こんにちは！
従業員のシステム定着を実現、システム価値を最大化する「テックタッチ」ライターチームです。
業務プロセスの共有や定着、業務効率化の観点から、マニュアルは業務を行ううえで欠かせない存在です。
そのため企業でマニュアルを作成する機会は多いですが、ワードやパワーポイントなどのアプリケーションソフトで作成する際には、一定の労力と時間が必要となります。
また、アプリケーションソフトの操作能力も必要とされるため、作成者によって品質の差が生じやすくなります。
そこで便利なのが、マニュアル作成の簡易化やマニュアルの品質向上に役立つ、さまざまな機能を備えたマニュアル作成ツールです。
マニュアル作成ツールについて、その概要やメリット、選ぶ際のポイントなどを紹介します。
マニュアル作成ツールの種類
マニュアル作成の簡易化・マニュアルの品質向上に役立つマニュアル作成ツールは、大きく分けると動画式マニュアルと手順式マニュアルに分類できます。
動画式マニュアル
作業内容を動画で紹介するものです。
動画式マニュアルは、紙面では伝えにくい作業や手順を視覚的に示すことができるので、業務の再現性が高く、文字で読むよりも理解が容易です。
文字に起こすのが難しい内容も視覚的に示すことができることから、文字に比べて多くの情報を伝えられるだけでなく、情報の伝達もれを低減できます。
一方で、動画編集の仕方や技術によっては、作業工程の区切りがわかりにくくなってしまうことがあります。
そのため、わかりやすい動画式マニュアルを作成するには、動画編集能力を有する人材の確保や、技能習得の支援が求められます。
また別の問題点として、動画の内容を一度見逃してしまうと、見逃した部分を見直さなければいけません。
複数人で視聴する動画研修においては、自分のペースで内容を確認することができず、一度見逃しを起こすとその後研修についていけなくなる恐れがあります。
動画式マニュアルの活用例として、操作方法を視覚的に確認できるシステムチュートリアル動画や、多くの社員に対して均一な情報を与えられる研修動画などがあります。
※動画式マニュアルについては「動画マニュアルとは？メリットやデメリット、作り方を解説」をご覧ください。
手順式マニュアル
文章や写真を用いて、作業の全体工程や各手順の進め方をステップごとにまとめたものです。
「作業標準書」「作業手順書」「SOP（標準作業手順書）」などと呼ばれることもあります。動画式と異なり、作業工程を区切って手順が示されており、ステップごとの作業が理解しやすくなっています。
一方で、情報量が多すぎると読む量が増え、膨大な情報のなかから必要な情報を見つけることが難しくなります。また、動き方や、細かい説明が必要な工程を伝えるには工夫が必要です。
手順式マニュアルの活用例として、手順マニュアルや危機管理マニュアル、取扱いマニュアルがあります。
システム操作や作業を進めるための手順、事務・管理業務などのあらゆる内容に対応可能です。
マニュアル作成の詳細については、「マニュアル作成のメリットと課題、運用時のポイントを解説」をご覧ください。
また、手順書（操作マニュアル）についてさらに詳しくは「操作マニュアルとは？システム活用で成果を上げる作成・運用ポイントを解説」をご覧ください。
マニュアル作成ツールのメリット
マニュアル作成ツールを導入すると、どのようなメリットが得られるのかを紹介します。
効率的なマニュアル作成を実現できる
短時間で効率的に、高品質なマニュアル作成が可能です。
テンプレートや操作ガイドに従って入力し、文字や画像などの素材を配置するだけの操作でマニュアルを作成できます。
ワードやパワーポイントなどを使ってマニュアル作成する場合は、白紙の状態から作成しなければならないため手間がかかり、作り手によって仕上がりに差が生じてしまいます。
マニュアル作成ツールを取り入れることで、だれでも一定以上の品質でマニュアル作成が可能になるのです。
マニュアルの共有化がしやすくなる
作成したマニュアルはオンラインで共有できます。
職場以外からも閲覧できるため、テレワークにも対応可能です。
また、複数拠点や外部のステークホルダー、外注先との共有も容易になります。
さらに、共有するマニュアルは常に最新版になるので、改変時の変更通知や再配布といった工程が省け、運用が容易になります。
マニュアル作成のコストを削減できる
マニュアル作成や、マニュアル作成に必要な技能の習得や研修などにかかる時間を短縮し、人件費を削減することが可能です。
また、オンラインでマニュアルの共有が可能となるため、紙に印刷して配布する必要がなくなり、配布にかかる時間の短縮や、ペーパーレス化による用紙代やトナー代の削減につながります。
また、画像や動画といった素材の編集ツールが装備されているので、別途編集用の専用ツールを準備するためのコストも不要になります。
活用しやすいマニュアルを作成できる
共有したマニュアルについて「閲覧の有無」「オンライン接続の有無」「閲覧数」などを確認できるツールがあり、活用状況の把握ができます。
活用状況からマニュアルの見直しや改善を早急に行えます。
また、知りたい内容を探せる検索機能も装備されています。
業務上の疑問点をマニュアルから探しやすくなるため、調べる時間を短縮することが可能です。
パソコンだけでなく、タブレット型端末やスマートフォンにも対応し、場所にとらわれることなくマニュアルの閲覧を可能にするツールもあります。
動画式マニュアルの作成が容易になる
動画編集能力が求められることから難易度の高い動画式マニュアルですが、マニュアル作成ツールの助けを借りれば、作成が容易になります。
動画コンテンツを作成・編集する機能が備え付けられているので、動画式マニュアルを制作するために、別途動画編集ソフトを準備する必要がありません
文字や図形、エフェクトなどによりさまざまな動画編集が可能で、画像や動画の取り込み機能も充実しています。
例えば、カメラやスマートフォンで動画を撮影し、データをそのままインポートすることができます。
また、パソコン画面で実際に操作する様子をそのまま録画する機能もあり、操作説明や機能説明などが容易になります。
マニュアル作成ツールの基本機能
マニュアル作成ツールは、それぞれ特有の機能を備えています。
そのなかから一般的な機能を挙げます。
レイアウト機能
- フォーマットやテンプレートが準備されている
- 文字や画像、動画、図表など各種パーツを簡単かつ自由に配置することが可能で、さまざまな文字の装飾もできる
- 図形、文字、スポットライトなどの追加が行える「画像編集機能」に加え、図形や文字などによる解説を動画に組み込むことができる「動画編集機能」がある
- パソコン、タブレット型端末やスマートフォンなどの静止画や動画から画面キャプチャや取り込みが可能で、その画像に文字挿入や部分拡大などの編集を加えることもできる
翻訳・変換機能
- 多言語自動翻訳機能により日本語をさまざまな言語に訳すこと、またはその他言語の和訳が容易に行える
- 音声変換機能によりマニュアルの内容を音声出力できるので、マニュアルを見ることなくハンズフリーで内容を確認しながら作業ができる
検索機能
- 調べたい項目の関連用語を入力することで、マニュアルのなかから欲しい情報を抽出できる
インポート・エクスポート機能
- ワードやパワーポイント、エクセル、PDFなど各種データをインポート・エクスポートしてマニュアルに活用できる
- ワードやPDFなどで作成された既存マニュアルをインポートすることにより、マニュアル作成ツールによるマニュアル刷新や更新への切り替えが容易に行える
- レスポンシブデザイン対応のHTML出力により、ユーザーが閲覧する際の画面サイズに合わせ最適化したページのレイアウトが可能になる
管理機能
- 共有するマニュアルの編集や閲覧に対する権限を設定して、編集者の限定や閲覧範囲の指定ができる
- フォルダ整理により、部署や内容別にマニュアルをまとめ、目的のマニュアルを探しやすくできる
- 閲覧履歴を記録することで、どのようなマニュアルがよく見られ、実際に活用されているかが確認できる。現場で必要とされている情報やなくても現場での運用に影響はない情報などの見極めができ、マニュアルの精査に生かせる
- 共同編集も可能。チーム内でマニュアルを同時に編集できるので、効率よく作業を進めることができる
マニュアル作成ツールの選び方
自社のニーズに合うマニュアル作成ツールを見極めるには、どのような点に注意すればいいのでしょうか。
操作性
操作性は簡易であるほど、操作の習得にかかる時間を短縮し、研修にかける人的コスト低減にもつながります。
操作説明の文章をマニュアル内から自動で取得する機能や、翻訳機能、音声認識による字幕の自動生成など、操作性向上のためにさまざまな機能が準備されています。
必要と思われる機能を優先しながら、操作性のよいツールを選びましょう。
運用性
マニュアルの活用を促すことができる運用性がなければ、作成したマニュアルも無駄になりかねません。
下記のような便利な機能のあるツールを選べば運用に役立てられるでしょう。
- 操作について迷いや間違いをなくすことができる、操作方法のナビゲーション
- マニュアルを容易に確認できるQRコード出力機能
社内育成に役立つ機能の有無
作成したマニュアルを社内育成にも役立てたい場合は、育成機能に対応したツールを選ぶとよいでしょう。
例えば、作成したマニュアルの画像や動画をトレーニング用の教材として利用できるツールがあります。
穴埋め問題や択一問題などを作成できるツールもあるので、自社のニーズに応じて検討できます。
サポート体制
ツールを提供する企業のサポート体制について、検討段階で確認しておきましょう。
操作方法のレクチャーや、問い合わせへの対応時間と方法（電話・メール・チャット）などが充実しているかは、重要な要素です。
マニュアル作成ツール導入時の懸念事項
上記の項目以外に、マニュアル作成ツールの導入における維持費や運用費などのコストにも注意します。
マニュアル作成ツールの導入によって自社が抱えている課題が解決されなければ、無駄なコストが発生してしまいます。
そのため、操作性や運用性だけでなく費用対効果をよく検討したうえでマニュアル作成ツールを導入しましょう。
さらなる懸念点として、マニュアル作成ツールでマニュアル作成が容易になったとしても、そもそもマニュアルが参照されない・活用されないというケースがあることです。
マニュアル作成は重要な業務ではありますが、マニュアルを作成さえすれば業務効率化やシステム活用が進むとは限らないことを把握しておきます。
マニュアル作成ツールで作業を効率化
マニュアル作成ツールには、マニュアル作成を支援する機能が多く搭載されています。
新規にマニュアルを作成するときだけでなくマニュアル刷新や更新時においても活用できます。さらに共有機能・管理機能などにより、マニュアル運用が容易になるメリットもあります。
ただし、本文でも触れたようにマニュアル作成ツールの導入には維持費や運用費などのコストが発生するほか、マニュアル作成だけで課題が解決するとは限らないという懸念点があります。
そのような場合はデジタルアダプションプラットフォーム（DAP）の導入も、解決策のひとつです。
DAPでは、システムの操作をリアルタイムにナビゲーションすることが可能で、セルフオンボーディングやマニュアル不要化を促します。マニュアル作成やマニュアルが参照されない・活用されないことにお悩みの場合は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
DAPについては、「デジタルアダプションプラットフォームとは？そのメリットと活用のポイント」をご覧ください。
テックタッチが提供するデジタルアダプションプラットフォームはプログラミング不要でだれでもナビゲーションを作成でき、即時にシステムへの反映が可能です。
またシステムの操作をリアルタイムにナビゲーションする機能もあります。それにより、マニュアル作成の負担軽減が実現するだけでなく、ユーザーが正しい操作を行うことができるようになります。お困りの際はぜひご相談ください。
