。改正内容と現在の社内規程を比べ、見直しが必要な箇所を洗い出す作業にも役立つでしょう。
変更点を一から読み解く手間が省けるため、担当者は内容の確認と社内への反映により多くの時間を割けるはずです。法改正へ素早く対応できる体制が整えば、結果として組織のコンプライアンス強化にもつながります。
労務業務にAIを導入するときの注意点
AIの活用には多くのメリットがある一方で、使い方を誤るとトラブルを招くおそれもあるため注意が必要です。導入してから慌てないよう、ここで4つの注意点を押さえておきましょう。
AIの回答や判断を鵜呑みにしない
AIは、学習データの正確性や質問内容の解釈によって、事実と異なる回答を示す可能性があります。特に労務関連の法令は改正が多いため、AIが参照している情報が最新かどうかを必ず確認してください。
重要な内容については、AIの回答だけで完結させず、担当者が就業規則や公的機関の情報と照らし合わせる運用が必要です。AIの役割はあくまで情報収集や一次対応にとどめ、最終的な判断は人が行いましょう。
個人情報や社内情報の管理方法を確認する
労務業務では、従業員の氏名や住所、給与、健康情報といった個人情報を扱います。これらをAIに入力する場合は、入力したデータがAIの学習に利用されるのか、どこに保存されるのかを事前に確かめておきましょう。
社内規程や過去の対応事例をAIに入力する際も、情報漏洩につながるおそれがあります。利用するAIサービスのデータ管理方法やセキュリティ対策を確認したうえで、AIに入力して良い情報の範囲を社内で決めておくと安心です。
AIに任せる業務と人が対応する業務を分ける
規程の要約や定型的な問い合わせへの回答は、AIに任せやすい業務です。一方で、法的な判断や従業員の個別相談は、状況に応じた判断が必要になるため、人による対応が求められます。
すべてをAIに任せるのではなく、AIと人の役割を業務ごとに分けておきましょう。例えば、次のように線引きしておくと、日々の運用で迷いにくくなります。
・AIに任せる業務：情報検索、定型的な問い合わせへの一次回答、規程の要約
・人が対応する業務：法令の解釈、個別事情を踏まえた判断、従業員の個別相談
既存システムとの連携方法を確認する
AIを導入する際は、現在使っている勤怠管理システムや人事労務システムと連携できるかを確認しておきましょう。連携できない場合、既存システムに保存されたデータを手作業で移さなければならず、かえって業務負担が増えることもあります。
連携できるシステムや必要な設定、データの受け渡し方法を事前に確かめ、現在の業務フローに無理なく組み込めるかを見極めてください。導入を決める前に確認を済ませておけば、導入後の手戻りも防げます。勤怠データや従業員情報をやり取りする場合は、連携の範囲や方法によって業務の進め方が変わる点にも注意しましょう。
労務業務にAIを導入する流れ
労務業務へのAI導入は、次の5つのステップで進めると、具体的にイメージしやすくなります。
1.AIを活用する対象業務を整理する
2.AIと人が担う業務を切り分ける
3.既存システムとの接続方法を確認する
4.限定した範囲で運用を始める
5.導入効果を確認し、活用範囲を拡大する
まずは負担の大きい業務や問い合わせの多い業務を洗い出し、AIに任せる範囲と人が判断する範囲を決めます。次に、既存システムとの連携方法を確かめたうえで、一部の業務に絞って運用を始めましょう。効果を確認しながら、成果が出た業務から少しずつ活用範囲を広げていきます。
AIは手段に過ぎないため、現場のどの課題を改善したいのか、目的を明確にしてから導入を進めてください。
労務業務のAI活用には「テックタッチ AI Hub」がおすすめ
「テックタッチ AI Hub」は、既存システムを改修することなく、現在使っている画面にAIエージェントをあと付けできるサービスです。APIも不要で、SaaSからスクラッチ開発したシステムまで幅広く対応しています。自社の労務ルールや業務フローに合わせてAIを最適化できるため、今の業務環境を大きく変えずに導入できる点が特徴です。
勤怠・労務領域では、「勤怠申請バリデーションエージェント」を提供しています。勤怠表の入力内容を自社ルールと照合し、確認が必要な項目へのアラートや申請手続きの案内を行うことで、入力漏れやミスを未然に防ぐ仕組みです。
AIだけでは判断しにくいイレギュラーなケースでは人が対応する仕組みも取り入れられるため、AIの精度を補完しながら業務効率化を図れます。
労務業務のAI活用に関するよくある質問
ここでは、労務業務へのAI活用について、よく寄せられる質問とその回答をまとめました。
労務業務のAI活用は中小企業でも検討したほうがよいですか？
中小企業でも、AIの導入を検討する価値は十分にあります。入退社の手続きや勤怠の確認、従業員からの問い合わせ対応などを効率化できれば、限られた人員でも労務業務を回しやすくなるでしょう。
1つの業務の時間を短縮するだけでも、全体の負担を大きく減らせる場合があります。特に、労務担当者がほかの業務と兼任している企業では、AIによる効率化の効果を実感しやすいでしょう。まずは負担の大きい業務を1つ選び、費用対効果を確かめながら導入を進めてください。
労務業務にAIを導入すれば担当者は不要になりますか？
AIを導入しても、担当者が不要になるわけではありません。AIは勤怠確認や問い合わせ対応などの定型業務に活用できる一方、個別の事情を踏まえた判断や従業員への対応、最終的な承認は人が担う必要があります。
AIが出した回答や検知結果に誤りがないかを確かめるのも、人の役割です。AIに任せられる業務は任せ、担当者は判断や調整といった人にしかできない業務に集中する形を目指しましょう。AIと担当者がそれぞれの役割を担えば、誤りのリスクを抑えながら、必要な工数を減らし、人員配置を見直せる可能性があります。
既存の労務業務システムを変更せずにAIを導入できますか？
既存システムを変更せずに導入できるかどうかは、利用するサービスによって異なります。
AI搭載の労務管理システムを導入する場合は、既存システムからの切り替えが必要になることもあるでしょう。一方、既存システムにAIをあと付けできるサービスであれば、今の業務環境を維持したままAIを活用できます。
導入の際は、システム改修の必要性や既存システムとの連携方法を確認しておきましょう。既存の業務フローを大きく変えたくない企業や、改修コストを抑えてスモールスタートしたい企業は、あと付けできるかどうかをサービスの選定基準に加えるのも一つの方法です。
AIを活用して労務業務を効率化しよう
労務業務でAIを活用すれば、勤怠管理や問い合わせ対応、文書作成、データ確認といった定型業務を効率化できます。ただし、AIを過信せず、人による確認や判断と組み合わせて運用することが前提です。個人情報の管理方法や既存システムとの連携方法も確かめておきましょう。
現在の業務フローやシステムの操作方法を大きく変えずにAIを取り入れたい企業には、既存システムの画面上にAIエージェントをあと付けできる「テックタッチ AI Hub」がおすすめです。この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。
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